文書檔案管理創新研究

（嶗山國家森林公園管理處，山東 青島 266100）

引言

事業單位文書檔案中包含的計劃、報告、會議記錄和其他材料的內容反映了事業單位活動、形象和管理水平。因此，應改進事業單位的文書檔案管理系統，并優化其自身的管理模式，以提高文書檔案管理水平和競爭能力。

一、重視文書檔案管理的重要意義

隨著社會的不斷進步，不同行業領域檔案管理要求以及需求也在不斷變化，檔案管理工作優化創新的重要性不斷顯現。單位領導者要在緊隨時代步伐中深層次認識自身文書檔案管理工作的同時把握其呈現的新情況、新變化、新要求，高度重視日常開展的文書檔案管理工作，要將其放在自身長遠戰略目標以及可持續發展實現同等重要的位置，借助現代化技術設備大力宣傳文書檔案管理必要性、重要性、現實意義等同時對檔案管理人員進行集中化、系統化教育，使其從思想上深化認識文書檔案管理，增強意識的同時將各項文書檔案管理工作落到實處。在此過程中，文書檔案管理工作高效開展離不開先進的理念，單位要在高度重視基礎上轉變傳統單一、滯后的管理理念，將現代化理念巧妙滲透到文書檔案管理的全過程，促使信息化時代產生的海量文書檔案信息數據在先進理念指引下更加準確、完整，促使文書檔案管理工作以及長遠發展戰略目標同步實現。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案硬件設施建設和環境不夠完善

現今文書檔案管理中，可以使用兩種檢索方式：一個是電子檢索，另一個則是手工檢索。由于近幾年來科技的發展和技術的提升，部分單位的文書檔案管理已使用了電子檢索法，但仍大部分單位的文書檔案檢索方式，還是以手工檢索為主，阻礙了文書檢索工作的效率提升，并給工作人員帶來了極大的工作難度。因此，在文書檔案的檢索工作中，管理員一定要充分利用現代化的數字信息技術，提高檢索效率。除此之外，有的單位文書檔案數量較多，儲存檔案的資料室空間窄，空氣濕度大，很容易使紙質文書檔案受到霉變或者蟲蛀等，造成檔案內資料的完整性受損，也影響了其資料的美觀。另外，在文書檔案儲存時沒有為檔案配備標準的檔案盒等必備工具，這也讓檔案室中存儲的檔案擺放很難整齊統一，給調取檔案工作、收集資料等增添了許多困難。由此我們發現，采用傳統紙質儲存檔案管理的方法對檔案室的環境要求也有一定的標準，并且要想徹底改變這一問題，還需要盡早的將紙質檔案轉化為電子檔案的形式完成儲存。

（二）現代化技術的應用層次不足

在現階段信息量越來越大的情況下，文書檔案工作對技術的要求也隨之提升，電子文書檔案開始逐漸替代傳統的紙質文書檔案，成為文書檔案的主要形式。但是在這種技術環境之下，許多文書檔案的管理人員對于現代化信息技術的掌握程度不足，甚至連基本的辦公軟件使用都成問題，專業化程度非常低，無法對文書檔案工作進行全面的掌控和管理，從而對文書檔案記錄的速度和精確度都造成了嚴重的負面影響。

三、提升文書檔案管理水平的具體措施

（一）努力提高文書與檔案工作之間的銜接效率

在文書檔案管理工作中，將接觸到的文件資料進行整理匯總后便形成了檔案，所以檔案也可以看作為是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件資料質量決定了后續檔案整理的質量。通常優質的檔案是由文書工作人員對收集到的文件進行規范處理后形成的，所以文書工作和檔案管理工作彼此相互獨立，卻又密切聯系。因此，為了提升檔案管理的質量，事業單位應當對負責文書的工作人員實施內部培訓，提升其在文件處理時的檔案意識，明確文書工作的職責和使命，端正工作態度，對每一分文件資料都要細致認真的審查。

（二）應用現代化的文書檔案管理技術

文書檔案管理工作的現代化可以說是信息管理體系發展的必然趨勢，因此事業單位相關部門要充分明確這一點，積極應用現代化的文書檔案管理技術，使文書檔案管理工作的質量得到實質性的提升。在現代化技術應用的過程中，相關部門及工作人員要保證文書檔案管理模式的立體性和功能性，結合本單位的實際情況加強資金和技術的投入力度，不斷強化網絡體系建設，購買一些先進的技術設備，進而全面提升文書檔案管理工作的效率和信息化層次，降低在工作當中無謂的資源損耗，在單位當中實現文書檔案的共享。從具體措施來看，事業單位可以使用現代化的信息管理技術，例如登錄權限的設置，信息查詢權限的設置、密鑰技術等，這些技術能夠全面提升文書檔案的存儲安全性和傳輸安全性。

結束語

總之，在文書檔案管理記錄了事業單位成立、發展以及壯大的全部信息，不僅是各行各業發展的重要體現，同時也是各行各業可持續發展的可靠保障。提升檔案管理的完整性，不僅可以使職工集體榮譽感以及對單位的認同感得到提升，同時還可以起到宣傳單位文化的作用，進而提高職工工作的積極性、主動性和能動性以及單位的知名度。所以，在信息時代的今天，事業單位在不斷發展的過程中，必須以檔案記憶觀為指導，不斷優化檔案管理理念，創新檔案管理方式方法，強化檔案資料運用的合理性，提高檔案資料管理系統的安全性，使檔案管理理念以及手段更加科學、合理，進而促進事業單位檔案管理質量以及管理效率得到提升，為事業單位可持續發展提供強有力的保障。