國企改革大背景下檔案管理工作開展分析

吳哲

[摘 要] 檔案管理在國有企業改革中發揮著特別重要的作用，但是，在過去，由于國有企業沒有把重點放在檔案管理業務上，使得其內部檔案的管理業務較為繁亂。隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作受到了越來越多的關注，與此同時，在具體工作的過程中進行了信息技術的創新應用，改善了檔案管理傳統工作模式，為記錄管理業務的發展提供了更多的空間和可能性。基于此，文章闡述了國企改革背景下檔案管理信息化的優勢，分析了國企改革背景下檔案管理工作的問題，并且有針對性地提出了有效的解決措施，具有一定的借鑒意義。

[關鍵詞] 國企改革；檔案管理；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

就我國目前的國企管理系統而言，檔案管理是其中十分重要且必不可少的一項工作，有利于為國企整體的運營、管理、以及決策提供大量價值較高的信息，為做出正確的決策做好充足的準備。但是，之前的信息技術和科技水平有限，傳統的檔案管理工作十分艱難，需要耗費大量的人力、物力、以及財力資源，導致國企對檔案管理工作缺乏關注，因此，檔案管理工作的效益得不到充分的發揮。因此，在國企改革的大背景下，檔案管理工作需要面向信息化發展，一定要解決傳統工作模式下發現的問題和尚未解決的難題，適應時代的發展潮流，使得檔案管理工作在新時期能夠為企業提供更多的幫助[1]。

一、創新國企檔案管理工作的現實意義

（一）便于提高工作效率

現如今，互聯網技術飛速發展，信息技術和網絡數據共享的及時性和高效性為企業檔案的管理工作提供了極大的便利。在具體工作中，國企的檔案管理人員可以通過運用各種信息技術進行收集信息、整理歸納、存儲查找等多項管理工作，有助于增強企業檔案信息數據的效用，提高企業檔案管理部門的工作效率。

（二）保障檔案管理的安全性

在傳統的檔案管理工作模式下，自然災害、人員影響，以及其他因素對會對檔案管理工作造成較大的影響。具體來講，自然災害或人為因素帶來的不利影響很有可能導致檔案受到破壞，不利于保障檔案材料的完整性和安全性。但是，檔案管理信息化不僅能夠很好地解決檔案儲存的問題，而且還可以通過信息技術對檔案材料進行復制、備份、共享、以及加密等一系列措施，既保障了檔案材料的效用，又提高了檔案管理的安全性[2]。

（三）增強使用檔案的便捷性

及時提供出需要的檔案材料也是檔案管理部門的重要職責之一，這就對檔案資料的儲存以及搜查提出了更高的要求。在傳統的檔案管理工作模式下，由于完成工作大部分要靠人力，不僅需要消耗大量的時間，而且還無法保證信息的精準性。檔案信息化管理能夠搭建起一個完整的、獨立的、科學的信息體系，可以在很短的時間內查找出所需資料，不僅減少了人力資源和時間的消耗，而且還提高了檔案管理工作整體的效率。

二、當前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理的模式有待進一步的創新

從當前的情況來看，我國很多企業在管理檔案的過程中，依然采用以前傳統的方式進行管理，許多企業采用紙質的檔案，作為管理檔案的工具。很少一部分企業運用新型的技術和手段進行管理，例如計算機的運用，目前還只能作為一種輔助性的管理手段和方式，還未能廣泛地普及。國有企業把紙質的檔案統一存儲在一個特定的地方。然而，由于檔案的數量繁多，因此工作人員在分類整理這些資料和檔案的過程中，會消耗大量的人力物力財力。這種傳統的方式適用于以前沒有計算機的社會發展情況下，但是伴隨網絡和計算機的不斷發展，信息化技術越來越成熟，國企也應該加強對檔案管理模式的創新[3]。

（二）檔案管理的意識淡薄

檔案的管理工作是一種偏向于服務型的工作，在一般情況下，該項工作開展起來較為復雜，并且有一定的難度，然而因為檔案管理工作也存在一定的隱蔽性，所以人們常常忽略了檔案管理的重要性，管理意識較為淡薄。在一些企業或單位，有些工作人員認為該項工作可有可無，管理人員對檔案管理工作的重要性缺乏足夠清晰的認識和把握，單純地將檔案管理工作，認為是存檔或是提取等一些較為簡單的事情。除此之外，一些管理部門覺得檔案管理工作只是簡單地裝訂和整理資料檔案，認為人人都可以完成這項工作，在選用工作人員的過程中存在很大的隨意性，將直接導致檔案管理的質量出現問題，工作效率嚴重下降。

（三）檔案管理工作人員整體素質低下

目前，我國的國有企業在改革的過程中，還暴露出的一個問題是，檔案管理工作人員整體素質低下，管理人員的層次也比較低。在一些國企單位中，檔案的管理工作一直都被嚴重忽視。而有些工作人員覺得，檔案管理的工作應該由年齡較大的人去進行管理。當前，很多國有企業認為檔案的管理工作可有可無，因此，很多國有企業內部缺少專業性的管理檔案人員，以及具有針對性的檔案，造成檔案管理工作出現嚴重混亂[4]。

（四）人事檔案的信息缺乏一定的有效性

由于相關的檔案材料收集工作體制機制不健全，檔案管理人員只是簡單地依照相關管理規定進行檔案的整理，對該工作嚴重缺少積極性和主動性，采取的歸檔收集方式也比較滯后。通常情況下，很多企業對于內部人員的調動升遷，以及調取有關檔案管理人員的方案等也無從下手。此外，一些企業的人事檔案管理嚴重缺乏有效性和全面性，從而導致檔案材料在內容和形式層面有一定的相似性。比如說，在對多數員工進行考核的過程中，員工很難有效反應工作的實際狀況，最后導致檔案管理的質量和效率不高。

三、優化國企改革背景下檔案管理工作的有效措施

（一）優化檔案管理方式

國有企業需要承受來自改革的巨大壓力，因此，在管理的過程中，數據統計工作是較為頻繁和有急切需要的，傳統工作模式下的紙質檔案是很難在短時間內精準找到的，也會耗費很多的人力和物力資源。而電子檔案在這種情況下就顯得非常重要。所以，在當今現代化技術不斷發展的階段，我們需要更多現代化的檔案管理的方法，通過運用互聯網和各種現代化技術，實現對檔案材料的電子化處理，在數量可觀，種類繁多的數據庫中，迅速精準地找出我們所需要的信息，能夠在很大程度上節省企業人力、物力、以及時間的消耗，使其為企業的發展做出更大的貢獻[5]。

（二）提高人員整體的意識

就目前而言，大部分國企工作人員還沒有意識到檔案管理工作的重要性，因此，一定要加大工作的宣傳力度，從管理層到普通工作人員都要參與到對檔案管理工作的討論中來，不斷增強企業工作人員整體的意識。除此之外，一定要提高對檔案管理工作的重視程度，要把檔案管理工作視為國企工作的重要部分之一，加大對檔案管理工作的監管力度，及時發現并解決實際工作中發現的問題，尤其要注重保障檔案材料的完整性、精準性、以及安全性[6]。

（三）提高工作人員的綜合素質

對于國企改革背景下的檔案管理工作來說，提高工作人員的綜合素質對增強檔案管理工作的整體效益有著十分直接的影響。從當前的情況來看，國企的相關工作人員缺乏較高的專業素養與技能水平，所以，一定要提高對人員專業素養的重視程度，企業要定期或不定期對相關工作人員進行培訓，并且盡可能為其提供廣大的平臺，同時適應現代化、信息化的時代發展潮流，使檔案管理工作的效益得到更大的發揮。

（四）強化監管工作

隨著時代的不斷發展，國企改革大背景下的檔案管理工作得到了越來越多的關注，因此，國企一定要加大對檔案管理工作的監管力度，建立健全管理措施，確保檔案管理工作做到精準、及時、高效，使檔案管理工作的價值得到充分的展現。

四、結語

綜上所述，隨著時代的不斷進步，國企改革大背景下的檔案管理工作的重要性日益突出，因此，優化檔案管理工作也被提上日程。在具體工作中，我們一定要及時發現并解決原有檔案管理工作中出現的問題，更新管理方法，順應時代發展，培養出一支順應時代發展的高素質人才隊伍，同時加強對檔案管理工作的監管力度，使檔案管理工作的效益在最大程度上得到發揮。

參考文獻：

[1]成立立，李偉.檔案信息化建設存在的問題與解決措施[J].黑龍江科技信息，2012（4）：130.

[2]王學利.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].華章，2013（2）：321.

[3]溫雙緩.提升事業單位檔案管理信信息化建設水平的路徑探索[J].辦公室業務，2013（6）：134-135.

[4]徐嵐.淺析國企檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2018，21（24）：195-196.

[5]崔晶晶，程曉磊.國企檔案信息化管理的構建路徑[J].企業改革與管理，2018（06）：21，62.

[6]姚志萍.淺析干部人事檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技經濟導刊，2018，26（12）：203-204.