大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的研究

（中國共產(chǎn)黨棗莊市山亭區(qū)委員會老干部活動中心，山東 棗莊 277200）

引言

科技的發(fā)展使我們步入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景之下，很多行業(yè)都產(chǎn)生了一些新的發(fā)展變革，這對于時(shí)代的發(fā)展來說是有很大的推動作用的，這對于檔案管理也提出了更多新的要求，就現(xiàn)在的發(fā)展態(tài)勢來看，檔案管理人員面臨著越來越多的數(shù)據(jù)資料信息，所以這給他們的工作提出了更新的要求和挑戰(zhàn)。如果檔案可以進(jìn)行信息化管理的話，那么這些海量的數(shù)據(jù)信息將可以進(jìn)行更加有效的收集和儲存，檔案管理人員的工作將會在很大程度上輕松一些。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢

(一)減少檔案毀損風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)檔案管理的介質(zhì)和載體主要基于紙質(zhì)資料，由于紙質(zhì)資料抗風(fēng)險(xiǎn)能力較差，對環(huán)境要求高和不利于長期保存等原因，因此如果保存檔案的地區(qū)發(fā)生意外時(shí)，紙質(zhì)檔案無法抵御環(huán)境的傷害，會直接導(dǎo)致檔案的缺失和損害。長時(shí)間保存的紙質(zhì)文檔也容易發(fā)生字跡模糊不清，紙質(zhì)老化，無法辨別的情況。而基于大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的形式可以有效避免上述情況，在降低存放空間的基礎(chǔ)上有效提升檔案信息的保存時(shí)間和質(zhì)量。

(二)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

大數(shù)據(jù)為檔案資源共享提供了先進(jìn)的技術(shù)，大數(shù)據(jù)能將不同地區(qū)、不同領(lǐng)域的檔案信息整合在一起，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，為檔案信息管理提供全新的平臺。部分管理者在面臨大量檔案資源時(shí)會選擇建立數(shù)據(jù)庫的方式應(yīng)對日益增加的檔案，但這種方法有儲存容量和搜索利用上的弊端，古老的檔案會隨著新檔案的加入被銷毀，造成檔案資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)能完美解決這一問題，保證檔案資源的完整性，有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的困境

（一）關(guān)于人才方面的困境

就我國目前檔案管理部門的工作現(xiàn)狀來看，復(fù)合型應(yīng)用技術(shù)人才有著極大的欠缺，這對于檔案信息化管理來說會產(chǎn)生不利的影響，因?yàn)閷I(yè)化的人才是檔案管理工作的核心。在大數(shù)據(jù)時(shí)代之下，對于管理人員的綜合素質(zhì)也相應(yīng)的提出了更多的要求，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，這種專業(yè)化的檔案管理人才卻極其缺乏。

（二）電子檔案數(shù)據(jù)的安全性有待提升

在事業(yè)單位生產(chǎn)運(yùn)營的過程中會涉及到許多機(jī)密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統(tǒng)，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會導(dǎo)致電子文檔數(shù)據(jù)的安全性受到一定威脅。例如，目前一些事業(yè)單位往往會在傳送電子文件時(shí)使用電子郵箱或是QQ 等，假如事業(yè)單位收發(fā)文件的賬號與密碼泄露出去，那么就可能會泄露檔案的數(shù)據(jù)。不僅如此，部分事業(yè)單位為了獲得同行的商業(yè)機(jī)密，往往會聘請一些黑客侵入到競爭對手的電子文件管理系統(tǒng)中，這樣一來也就會導(dǎo)致對方系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的安全性遭到威脅。

（三）缺乏專門的數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作缺乏大數(shù)據(jù)時(shí)代下的具體流程與規(guī)范，在這種情況下，檔案的登錄、修改、存檔各環(huán)節(jié)容易造成失誤、偏差，甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，特別是如果檔案管理服務(wù)的后期監(jiān)督?jīng)]有跟上，檔案管理的質(zhì)量和效率會大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，才能提高檔案管理的效率。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的應(yīng)對策略

（一）在管理過程當(dāng)中對于潛在的風(fēng)險(xiǎn)要多加注意

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善為檔案的信息化管理提供了很大的便利，但是近年來網(wǎng)絡(luò)安全問題也愈發(fā)的嚴(yán)重起來，因此這就導(dǎo)致了在對檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用的過程當(dāng)中檔案信息的泄露，一旦如此，檔案信息就可能會遭受到丟失和篡改，由此可能會帶來諸多不利的影響，因此說在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的時(shí)候要盡可能的將網(wǎng)絡(luò)安全問題加以避免，依據(jù)于常見分析來制定相應(yīng)的預(yù)防措施，這樣一旦發(fā)現(xiàn)問題的話就可以及時(shí)的進(jìn)行遏制，避免更大問題的發(fā)生。

（二）樹立科學(xué)的信息化管理理念

檔案管理機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人員必須要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，要緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，樹立科學(xué)的管理理念。要充分認(rèn)識到改革與創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理工作的重要性，要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的關(guān)鍵性價(jià)值。在實(shí)際工作中，要充分發(fā)揮各種信息技術(shù)的作用，積極地學(xué)習(xí)與掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的內(nèi)涵，全面提升自身的信息技術(shù)應(yīng)用能力，在此基礎(chǔ)上才可以更好地推動檔案管理的信息化建設(shè)。

（三）構(gòu)建全新的檔案收集系統(tǒng)

在事業(yè)單位檔案管理的工作中，檔案的內(nèi)容收集十分關(guān)鍵，現(xiàn)階段事業(yè)單位面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)模式也越加龐大。在進(jìn)行檔案管理中，檔案管理人員不能延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行信息管理，需要了解事業(yè)單位的具體工作中進(jìn)行宣傳檔案，并將整個的事業(yè)單位方方面面數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行歸納整合。比如，檔案管理人員進(jìn)行工作期間，需要熟悉事業(yè)單位核心內(nèi)部人員以及工作人員的實(shí)際狀況，了解事業(yè)單位的基本情況是檔案管理工作人員的基礎(chǔ)職責(zé)。

結(jié)束語

在如今這個信息化的社會，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的越來越多，所以說在面對著這些海量信息的時(shí)候，檔案管理工作也面臨著越來越多的挑戰(zhàn)，這對于檔案管理者來說，工作也更加的繁雜。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優(yōu)化了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，我國檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新創(chuàng)造意識，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合在一起，制定出嚴(yán)格的檔案管理制度，構(gòu)建安全的檔案管理平臺，豐富檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容，培養(yǎng)出專業(yè)的管理人才，建立起一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，從而促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。