退伍軍人檔案管理的困境及優(yōu)化路徑分析

紀(jì)利杰

（石家莊市藁城區(qū)退役軍人事務(wù)局，河北 石家莊 052160）

管理退伍軍人的檔案相關(guān)工作在我國(guó)軍人整體管理中占據(jù)極重要的地位，其專業(yè)性與復(fù)雜性較高。如今有關(guān)部門在開展此類工作時(shí)會(huì)遇到諸多問題，如不能對(duì)主體加以明確、不能有效落實(shí)相應(yīng)的宣傳與保管工作等，這會(huì)嚴(yán)重降低管理效率，所以有關(guān)部門需要正視上述問題，積極探索出有效的處理方法。

一、退伍軍人檔案管理的主要困境

（一）不明確的管理主體

如今一部分檔案管理部門并未明確退伍軍人檔案管理主體，使得包含民政、組織等部門在內(nèi)的大部分部門均可存放這部分檔案，致使大部分退伍軍人在辦理有關(guān)的手續(xù)時(shí)難以順利查到自身資料，時(shí)常會(huì)往返多部門后方可查清檔案。

（二）宣傳工作未做到位

在近些年關(guān)于安置退伍軍人的政策與相應(yīng)檔案管理等的宣傳有所減少，這使得民眾并不了解有關(guān)政策，更不能明確究竟哪個(gè)部門會(huì)管理這部分檔案，最終導(dǎo)致退伍軍人無法及時(shí)得到重要信息。

（三）有關(guān)資料保管欠妥

部分退伍軍人，尤其是農(nóng)村地區(qū)的退伍軍人會(huì)在復(fù)員時(shí)優(yōu)先選擇回到家鄉(xiāng)工作或者務(wù)農(nóng)，因此無法和檔案管理部門進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間溝通；同時(shí)部分退伍軍人會(huì)更換聯(lián)系方式，然而不能在第一時(shí)間通知管理部門，最終導(dǎo)致部門不能與退伍軍人聯(lián)系。此外，部門間在傳遞退伍軍人檔案時(shí)不能詳細(xì)交接，更無法妥善保管，致使許多初始檔案丟失，這使得退伍軍人在辦理業(yè)務(wù)時(shí)會(huì)引發(fā)諸多麻煩。

二、退伍軍人檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）明確管理主體，完善有關(guān)制度

如今一部分退伍軍人的個(gè)人檔案被自己保管，還有一部分退伍軍人的檔案被分散保管于民政以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)等部門、機(jī)構(gòu)。這種分散式的保管方法難以確保檔案被合理保管，更無法將其價(jià)值發(fā)揮出來，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)雇宋檐娙藗€(gè)人權(quán)利受到不良影響。因此，有關(guān)部門需要結(jié)合具體狀況來統(tǒng)一管理檔案，例如：向市或者縣的檔案局移交這部分檔案，確保檔案實(shí)現(xiàn)集中管理。與此同時(shí)，還可以將檔案移交給退役軍人事務(wù)局進(jìn)行保管。

通常情況下，省政府將直接管轄退役軍人事務(wù)局，事務(wù)局的自主管理性較高，能夠?qū)Ω鞑块T展開有效協(xié)調(diào)，從而集中統(tǒng)一管理退伍軍人檔案。有關(guān)部門根據(jù)我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)與現(xiàn)實(shí)狀況對(duì)相應(yīng)的管理制度加以完善，使管理流程、秩序等更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)：

1.全面落實(shí)追責(zé)制。明確各部門以及崗位職責(zé)，以便使管理水平得以提升。例如管理人員必須遵紀(jì)守法，能夠主動(dòng)落實(shí)相應(yīng)管理工作，積極掌握當(dāng)前最為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與知識(shí)；同時(shí)其還應(yīng)對(duì)部門管理工作加以熟悉，對(duì)退伍軍人檔案的形成以及轉(zhuǎn)移等流程加以掌握，并且對(duì)歸檔的范圍加以明確；此外還應(yīng)致力于提升檔案咨詢、管理、開發(fā)以及歸檔等工作水平。

2.有關(guān)部門需印發(fā)充足的登記手冊(cè)，讓管理人員在正式開展工作前對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行詳細(xì)、認(rèn)真地記錄，確保檔案管理工作更加真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。此外，大力引進(jìn)電子化檔案管理技術(shù)，同時(shí)提升管理人員電子信息應(yīng)用水平。管理人員必須嚴(yán)格審核退伍軍人的檔案，并且定期和退伍軍人進(jìn)行溝通，順利收集、填寫和移交有關(guān)信息檔案。

3.落實(shí)退伍軍人檔案的保密工作，管理人員要嚴(yán)格遵循我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)落實(shí)工作，對(duì)自身保密職責(zé)加以明確，做到恪盡職守；對(duì)檔案材料進(jìn)行等級(jí)劃分，同時(shí)結(jié)合我國(guó)有關(guān)文件和要求等對(duì)檔案進(jìn)行保密管理；嚴(yán)禁私下銷毀或者復(fù)制退伍軍人檔案；嚴(yán)禁檔案調(diào)用人員攜帶機(jī)密文件檔案外出學(xué)習(xí)或者開會(huì)。若必須攜帶外出，攜帶者必須及時(shí)向保密機(jī)構(gòu)進(jìn)行提前申請(qǐng)，批準(zhǔn)后方可攜帶。

（二）加大檔案管理的宣傳力度

加大宣傳退伍軍人檔案管理工作的力度，確保社會(huì)各界以及部門全體工作人員均能對(duì)此類工作予以高度關(guān)注，并且對(duì)相關(guān)政策方針等加以明確，繼而在實(shí)際工作過程中能夠引導(dǎo)退伍軍人免去許多不必要的麻煩，將各種幫助真誠(chéng)地提供給退伍軍人。

（三）對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，補(bǔ)全資料

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自身職責(zé)，認(rèn)真、細(xì)致地整理退伍軍人檔案，對(duì)資料完整性進(jìn)行全面檢查。一旦發(fā)現(xiàn)檔案當(dāng)中有缺少的資料，應(yīng)第一時(shí)間通知交接部門或者退伍軍人本人補(bǔ)齊檔案資料。管理人員應(yīng)當(dāng)定期取出退伍軍人個(gè)人檔案并進(jìn)行檢查，隨后及時(shí)進(jìn)行歸檔處理，以防止傳遞檔案時(shí)丟失或者損壞檔案。與此同時(shí)，管理人員還應(yīng)定期對(duì)管理過程中遇到的問題展開積極總結(jié)和研討，以便及時(shí)制定合理的處理策略。

（四）統(tǒng)一分類管理檔案資料。

退伍軍人入伍的時(shí)間并不相同，部分人員僅有2-3年的入伍時(shí)間，部分人員卻在部隊(duì)中生活了7-8年。接收檔案的部門可以根據(jù)退伍軍人的退伍時(shí)間接收檔案，所以其退伍年限即檔案分類的主要基礎(chǔ)，隨后根據(jù)其籍貫以及姓名等統(tǒng)一展開分類管理，如此在后續(xù)對(duì)某名退伍軍人的檔案進(jìn)行查找的時(shí)候，僅需要掌握其名字、入伍縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)以及退伍時(shí)間等即可快速、精準(zhǔn)地查到其檔案資料。需要注意的是，倘若不能在第一時(shí)間查找到檔案資料，管理人員就應(yīng)咨詢退伍軍人入伍的時(shí)候是否占用了其余鄉(xiāng)鎮(zhèn)的入伍指標(biāo)，若占用其指標(biāo)，就應(yīng)根據(jù)其入伍時(shí)所登記籍貫進(jìn)行查找，如此便可將檔案快速查找到。另外，管理人員還應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)檔案資料當(dāng)中的內(nèi)容，隨后在檔案的封面標(biāo)注相應(yīng)編號(hào)，這會(huì)提升檔案查找的總體效率。

總之，對(duì)于我國(guó)退伍軍人的生活、就業(yè)等方面來說，其檔案管理工作將產(chǎn)生直接影響，所以有關(guān)部門必須全面落實(shí)相關(guān)工作，仔細(xì)分析如今存在的各類問題，同時(shí)對(duì)相應(yīng)處理方案加以制定，以便使退伍軍人的檔案管理工作整體水準(zhǔn)得以提高，為社會(huì)和諧、穩(wěn)定發(fā)展鋪平道路。