水利工程檔案信息化管理探究

韓曉華

河北省南運河河務管理處，河北 滄州 061001

實現水利工程檔案的信息化管理能夠大大地提升檔案的管理效率，為此，水利工程檔案管理部門要加強完善信息化管理制度，提高管理人員的信息化水平，加強水利檔案的信息化建設。

一、實現水利工程檔案信息化管理的作用

（一）可以實現現代化的管理模式

加強對水利工程檔案的信息化管理，可以有效地實現現代化的管理模式，因為使用信息化技術可以對工程文檔進行電子檔案存檔，有利于檔案的查詢和傳輸。加強信息技術在水利工程檔案管理中的應用，可以實現檔案管理的系統化，有效地提高檔案管理效率。

（二）可以提高水利工程檔案的管理效率

由于水利工程檔案所涉及的檔案內容是非常繁瑣和復雜的，通過借助信息技術的幫助，可以對這些檔案進行分類管理，實現對檔案的統一化管理。比如，工作人員可以通過計算機技術來將全部的水利工程項目檔案資料進行分類管理，形成檔案數據庫，可以隨時地進行檔案的提取，有效地提高檔案資料的查閱效率。

（三）可以實現信息的實時化

實現水利工程檔案的信息化管理，可以借助計算機技術以及網絡通信技術來搭建網絡，對工程檔案進行系統化的整理，然后再借助網絡平臺來實時發布最新的檔案建立要求，提高各個單位對于水利工程檔案資料的了解程度，保證水利工程檔案能夠跟上社會發展的步伐。

二、當前水利工程檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案信息化管理的重視程度

雖然實現水利工程檔案信息化管理，有著重要的影響和作用，但是當前水利工程檔案信息化管理依然存在許多問題，首先，有的單位領導缺乏對檔案信息化管理的重視，認為工程檔案只是簡單地將各單位遞交上來的檔案資料進行歸類存檔，缺乏對這些檔案資料的分類管理，容易導致檔案管理混亂無序，檔案管理效率不高。正因為單位領導缺乏對工程檔案信息化管理的重視，缺乏對檔案信息化管理的人力、物力以及財力投入，導致當前水利工程檔案信息化管理水平偏低

（二）水利檔案信息化管理人員的整體水平不高

當前部分水利工程檔案信息化管理人員的專業知識水平不高，缺乏對檔案信息化管理的充分認識，在管理過程中存在慣性思維，依然采用傳統的管理模式進行，導致檔案的信息完整性和系統性不高，管理效率低下。而且當前許多檔案管理人員也缺乏信息化技術，很難有效地開展信息化管理，影響了之后水利工程檔案的查詢和傳遞。

（三）缺乏完善的檔案信息化系統

當前大部分的水利工程檔案信息化管理都缺乏完善的管理系統，各個軟件系統在運行過程中可能會存在沖突，比如水質監測系統和水資源管理系統無法進行同步運行，也缺乏統一的管理模式。因為當前的檔案管理系統缺乏對檔案的充分管理，導致檔案管理會出現狀態失衡的問題，所以在此情況下，許多部門會選擇紙質化的檔案管理模式，導致信息化管理系統的完善程度不高。

三、提高水利工程檔案信息化管理效率的策略

（一）強化檔案信息化管理意識

要保證水利工程檔案的信息化管理能夠落到實處，提高管理人員以及領導人員的信息化管理意識非常重要，這樣才能在單位的內部形成良好的檔案信息化管理氛圍。首先，水利單位可以通過對檔案信息化管理的宣傳教育活動，比如開展各種水利工程檔案展覽活動和講座，加強有關人員的信息化管理意識。其次，加強對各種組織機構的完善，為實現水利工程檔案信息化管理提供組織和資金保障，從而更好地開展檔案信息化管理工作，并且有效地調動管理人員的工作積極性，提高信息化管理效率。例如，在進行水利工程基礎檔案收集時，可先對檔案管理人員進行信息化管理培訓，提高管理人員對于水利工程基礎檔案資料的收集意識，提高管理人員對于文字、圖片和圖表等信息的處理能力，從而保證檔案基礎信息的完整性以及準確性。為此，只有不斷地提高全體人員對于水利工程檔案的信息化管理意識，才能更好地提高檔案的信息化管理效率，保證檔案的完整性和系統性。

（二）完善當前的工程檔案信息化管理制度

要保證水利工程檔案信息化管理質量，除了要不斷地提高有關人員的信息化管理意識，還要完善當前的信息化管理制度，從而更好地落實檔案的信息化管理工作。第一，水利部門要明確各個單位的職責所在，明確要求各個建設管理單位要配合檔案管理部門做好水利工程檔案資料的收集，加強對水利工程的指導和檢查，共同做好水利工程檔案的信息化管理。比如，要明確設計單位、建設單位以及監理單位的部門和人員責任，要求各個主體單位要及時提供相關的水利工程檔案資料，保證工程檔案資料的完整性和準確性。第二，在進行水利工程建設過程中，工程的技術人員以及管理人員要按照相關的檔案收集和整理要求，做好相關檔案文件的歸檔管理，質量部門要加強對檔案質量的把關，嚴格落實好對檔案資料真實性的檢查。第三，要完善水利工程的信息化管理流程，嚴格按照相關文件要求，切實做好工程檔案的歸檔、移交和驗收工作。比如，在進行水利工程檔案資料收集和整理的時候，要參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》來開展工作，保證工程檔案資料的歸檔能夠滿足當前的相關規定和要求，保證檔案資料的真實性、準確性以及完整性。又如在進行檔案資料歸檔的時候，特別是電子版資料歸檔時，要保證圖片的清晰度，保證簽字字跡清晰，做好相關視頻以及圖像資料的內容標注。最后，要加強對重點工程項目的檔案管理，嚴格按照《河北省重點建設項目檔案驗收管理辦法》進行檔案資料的收集和整理，認真做好檔案的驗收工作，從而更好對開展檔案的信息化管理。

（三）加強對相關設備的配備

要加強水利工程檔案的信息化建設，加強配備好相關的設備非常重要，比如要配備好電子閱覽的裝置、計算機設備等，這些基本的信息化設備是實現信息化管理的基本保障。除了要配置好相關的設備外，管理人員還要建立良好的信息化管理平臺，保證管理系統的良好性能，特別隨著水利工程項目數量的增多，水利工程檔案的資料也在不斷地增加，給檔案管理部門帶來很大的工作壓力。因此配置好相關的信息化管理設備以及管理系統對于提高管理人員的工作效率以及工作質量有著重要的影響作用。比如由于水利工程的檔案資料非常多，要做好對檔案資料的存檔，可以使用硬盤或者光盤來進行儲存，保證檔案資料儲存的安全性。為了更好地提高水利工程檔案的信息化管理效率，還要加強對先進檔案管理設備的引入，在減輕管理人員工作壓力的同時還能保證檔案管理的工作質量。

（四）注重對人才的培養

要提高水利工程檔案的信息化管理水平，加強對管理人才的培養非常重要，信息化管理要求管理人員不僅要具備較好的信息技術基礎，還要具備較好的管理學知識，所以檔案管理人員需要不斷地提升自身的知識水平，更好地提高檔案信息化管理效率。首先，水利工程檔案管理部門要制定完善的人才培養規劃，引導管理人員進行信息技術的學習，提高自身的信息技能水平，此外，檔案管理部門還要加強管理人員的職業道德學習，提高管理人員的職業素養水平以及責任意識，進而更好地保證檔案信息化管理質量。其次，水利工程檔案信息化管理需要基于信息化技術以及計算機技術，因此檔案管理部門要加強對計算機人才隊伍的建設，引入信息技術水平較高的專業人員，更好地提升檔案的信息化管理效率。

總的來說，隨著時代的發展，當前的水利工程檔案管理模式以及觀念也要及時進行更新和轉變，因此檔案管理部門應當完善信息化管理措施，借助信息化技術來提高檔案的管理效率以及質量。