疫情期間規劃管理檔案利用服務工作研究

趙繼成

摘要：規劃管理檔案利用服務工作是指檔案部門通過一些行之有效的方式方法，直接將規劃管理檔案信息傳遞出去，最大限度地實現規劃管理檔案的使用價值。本文根據疫情期間北京市規劃和自然資源委員會規劃管理檔案的利用狀況、利用方式、利用價值等情況，有針對性地提出在疫情期間做好規劃管理檔案利用服務工作的具體措施，以發揮規劃管理檔案在城市規劃方面所起的積極作用，為首都經濟建設服務。

關鍵詞：疫情 規劃管理檔案 利用服務

規劃管理檔案是城市規劃部門實施城鄉規劃管理過程中產生的各種載體的原始性信息符號記錄。檔案部門只有針對規劃管理檔案高效率地提供利用，將規劃管理檔案所含信息有效地傳遞出去，才能使其價值得到充分的發揮。研究北京市規劃和自然資源委員會（以下簡稱“規自委”）檔案室針對規劃管理檔案在疫情期間提供利用服務的情況，不僅要從利用者的直接目的出發，還必須認真分析規劃管理檔案的利用現狀、方式及利用價值。

一、疫情期間規劃管理檔案的利用狀況

近年來，北京城市化進程的速度日益加快。即便是在疫情期間，北京各地的建筑工程項目仍在如火如荼地進行著，受疫情帶來的負面影響較小。與此同時，規自委檔案室也在認真履行自己的職能，為規自委各機關處室、分局以及下屬單位提供規劃管理檔案的利用服務，保證各經辦人員工作的順利完成。

（一）利用規劃管理檔案人員統計

在疫情期間，規自委檔案室共接待了10個機關處室、5個分局及1個下屬單位人員共25人查詢利用規劃管理檔案，半年時間共查詢利用規劃管理檔案360卷。其中5個分局查詢利用量最大，共251卷，約占總量的69.7%；其次是規自委機關處室，共查詢檔案87卷，約占總量的24.2%；最后是規自委下屬單位，共查詢檔案22卷，約占總量的6.1%。

（二）利用規劃管理檔案種類統計

規劃管理檔案按照檔案分類標準，共分為6大種類，分別是D1建設用地規劃管理檔案、D2建筑工程規劃管理檔案、D3市政公用設施規劃管理檔案、D4市政公用設施用地規劃管理檔案、D5規劃監督驗收管理檔案、DX規劃過程檔案。疫情期間各類規劃管理檔案利用量占前3位的分別是：D1建設用地規劃管理檔案利用量最大，為216卷，占總數的60%；D2建筑工程規劃管理檔案，利用量為85卷，約占總數的23.6%；DX規劃過程檔案，利用量為40卷，約占總數的11.1%。

（三）規劃管理檔案利用方式統計

檔案利用方式是多種多樣的，如果按照服務設施和方法的不同來分類，大致可以分為檔案閱覽、檔案外借、檔案宣傳報道、檔案復制、檔案信息咨詢、制發檔案證明等。在疫情期間，考慮到防疫工作的需要，規自委檔案室主要提供數字檔案閱覽及復制服務。如果數字檔案不能符合經辦人的需求，則提供檔案原件借閱。在提供利用的360卷檔案中，其中數字檔案325卷，約占總數的90.3%；檔案原件35卷，約占總數的9.7%。可見，以后提供數字檔案將成為規自委檔案室的主要提供利用方式。

二、規劃管理檔案的利用價值

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄。原始憑證作用是檔案根本價值的集中體現，也是檔案的第一價值。參考價值作為檔案憑證價值的有力補充，在實際工作中也發揮著至關重要的作用。規劃管理檔案的價值在這兩方面都有很好的體現。

（一）為城市工程驗收工作提供原始憑證

規劃管理檔案在城市建設檔案中屬于“前期檔案”，即工程開工前，建設單位應該辦理的一系列手續，證明其工程是國家允許建設的合法工程。規自委所出具的建設工程用地許可證、建設工程規劃許可證及附件附圖、規劃項目意見書（俗稱兩證一書）是證明工程合法的必要證件，是在工程竣工驗收時所必須出具的。規自委各處室經辦人、分局及下屬單位來檔案室主要也是來查閱以上三個證件的。如果實際建筑與三證提供的信息不符，則需要建設單位整改，以保證建筑項目的安全可靠。

（二）為行政執法工作提供依據

近年來，我國經濟持續增長，但同時市場經濟不成熟的弊端也逐漸體現出來，比如有些商戶為了利益往往不堅持誠信原則。就城建事業來說，開發商不按規劃部門的規劃意見建設開工的事例較多，比如加蓋樓層、占用公共綠地等。規劃部門要進行行政處罰時，就離不開規劃管理檔案的支持。有了執法依據，被處罰人不僅會心悅誠服，同時對政府公信力的提升也起到了推動作用。可見，規劃管理檔案在進行行政處罰時發揮著重要的作用。

（三）為城市規劃設計提供參考

隨著工業化、城鎮化進程的加快，城市建筑規模不斷擴大，城市建設呈現出大幅增長態勢。在疫情期間，規自委下屬分局承接代征道路的專項課題，其通過查詢規劃管理檔案，了解北京各地區的城市代征道路情況，使專項課題的實施更符合城市發展實際，更具有操作性和指導性。由此可知，規劃管理檔案為完成專項課題的前期工作積累了豐富的資料，提供了實際參考。

三、構建疫情期間規劃管理檔案提供利用服務標準

疫情期間，為了保證工作人員和利用人員的人身安全，規劃管理檔案提供利用服務工作也做出了一些變化調整。構建疫情期間的規劃管理檔案提供利用服務標準，已成為當務之急。

（一）嚴格規范檔案利用制度

規范檔案利用制度主要針對的是檔案工作人員的業務技能而言，以確保檔案提供利用工作能夠健康、有序地進行。疫情期間，規自委經辦人員來檔案室借閱檔案的次數比去年同期大幅度減少，電話查詢成為提供利用的主要方式，這就要求檔案工作人員必須做到以下三點：第一，熟悉規劃管理檔案的分類以及各經辦科室的業務職能，變被動為主動，因為有的檔案經過許可證號不能查出相關信息內容，這就要求檔案工作人員靈活變通，按建設單位名稱模糊檢索，保證檔案的查全率，再在查全率的基礎上進一步追求查準率。第二，熟悉二套系統，即檔案室自己的MIS系統和規自委的規管2011系統，規劃管理檔案中的過程檔案和建設用地檔案經常出現撤并卷現象，即原來的規劃許可證，由于某種原因被撤銷，也就是從原來的檔案中撤出，放到要合并的檔案中去，按原來的許可證號就查不出需要的檔案信息，這就要求檔案室工作人員要熟練掌握規管2011系統，對于許可證號查不出的檔案，可以利用圖幅號來定位查詢。這兩套系統相互補充、相互促進。第三，熟悉規劃許可證號和檔案號的互換工作。在疫情暴發之前，經辦人員利用規管2011系統查詢許可證號，之后再到檔案室換檔案號。這樣做有一個弊端，就是效率低下，浪費了大量的時間。疫情暴發以后，經過培訓，檔案人員掌握了規管2011系統，許可證號和檔案號的互換工作由檔案工作人員完成。這樣可以保證查準率，提高工作效率。

（二）培養檔案信息安全意識

這里的檔案信息安全意識指的是檔案工作人員從檔案出庫到提供利用完畢要對檔案信息提供最大的安全保障。在疫情期間，有一部分文書檔案和建設用地檔案屬于機關密件，因此對來檔案室借出檔案實體、打印數字化檔案的利用人員，要進行嚴格的身份核實，在編人員主動核查工作證件，分局及規自委下屬單位借調人員要出具正處長簽字的“準許借閱檔案證明”，才能借出檔案實體、打印數字化檔案。檔案實體在兩周內必須予以歸還，對于不還者，檔案人員要主動聯系處室正處長，請其幫忙催還。如果還需要借閱更長時間，借閱人員則必須辦理續借手續。對于工程項目驗收等工作，檔案工作人員應盡量勸說經辦人員利用數字檔案，這樣既可以保證利用人員快速地拿到檔案，又可以保護檔案實體，可謂一舉兩得。

（三）建立定性與定量相結合的評價標準

評價標準涉及對規劃管理檔案提供利用服務的過程、人員要素等進行有效評估，總結經驗，發現不足，在不斷改進的過程中實現對檔案利用服務工作全程管理和全面提升。這就需要通過利用者的反饋來定性評價檔案工作人員的服務態度，通過檔案檢索系統的查全率和查準率來定量給檔案管理系統“打分”并提出修改意見，通過數字化檔案是否完整、清晰來考察檔案接收質量和掃描質量。簡而言之，檔案工作人員只有提供更好的檔案利用服務，才能得到更高的評價。

在疫情期間，雖然規自委檔案室對規劃管理檔案提供利用服務工作做出了一些變化調整，但是無論怎么變化調整，規自委檔案室的服務宗旨永遠不會改變，即為首都經濟建設服務、為規自委中心工作服務。

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作者單位：北京市城市建設檔案館