數字檔案館的發展淺談

（天津海河傳媒中心，天津 300070）

一、數字檔案館建設的重要性

（一）檔案館工作中心的必然轉變

隨著市場經濟信息化進程的加快，檔案信息化已經成為人類社會活動和經濟活動的重要戰略。檔案館就是政府部門保管和提供利用檔案信息的職能部門，其所擁有的最豐富、最有實用價值的信息資源庫，應很好地為各級領導和廣大公眾服務利用。當前，檔案載體迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代，而電子檔案的出現也給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案如何收集、保管、保護以及加以利用，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。數字檔案館是隨著計算機技術、數據庫技術以及多媒體技術在檔案及其管理、利用等環節中的不斷發展而出現的一種新趨勢，特別是Internet 技術與互聯網的發展，更使檔案數字化充滿著強大的生命力；在數字化時代，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人或企業獲取信息的能力的高低將會直接影響其競爭的能力，而最重要的是，資源共享是全球檔案發展的必然趨勢，然而，只有實現檔案館數字化，才能真正實現文獻資源共享。數字檔案館將不再是一個實體機構，而是一個以數字化方式存在的，開放有序的信息運營管理系統，在傳統檔案管理中，檔案館是一個庫房式的管理機構，是一個實體機構，而檔案數字化后，檔案館變為數字檔案館或稱虛擬檔案館，它是沒有時空限制、便于使用的超大規模的檔案信息存儲和服務系統，它以數字化網絡化方式儲存、連接、并提供及時利用的功能，以實現資源共享的各項技術集合，檔案館工作中心將不再是館藏而是用戶。

（二）檔案數字化建設是社會發展的必然產物

21 世紀是信息化的時代，數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，檔案館就是政府部門保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源若不能很好地為各級領導和廣大公眾所利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其次，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明史和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，這種電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求并不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗或丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。在當今社會，人們的時間意識越來越強，領導需要迅速和準確的做出重大決策；各職能部門工作的查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量也在不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分不方便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求。要做到這點，首先要使數字化建設著眼于提高系統的整體水平。

二、建設數字檔案館需要具備的條件

（一）檔案數字化中的高新技術

從技術條件上講檔案數字化本身就是高新科學技術發展的產物，其建設必然依賴相關高新技術的支持.就檔案數字化建設的具體對象——數字檔案館而言，其本身就是一個大規模的技術集成系統工程，在這個工程中需要大規模的軟件工程、網絡工程、計算機工程、信息組織工程等的有機組合。檔案數字化建設還要以寬帶高速網為傳輸通道，使豐富多彩的檔案信息、多媒體信息在館際間互換，并傳遞給利用者。檔案數字化建設還要依賴于眾多的檔案管理技術，諸如檔案分類、索引、檢索技術、數據存儲技術、數碼壓縮技術、數據加密技術、數據傳輸技術、條碼識別技術等等。在人員素質方面，檔案數字化首先意味著現代計算機技術、多媒體技術和現代網絡通訊等技術的廣泛應用，而這些新技術在傳統檔案管理中是沒有接觸到的。即使隨著2O 世紀8O、9O 年代以來檔案管理自動化的推廣，多數檔案人員開始接觸使用計算機技術，但同檔案數字化的要求相比，亦是無法適應的。同時檔案數字化后，檔案信息資源的形成、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、銷毀、統計等全過程都在發生巨大變化，他們不再是單純意義上的檔案保管者，他們應當成為信息資源的管理者、信息資源的分析與組織者、信息提供與傳播者、信息利用的導航者。檔案管理技術的發展和檔案管理者角色的轉變，必然要求檔案從業人員不斷調整知識結構，拓寬知識面。學習和掌握檔案數字化工作崗位應該具備的專業知識和業務技能，在知識和技能上都要有顯著的提高。這是檔案數字化對檔案管理者素質水平提出的極大挑戰。而在管理理念方面，由于檔案數字化與傳統檔案管理工作相比，發生了許多實質性的變化，因而傳統的檔案管理理念必然受到巨大的沖擊，必須重構新的管理理念。

（二）檔案數字化建設中數據庫的重要作用

檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平與應用能力齊頭并進是不現實的，不可能齊頭并進。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以便取得一些值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，所以只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。其次，有重點地抓好數據庫建設。目前，我國檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為在建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。數字檔案館是隨著計算機技術、網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術在檔案及其管理、利用等環節中的不斷發展而出現的一種新趨勢。隨著計算機網絡運行速度的大幅度提高，網絡的進一步延伸，數字化技術的日新月異，Internet 技術與互聯網的發展，使檔案數字化的作用已引起全球的廣泛關注，數字檔案館的優勢將會越來越明顯。在數字化時代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個人、一個地區、一個國家獲取信息的能力的高低將會直接影響其在競爭中的能力，因此，需要大力建設數字檔案館。而且最重要的是，資源共享是全球檔案發展的必然趨勢，也只有實現檔案館數字化，才能真正實現文獻資源共享。

總之，建立數字檔案館是中國檔案事業發展中不可回避的使命，而且數字檔案館也是數字信息時代檔案傳遞和利用的新途經；我們也應認識到，數字檔案館縱然與傳統檔案館相比有極大的優越性，但它自身也存在著不少缺點。機遇和挑戰并存，檔案工作者應以積極的態度，努力提高自身素質，更新知識儲備，特別是要在完善電子文件長期保存和利用中，所產生的管理方案與技術措施這個重要問題上作好踏實的工作，并注意跟上科技進步這一大局的形勢，以飽滿的熱情和充足的信心，迎接數字檔案網絡時代的到來！