大數據時代背景下檔案管理工作的研究

（中國共產黨棗莊市山亭區委員會老干部活動中心，山東 棗莊 277200）

引言

科技的發展使我們步入到了大數據時代，在大數據時代的發展背景之下，很多行業都產生了一些新的發展變革，這對于時代的發展來說是有很大的推動作用的，這對于檔案管理也提出了更多新的要求，就現在的發展態勢來看，檔案管理人員面臨著越來越多的數據資料信息，所以這給他們的工作提出了更新的要求和挑戰。如果檔案可以進行信息化管理的話，那么這些海量的數據信息將可以進行更加有效的收集和儲存，檔案管理人員的工作將會在很大程度上輕松一些。

一、大數據時代檔案管理的優勢

(一)減少檔案毀損風險

傳統檔案管理的介質和載體主要基于紙質資料，由于紙質資料抗風險能力較差，對環境要求高和不利于長期保存等原因，因此如果保存檔案的地區發生意外時，紙質檔案無法抵御環境的傷害，會直接導致檔案的缺失和損害。長時間保存的紙質文檔也容易發生字跡模糊不清，紙質老化，無法辨別的情況。而基于大數據進行檔案管理的形式可以有效避免上述情況，在降低存放空間的基礎上有效提升檔案信息的保存時間和質量。

(二)實現檔案資源共享

大數據為檔案資源共享提供了先進的技術，大數據能將不同地區、不同領域的檔案信息整合在一起，借助互聯網技術實現資源共享，為檔案信息管理提供全新的平臺。部分管理者在面臨大量檔案資源時會選擇建立數據庫的方式應對日益增加的檔案，但這種方法有儲存容量和搜索利用上的弊端，古老的檔案會隨著新檔案的加入被銷毀，造成檔案資源浪費。大數據能完美解決這一問題，保證檔案資源的完整性，有利于實現資源共享。

二、大數據時代背景下檔案管理工作的困境

（一）關于人才方面的困境

就我國目前檔案管理部門的工作現狀來看，復合型應用技術人才有著極大的欠缺，這對于檔案信息化管理來說會產生不利的影響，因為專業化的人才是檔案管理工作的核心。在大數據時代之下，對于管理人員的綜合素質也相應的提出了更多的要求，但是在大數據時代，這種專業化的檔案管理人才卻極其缺乏。

（二）電子檔案數據的安全性有待提升

在事業單位生產運營的過程中會涉及到許多機密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會導致電子文檔數據的安全性受到一定威脅。例如，目前一些事業單位往往會在傳送電子文件時使用電子郵箱或是QQ 等，假如事業單位收發文件的賬號與密碼泄露出去，那么就可能會泄露檔案的數據。不僅如此，部分事業單位為了獲得同行的商業機密，往往會聘請一些黑客侵入到競爭對手的電子文件管理系統中，這樣一來也就會導致對方系統中數據信息的安全性遭到威脅。

（三）缺乏專門的數據庫

檔案管理工作缺乏大數據時代下的具體流程與規范，在這種情況下，檔案的登錄、修改、存檔各環節容易造成失誤、偏差，甚至會導致數據的丟失，特別是如果檔案管理服務的后期監督沒有跟上，檔案管理的質量和效率會大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數據庫，才能提高檔案管理的效率。

三、大數據時代檔案管理工作的應對策略

（一）在管理過程當中對于潛在的風險要多加注意

網絡技術的不斷完善為檔案的信息化管理提供了很大的便利，但是近年來網絡安全問題也愈發的嚴重起來，因此這就導致了在對檔案資源進行開發利用的過程當中檔案信息的泄露，一旦如此，檔案信息就可能會遭受到丟失和篡改，由此可能會帶來諸多不利的影響，因此說在利用大數據技術的時候要盡可能的將網絡安全問題加以避免，依據于常見分析來制定相應的預防措施，這樣一旦發現問題的話就可以及時的進行遏制，避免更大問題的發生。

（二）樹立科學的信息化管理理念

檔案管理機構的負責人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，要緊跟大數據時代的發展潮流，樹立科學的管理理念。要充分認識到改革與創新傳統檔案管理工作的重要性，要認識到大數據技術的關鍵性價值。在實際工作中，要充分發揮各種信息技術的作用，積極地學習與掌握大數據技術的內涵，全面提升自身的信息技術應用能力，在此基礎上才可以更好地推動檔案管理的信息化建設。

（三）構建全新的檔案收集系統

在事業單位檔案管理的工作中，檔案的內容收集十分關鍵，現階段事業單位面臨大數據時代的信息化挑戰，事業單位的檔案數據模式也越加龐大。在進行檔案管理中，檔案管理人員不能延續傳統的管理模式進行信息管理，需要了解事業單位的具體工作中進行宣傳檔案，并將整個的事業單位方方面面數據內容進行歸納整合。比如，檔案管理人員進行工作期間，需要熟悉事業單位核心內部人員以及工作人員的實際狀況，了解事業單位的基本情況是檔案管理工作人員的基礎職責。

結束語

在如今這個信息化的社會，數據產生的越來越多，所以說在面對著這些海量信息的時候，檔案管理工作也面臨著越來越多的挑戰，這對于檔案管理者來說，工作也更加的繁雜。大數據時代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優化了檔案管理工作的結構。為了適應新時代發展的需求，我國檔案管理人員應具備創新創造意識，將大數據技術與檔案管理緊密結合在一起，制定出嚴格的檔案管理制度，構建安全的檔案管理平臺，豐富檔案管理工作的服務內容，培養出專業的管理人才，建立起一支高素質的管理團隊，從而促進檔案管理的信息化發展。