辦公自動化中的計算機技術應用探究

（1承德市人力資源和社會保障局；2承德市醫保局，河北 承德 067000）

基于計算機技術的信息技術的發展為社會變革帶來了新的機遇，并對社會和經濟發展產生了深遠的影響。計算機技術在企業辦公自動化中的應用，使企業能夠實現辦公自動化管理，提高工作效率，降低成本，提供有力保證，為企業發展贏得競爭優勢。

一、分析在辦公自動化中應用計算機技術的重要意義

（一）有效降低企業辦公成本

在以往的傳統的辦公模式中，需要大量的人力、物力和時間，辦公成本較高，而且，隨著工作量的增加，投資成本將成倍增加。隨著計算機網絡技術的發展及其在辦公自動化中的深入應用，傳統的辦公流程（如信息交換，文件流轉以及文檔審閱和批準）可以基于網絡實現“無紙化”辦公。計算機技術的應用節省了大量人力、物力和時間支出，大大降低了辦公效率和質量，從而大大降低了辦公成本并實現了集中式辦公。

（二）有效提升辦公效率

在傳統的辦公模式中，文件編輯、數據搜索和統計分析方面都會占用大量人力和時間，而計算機技術在這方面具有非常明顯的優勢，可以大大提高企業的辦公效率。同時，它可以及時提供有關文件審批和修改意見的反饋信息，減少了空間和時間限制，并大大提高了整個辦公流程的效率和準確性。

（三）優化辦公環境

近年來，伴隨著計算機辦公自動化技術的應用，文件的存儲或備份只需要在本地計算機硬盤或網絡上進行，大大減少了大量紙張使用，讓整個辦公環境既簡單又現代化。因此，在現代企業中，計算機、打印機和網絡已成為主流辦公配置。此外，可以在剩余的辦公空間中放置一些綠色盆景，以緩解單調而緊張的辦公氛圍并提高辦公效率。

二、探究辦公自動化中的計算機技術的具體應用

（一）實現無紙化辦公

在傳統的辦公流程中，記錄或傳輸信息時必須使用大量紙張，這有許多缺點：首先，在紙張上記錄和傳輸信息的效率低下會影響辦公的效率；其次，由于紙張本身的壽命限制，隨著時間的流逝，它容易被損壞并且難以保存；最后，針對當前國家倡導的節能環保的發展理念，大量使用紙張顯然不符合這一要求。而計算機信息傳輸技術的應用實現了無紙化辦公，不僅大大方便了信息的記錄、傳輸、存儲和保存期限，更有利于節能和環保。因此，無論從哪個角度出發，計算機信息傳輸技術的無紙化辦公都是現代辦公自動化的必然發展趨勢。

（二）實現網絡視頻會議

在現代企業中，經常需要召開各種類型的工作會議，特別是對于一些分公司眾多的大型企業，還需要定期組織分公司召開會議。但是，由于其分公司位于不同的省份地區，甚至一些跨國公司在國外都設有分公司，因此每位高管都位于不同的地方。過去，如果組織會議非常麻煩，都是分公司派人到總部參加會議，這將花費大量時間和往返費用。隨著計算機信息傳輸技術的出現，人們已經實現了網絡視頻會議，即他們只需要使用相關的網絡視頻軟件就可以在網絡條件下通過計算機、筆記本電腦和其他終端進行面對面的通信交流。因此，隨著相關技術的不斷進步，網絡視頻會議將成為辦公自動化的主要發展方向。

（三）辦公數據備份和數據恢復

在自動化辦公中使用計算機，不正確的計算機操作將導致某些意外刪除，并且某些意外因素將導致計算機無法使用，從而導致計算機數據丟失，使用數據備份可以有效解決此類問題。數據備份主要用于防止計算機意外故障無法使用或防止數據意外丟失，這也是確保計算機中的數據可以正常執行的有效管理方法。如果備份數據丟失，則可以使用數據庫軟件系統來實現數據恢復。使用備份的數據進行數據恢復是保持數據庫數據正確，完整和一致的有效方法。當計算機數據庫存儲設備發生故障并且無法存儲數據時，應讓專業的數據庫管理員來恢復數據。

（四）計算機數據密碼保護技術

在網絡時代，某些計算機數據庫只是簡單加密或不加密，這使某些非法分子可以輕松破解數據庫密碼并竊取用戶信息，讓企業造成重大損失，加強對計算機保護技術的應用，加強對數據的防護措施。因此，為了確保辦公自動化的安全性并防止數據庫信息的泄漏，計算機數據庫的管理員使用更復雜的過程對數據庫進行加密，設定好防火墻及加強計算機密碼的復雜程度，增強計算機數據庫的安全性。

結束語

綜上所述，在現代社會中，人們各方面都離不開計算機技術。而在辦公自動化中計算機技術的應用，它改變了傳統在紙張上記錄信息的工作方式，實現了人機結合的無張化辦公方式，并為企業發展帶來了新的挑戰和機遇。因此，企業在不斷增強計算機技術的應用的同時，不斷加強計算機數據的安全防護，努力提高公司的整體工作效率、質量，為企業發展打下堅實的基礎。