對水利工程項目檔案信息化管理的思考

張海玲

（玉溪市峨山縣水利局水利工程運行服務中心，云南 玉溪 653200）

在水利建設工程實施的過程中，經常會形成很多檔案，龐大的數量給整理、管理、查找、利用都帶來很多不便。因此，在現代水利工程檔案管理中，信息化已經被逐漸應用。當信息化運用到檔案管理中之后，可以讓整個水利工程中的資料更加完善，而且可以直接進行整理，每一個工程都可以精確進行區分[1]。本文主要從水利工程項目檔案信息化管理的現狀出發，發現其中的問題，并且提出一些針對性 措施。

1 水利工程項目檔案信息化管理的意義

近幾年，我國水利事業也在逐漸發展和完善，對水利檔案管理工作也逐漸提出了新的要求。隨著檔案數量在急劇增加，管理工作變得更加復雜。這些檔案以紙質為主，傳統的管理模式已經很難適應數字化、信息化管理的要求，不利于檔案的社會化應用，管理、使用和傳播都很難與現在的社會發展相匹配。隨著信息技術的應用，檔案管理將出現以下變化：第一提高了工作效率。由于水利工程項目在逐漸增加，所以產生的檔案資料就會逐漸變多，給檔案管理人員造成足夠的壓力。檔案信息化管理可以徹底改變原來檔案的管理模式，查找一份檔案只要幾秒鐘就可以從海洋般的資料庫中輕松找到。第二保證檔案整理的統一性。在水利工程建設的過程中，檔案涉及的內容比較多，每一個方面都會涉及，覆蓋了很多專業領域，當使用信息技術之后，建立統一的管理平臺，并且在其中設立很多的子模塊系統，各個專業領域的可以進行區分[2]，從而實現檔案的統一規范管理。第三有利于檔案共享傳播聯網使用。使用信息技術之后，所有的資料和目錄因為數字化而可以通過網絡多人同時共享，可讓更多的人異地傳輸調閱，如果屬于開放性檔案，還可以讓人們24小時隨時在網上使用。第四信息化能夠有效地保護檔案原件。數字化使用檔案，可避免直接查閱原件，不會造成傳統方式使用對檔案的破壞。另外，可以多介質、不同地點保存，可有效防止損毀、遺失。

2 信息化檔案管理存在的問題

1）檔案信息化之路遠且長。就玉溪市來說，水利行業信息化才剛剛開始。檔案數據化是一個龐大的工程，面對館藏浩瀚的檔案全部數據化短期內幾乎不可能。對過去形成的原有檔案，只能突出重點，分步實施。只能每年安排一定的人力、財力，抓住重點，分步實施，有選擇地數字化，最終實現全部檔案數據化。由于沒有專門的檔案經費，也沒有強制要求，玉溪市的水利部門對檔案數據化只能在經費充裕的重點水利工程項目中才能夠進行，其它的項目就沒有可能安排了。說白了，就是從組織層面，還沒有相關的制度和工作要求確定和保證檔案數據化、信息化工作，檔案信息化還僅限于行業內部自我自發的在做。

2）信息化受到傳統管理模式的影響。通過對玉溪市水利工程檔案建設的調查，可以看出現行管理仍然受到傳統落后的管理方式影響，在一定程度上導致信息化管理不能得到落實。主要體現在兩個方面，一是管理人員不具備較強的責任意識和學習能力，很大一部分人并不愿意去接受和承受新鮮的知識，不愿意去學習信息化管理的理論內容和操作方式。二是他們對于信息化檔案管理沒有充分的認識，沒有理解其重要性。工作人員沒有對國家政策和相關文件內容進行深度的學習，不能在實際工作中充分落實信息化管理的目標[3]。

3）缺乏配套的信息化設施。水利工程項目檔案信息化管理需要購置足夠的服務器、電腦、掃描設備、輸出打印、存儲設備等硬件，購置相關的軟件系統，架設相應的網絡，加上日常的維護管理，都需要相當的費用，很多單位領導由于不重視此項工作，加之經費緊張而不愿意投入足夠經費。雖然已經開始信息化建設，但是設備的不到位，導致很多工作無法正常開展，檔案也會長時間進行堆積，無法實現真正的信息化。

3 優化水利工程信息化檔案管理的措施

1）建立科學的信息化檔案管理制度。任何工作的順利開展，制度建設是根本。有科學的管理制度，才能有法可依，有章可循。水利建設檔案信息化管理想要得到進一步推進，應當是以更加健全的信息管理系統為前提，相關部門和單位必須建立統一標準，可以更加有效的推動檔案信息化建設的落實。在進行信息化檔案管理系統設計的時候，需要結合水利項目的特點，需要讓整個系統更加便捷，同時需要搭建相應的數據庫，這樣當資料錄入之后，可以在第一時間根據相關的信息對其進行查詢，并且可以保證對檔案及時進行更新。當遇到一些特殊情況，需要對檔案進行審核，也可以迅速調出相關資料。和其他資料進行對比，當發現檔案有所缺失之后，可以在第一時間進行補錄，并且對其進行校正，這樣可以確保檔案的完整性和安全性。

雖然現在玉溪市水利行業已經開始實行信息化檔案管理，但是對于當地而言，紙質資料還是很多，因此，在推進信息化檔案管理的同時，也需要對紙質檔案加以重視，將盡快進行數據化處理，紙質檔案和信息化管理之間的差距主要如下表1所示：

表1 紙質檔案和信息化檔案管理的差距

2）構建大數據資源平臺。水利工程項目檔案中的數據關系到很多方面的內容，所以當資料進行保存之后，還需要進行資源共享，這樣就必須要構建大數據資源平臺，對資料實現高效利用。對于大數據資源平臺的建設，雖然已經在一步步的推進，但是對其中的一些功能還需要進行完善和優化。首先需要借助大數據平臺，對資料進行整合，對檔案資源共享平臺予以優化，進一步發現其信息技術的優點。其次，是可以將更多的數字化資料錄入到大數據平臺，可以更好的推動水利工程項目檔案信息化建設的深度開發。在進行檔案錄入的時候，不僅僅是將資料單一的錄入，還需要對錄入資料進行規范化，這樣之后在進行對比的時候，可以更加方便和快捷[4]。

3）重視檔案管理人員的專業化。首先，對于管理人員來說，需要對檔案信息化管理有足夠的重視，并且愿意去進行學習，學習其理論知識和操作方式，讓信息化檔案管理可以得到落實。管理人員應該具有專業的知識技能，之前一直沒有進行信息化檔案管理的培訓，當實行信息化檔案管理之后，他們的責任意識就需要逐漸提高，知道信息化建設的重要性，提高自身的管理能力。工作人員需要對國家政策和相關文件內容進行深度的學習，重視在實際工作中充分落實信息化管理的目標，提高水利工程檔案管理的質量。

4 總結

水利工程檔案信息化管理是今后水利工程建設項目檔案管理發展的必然趨勢，其能有效推動水利工程檔案管理的工作效率和質量，有利于檔案共享傳播和聯網使用，從而實現檔案管理的現代化，是保證我國水利事業持續健康發展的一項重要措施。但目前這工作的開展，并不容樂觀，存在許多問題，甚至可以說還很落后。本文主要針對水利工程信息化檔案管理現狀進行分析，發現其中存在的各種問題，并且建議采取相應的措施，讓其可以更好的開展相應工作。