辦公自動化中的計算機技術(shù)應用

摘要：全方面的運用計算機技術(shù)，通過計算機與計算機之間、計算機網(wǎng)絡(luò)體系，創(chuàng)建人機互動的聯(lián)系，實現(xiàn)辦公自動化管控，進一步的提高了辦公的效率，為信息的溝通帶來了革新。辦公自動化正在朝著智能化、網(wǎng)絡(luò)化以及知識化的方向進展。基于此，文章就辦公自動化中的計算機技術(shù)應用展開論述。

關(guān)鍵詞：辦公自動化;計算機技術(shù);運用;策略

中圖分類號：TP317.1? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1007-9416（2020）10-0000-00

0 引言

辦公自動化指的就是通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、計算機技術(shù)與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種更新型的辦公形式，并有辦公人員與這些設(shè)施構(gòu)成服務于某一種目的的人機交互數(shù)據(jù)處理體系，是二十一世紀主要探究開發(fā)的先進技術(shù)領(lǐng)域之一——信息技術(shù)當中一個具有頑強生命力以及異常活躍的技術(shù)運用領(lǐng)域。跟蹤以及結(jié)合國內(nèi)外高新信息技術(shù)的進展形勢，創(chuàng)建一個有有好人際互動界面，具有安全保密措施，支持多種網(wǎng)絡(luò)，維護以及擴充便捷，操控簡單易學、技術(shù)高新的辦公自動化體系，這對全方面進展辦公自動化的涵義極為重要。

1 辦公自動化的涵義

1.1 提升辦公效率，實現(xiàn)協(xié)同工作

就個人辦公來說，一系列的辦公軟件，比方說：office以及l(fā)otus等，極大程度的提升了工作的效率，各種通知、總結(jié)、報告以及文件等主要依靠書面材料的寫作不會再猶豫效率非常的低下，而非常容易出現(xiàn)歧義，導致辦公的過程當中出現(xiàn)不應當出現(xiàn)的延誤。更為主要的是，群體與群體之間以及每一個個體之間，都進一步的實現(xiàn)了協(xié)同辦公。因為計算機技術(shù)的充分運用，工作的合作以及信息的接收、傳遞都可以非常的及時、精準。比方說領(lǐng)導批閱完畢以后的辦公文件，相關(guān)的工作人員可以按照文書管控的相關(guān)規(guī)定，將文件同一時間傳輸給不同的用戶，或者向指定的用戶進行單獨傳輸，進一步的實現(xiàn)辦公文件的上情下達以及各級傳閱[1]。

1.2 節(jié)約辦公成本，實現(xiàn)無紙化公文流轉(zhuǎn)

就以往較為傳統(tǒng)的辦公工作來說，需要應用大量的紙張來進行實施，這一定程度上浪費了材料成本。很多原本需要進行交代的事項，現(xiàn)如今自動化辦公體系都能夠易如反掌的取而代之。不僅可以進一步的實現(xiàn)對電話費用以及碳粉、墨盒、紙張等消耗材料的控制，進一步的解決了辦公費用浪費多以及成本高的問題，并且還有利于設(shè)施資源的保養(yǎng)、維護以及共享。

1.3 內(nèi)部之間的溝通，增強外部與內(nèi)部的聯(lián)系

在以往的辦公環(huán)境之下，受到工作紀律以及工作場所的約束，員工之間以及部門之間極為缺少互動性的溝通。但是在實現(xiàn)了自動化辦公之后，則沖破了空間以及時間的約束，使得工作人員在不影響辦公的情況之下，能夠像面對面一樣便捷的對業(yè)務進行學習以及交流。與此同時使得全部的工作業(yè)務極為密切的聯(lián)系在一起，工作人員只需要按下一個按鈕，就能夠進一步的完成信息解析以及信息采集等密切聯(lián)系具體的工作，進而使得領(lǐng)導的決策以及管控更為便捷。除此之外，各個intranet互聯(lián)網(wǎng)能夠通過intranet與整個世界進行溝通，挖掘出更多的資源，聯(lián)絡(luò)合作伙伴，尋求潛在客戶。伴隨著自動化辦公的不斷推廣，越來越多的資源都將傳輸?shù)絀nternet當中，使得互聯(lián)網(wǎng)線上聯(lián)系以及交流的潛力十分龐大[2]。

1.4 實現(xiàn)指揮調(diào)度以及咨詢決策智能化

應用計算機技術(shù)支持決策工作以及輔助咨詢工作，是提升辦公效率的有效手段，同時也是自動化辦公將來進展的定然趨勢。對領(lǐng)導指示需要辦理的業(yè)務進行進一步的核查，進一步的提升過程速度，追蹤情況進展，及時對結(jié)果進行反饋，有助于管理層級的工作人員能夠隨時的掌控狀況以及處理效率，進一步的實現(xiàn)監(jiān)督管控，有效的提升管控的現(xiàn)代化、規(guī)范化以及科學化水準。

2 計算機技術(shù)在自動化辦公當中的具體運用

計算機技術(shù)指的就是在計算機這個領(lǐng)域當中所應用到的技術(shù)手段、技術(shù)方法以及設(shè)施，有著非常顯著的綜合特征，計算機技術(shù)與數(shù)學、現(xiàn)代通訊技術(shù)、機械工程、運用物理以及電子工程等密切融合，進展飛速。計算機技術(shù)作為數(shù)據(jù)管控以及信息處理體系的核心，已經(jīng)慢慢的成為了各種現(xiàn)代化管控的最主要手法。計算機技術(shù)在辦公自動化當中的運用，主要表面在以下幾個方面：

2.1 文檔管控自動化

接收以及發(fā)送文件管控：文檔批復以及送閱完全在計算機互聯(lián)網(wǎng)當中完成，全部的工作過程都可以由客戶進行自定義完成，全部的操作人、操作時間、修改痕跡以及送交批閱痕跡等都會被詳細的記錄。當接收到一份公文的時候，首先要先進行登記，然后將公文傳輸給公文擬辦人，在公文擬辦人制定承辦人以及擬辦人之后，公文將自動傳輸?shù)匠修k處以及擬辦處，最后由專人對公文進行歸檔。歸檔之后的公文，可以根據(jù)機密等級，分權(quán)限進行查找，查找的權(quán)限可以由用戶自行指定。接受以及發(fā)送文件的過程由計算機自動化操控，進一步的達到文件接受以及發(fā)送自動化，可以使得各種信息、知識以及文件可以根據(jù)權(quán)限進行應用、共享以及存儲，并有一個非常簡單便捷的查詢手法。計算機技術(shù)的應用使得各種紙質(zhì)的文件文檔電子化，通過文件信息庫進一步的實現(xiàn)文檔的存儲，根據(jù)分配的權(quán)限進行應用。計算機技術(shù)進一步的實現(xiàn)自動化辦公之后，比方說，某一個公司招聘了一個新工作人員，只要管控人員給他設(shè)定用戶的身份，設(shè)定一個口令，這個工作人員自己登陸系統(tǒng)就可以查閱符合用戶權(quán)限的文檔內(nèi)容：這個公司的各種技術(shù)文件、規(guī)章制度、進展狀況以及歷史等[3]。

2.2 以計算機技術(shù)創(chuàng)建信息發(fā)布平臺

在企業(yè)內(nèi)部或者機關(guān)內(nèi)部創(chuàng)建一個高效的信息交流以及信息發(fā)布的平臺，比方說電子刊物、電子論壇以及電子公告等，使得企業(yè)內(nèi)部或者機關(guān)內(nèi)部的公告事項、技術(shù)交流以及規(guī)章制度等可以在單位內(nèi)部得到進一步的傳播，使得單位內(nèi)部工作人員能夠?qū)挝坏膶崟r動態(tài)進行進一步的了解。

提供單位內(nèi)部工作人員的電話號碼查詢：進一步的加強單位內(nèi)部工作人員與外界以及單位的溝通;提供國家內(nèi)外有關(guān)法規(guī)以及法律查詢。公共信息服務不但可以使得單位內(nèi)部共享其余數(shù)據(jù)資源，還可以使得社會各個行業(yè)可以共享企事業(yè)單位以及政府可公開的信息，比方說企業(yè)形象宣傳以及政務公開等等[4]。

信息發(fā)布平臺能夠供單位內(nèi)部工作人員在平臺當中發(fā)布有關(guān)的公開信息，還能夠供單位內(nèi)部管控人員對這些信息進行管控，比方說信息更新以及信息分類等，還能夠用來發(fā)布各式各樣的通知以及公告，還能夠在內(nèi)部設(shè)定電子郵件，并具有與外界以及Internet的信息溝通的能力。各個級別的領(lǐng)導人員以及有關(guān)的工作人員能夠在統(tǒng)一的圖形化環(huán)境當中，便捷的得到幾乎所有與自身工作有關(guān)的信息以及資料，即時是在出差或者家中也能夠通過DDN專線以及電話網(wǎng)等與單位內(nèi)部的計算機進行連接，完成全部的相關(guān)辦公，無間斷的進行辦公。

2.3 計算機技術(shù)使得工作流程進一步的實現(xiàn)自動化

對辦公的所有流程進行實時的監(jiān)控以及追蹤，處理多個部門之間以及多種職位之間的協(xié)同辦公問題，有效的提升辦公的適應性與靈活性、進一步的優(yōu)化內(nèi)部資源應用、有效的提升工作效率。每一個單位當中都存在著非常多的流程化辦公，比方說匯報、請示、各種審批、接收發(fā)送文件以及公文的處理等，都屬于流程化的辦公，進一步的運用計算機技術(shù)，實現(xiàn)辦公過程自動化，便能夠優(yōu)化內(nèi)部流程以及外部流程、改善并科學的應用資源、降低人為的延誤以及誤差，提升勞動生產(chǎn)率等等目的。

辦公事務管控：為管控機構(gòu)提供了用餐管控、用章管控、接待日程以及領(lǐng)導日程等等。還有像圖書管控、物品管控、車輛管控以及會議管控等等，與日常書無性的工作辦公相互融合的每一種輔助工作，進一步的實現(xiàn)了這些事務性辦公的工作自動化[5]。

領(lǐng)導活動組織：負責對領(lǐng)導的活動以及工作進行統(tǒng)一的安排以及協(xié)調(diào)的部門或者辦公室，進行包含了每日的、每周的以及更為長久的活動安排。有關(guān)工作人員可以根據(jù)這些對日程進行進一步的安排，以便對相應的工作進行有效的安排，不至于產(chǎn)生矛盾。

3 以計算機技術(shù)為核心的辦公自動化的進展趨勢

計算機技術(shù)正在進行著一系列重大的新改革，系統(tǒng)化、智能化、微型化以及超高速是計算機記技術(shù)進展的趨向。計算機技術(shù)將由數(shù)據(jù)以及信息的處理過渡到知識處理，知識庫即將替代信息庫。手寫體、圖像、模式以及自然語言等進行人機互動對話將是輸出輸入的主要方式，使得人機互動關(guān)系達到非常高級的水準。與此同時計算機將具有非常多的人工智能，有著非常多種感知能力，輸出輸入技術(shù)將轉(zhuǎn)變的更為人性化以及智能化。伴隨著剛學識別、生物測定、語音識別以及筆輸入等技術(shù)的持續(xù)完善以及進展，人機互動溝通將轉(zhuǎn)變的更為方便快捷。外部設(shè)施將轉(zhuǎn)變的更為集成化、網(wǎng)絡(luò)化以及高性能，更加便于攜帶，Internet將不斷深入到社會當中的每一個領(lǐng)域并且得到進一步的提高。在Internet上進行視頻會議、電子商務以及醫(yī)療診斷等都將得到進一步的普及，進行交流以及瀏覽，獲得信息以及資源。功能綜合化、人性化、大眾化、智能化網(wǎng)絡(luò)化以及高性能化等是日后計算機技術(shù)的進展趨向，更新型量子計算機、DAN計算機、光計算機、納米計算機以及超導計算機等將會在補給的未來出現(xiàn)，廣泛的運用在每一個領(lǐng)域。計算機互聯(lián)網(wǎng)也將展出多媒體傳輸?shù)摹㈤_放的以及全連接的特征[6]。

伴隨著我們國家計算機技術(shù)的迅速進展，以計算機技術(shù)為重心的自動化辦公的進展也展現(xiàn)出了更新的景象。

現(xiàn)時期的自動化辦公已經(jīng)向以“知識管控”為立項，創(chuàng)建知識庫，推進單位內(nèi)部工作人員的知識溝通，創(chuàng)建尊重知識的單位內(nèi)部辦公環(huán)境，將知識作為資產(chǎn)進行管控以及進展。這已經(jīng)不僅僅是平時協(xié)同工作的體系，而是一個企業(yè)以及企業(yè)應用集體的智慧進一步的提升創(chuàng)新能力以及應變能力的基礎(chǔ)平臺，起到了更為綜合以及雜亂的作用。

智能化是自動化辦公將來的進展趨向。伴隨著組織技術(shù)的革新、知識的積累以及流程的優(yōu)化，自動化辦公最后會進展成為智能管控支持平臺。

就現(xiàn)如今而言，自動化辦公的進展趨向只要呈現(xiàn)在以下幾個特點：（1）知識驅(qū)動：以知識為中心觀念，以知識管控技術(shù)為實現(xiàn)基礎(chǔ)，將“知識管控”的思維滲透到日常的工作協(xié)同平臺當中去，創(chuàng)建角色以及知識的關(guān)聯(lián)通道，使得適當?shù)慕巧谶m當?shù)膱鼍埃m當?shù)臅r間之內(nèi)得到適當?shù)闹R，進一步的釋放以及發(fā)掘工作人員的創(chuàng)造能力以及革新呢管理，并切實的使得資訊技術(shù)以及資料技術(shù)與整個組織過程等轉(zhuǎn)化成為一種可以知道工作人員行為的能力，進一步去的實現(xiàn)系統(tǒng)綜合化以及知識化。（2）業(yè)務導向：增強與知識的連接，在基于整個流程以及戰(zhàn)略的極大前提之下，通過類似于“門戶”的技術(shù)（面對對象技術(shù)）對企業(yè)當中的業(yè)務進行進一步的整合，使得SCM（供應鏈管控）、CRM（客戶關(guān)系管控）以及ERP（企業(yè)資源計劃體系）等體系當中的業(yè)務化信息，通過“門戶”可以在管控支撐平臺當中進一步的呈現(xiàn)出來，使得業(yè)務流程以及管控流程逐漸整合，使得系統(tǒng)進一步的實現(xiàn)虛擬化、復合化以及數(shù)字化[7]。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為了21世紀計算機技術(shù)的核心，由計算機促使而成的現(xiàn)代化辦公形式使得任何一個國家都想要將它作為將來社會進展的主要任務。辦公智能化以及知識化定然是世界將來的進展趨向。

參考文獻

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收稿日期：2020-08-26

作者：黃鈺舒（1987—），女，湖北武漢人，碩士研究生，電力工程師，研究方向：信息化。

Application of Computer Technology in Office Automation

HUANG Yu-shu

（Beijing Luostar Technology Development Co.， Ltd.，Beijing? 100000）

Absktact： The all-around use of computer technology， through the computer and computer， computer network system， create a human-computer interaction， to achieve office automation management and control， further improve the efficiency of work， innovated the communication of the information. Office automation is moving towards the direction of intelligence， network and knowledge. The article discusses the application of computer technology in office automation.

Keywords： office automation; computer technology; application; strategy