云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制研究

錢文

【摘? 要】 企業(yè)必須建立貨幣資金的內(nèi)部控制制度，以加強對貨幣資金的準確、高效管理，這是因為企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展必須擁有較為充裕的貨幣資金，貨幣資金的流動性是企業(yè)持續(xù)運營的保障。本文針對云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，指出了其存在的問題并進行原因分析，提出了相應的解決措施，以期待對云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度建設(shè)有所作用。

【關(guān)鍵詞】中小企業(yè);貨幣資金;內(nèi)部控制;權(quán)限程序

引言

貨幣資金根據(jù)其具體用途可以劃分為庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金，它是企業(yè)在正常生產(chǎn)運營過程中，能夠直接用來進行生產(chǎn)、經(jīng)營的流動資金，為企業(yè)購置原材料、支付員工工資、償還銀行貸款和其他運營費用等之所用。

內(nèi)部控制是單位防弊糾錯的辦法、措施、手段，是企業(yè)為了維護正常生產(chǎn)經(jīng)營、壯大發(fā)展規(guī)模而在企業(yè)內(nèi)部建立的各項制約監(jiān)督體系，貨幣資金內(nèi)部控制是預防、發(fā)現(xiàn)并糾正貨幣資金舞弊錯誤的辦法、措施、手段。完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制，對加強企業(yè)的經(jīng)營管理、保護企業(yè)財產(chǎn)安全、會計信息的真實、完整等具有積極作用。

1.云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

企業(yè)管理層的內(nèi)部控制意識淡薄、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理、不規(guī)范、缺乏長遠的風險評估制度、控制政策較為缺失和監(jiān)督機制不完善及信息溝通渠道不暢等問題。企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部控制不健全，直接導致了會計信息的失真。在日常管理工作及貨幣資金內(nèi)部控制執(zhí)行中，許多企業(yè)往往只關(guān)注經(jīng)營效益，忽視對崗位設(shè)置、人員管理、會計賬證等基礎(chǔ)工作的監(jiān)督檢查，從而出現(xiàn)企業(yè)貨幣資金管理不完善、會計核算不完整等現(xiàn)象而導致一些貪污、詐騙、挪用公款等違法違紀行為的時有發(fā)生，給企業(yè)造成財產(chǎn)損失，影響企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展。

以此同時，云南中小企業(yè)使用手工會計核算的比例較高，然而手工會計核算要求出納人員對每一筆貨幣資金業(yè)務(wù)進行手工登賬，針對某些貨幣資金流量較大、業(yè)務(wù)較頻繁的企業(yè)來講，出納人員往往不能做到及時登賬，即便做到及時登賬，也會因為出納工作量大而不能及時地對貨幣資金進行系統(tǒng)合理的分析，制定出有效的貨幣資金管理制度。

雖然大部分中小企業(yè)都建立了貨幣資金內(nèi)部控制制度，但存在很多不完善的地方，而且執(zhí)行不完全、不徹底，很多企業(yè)流于形式，使貨幣資金內(nèi)部控制不能通暢無阻的執(zhí)行下去。

以上就是云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的現(xiàn)狀。

2.云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在的問題及原因分析

2.1貨幣資金預算控制意識薄弱

較為充裕、準確的資金流量是保證企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的關(guān)鍵，因此很多企業(yè)要進行貨幣資金預算，以保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常開展。但云南中小企業(yè)在貨幣資金預算的編制、執(zhí)行和考核方面都存在著問題。首先，預算的編制不合理、不科學。比如有的企業(yè)采用增量預算法，即以上年度的預算為起點，但是預算項目及金額與往年往往不具有可比性時;其次，在編制預算的過程中，編制者和高層管理者往往會根據(jù)個人的主觀意念對風險管理進行判斷，難以做出相對準確和客觀的預算;再次，貨幣資金預算的執(zhí)行需要將預算分解到各個部門，這就需要各部門之間能夠進行有效溝通，但事實卻并非如此，不能確保財務(wù)信息的準確性，導致對貨幣資金的使用監(jiān)管不力;最后，貨幣資金預算的考核不及時，有些企業(yè)通常在年底對企業(yè)的貨幣資金預算進行一次性考核，考核周期過長，不利于及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理問題。

2.2職責不清，權(quán)限不明

貨幣資金內(nèi)部控制要求貨幣資金管理必須職責分工明確、崗位劃分清晰，不相容職務(wù)進行分離。但是，云南中小企業(yè)現(xiàn)實中卻存在諸多問題。首先，在崗位分工上存在著不相容崗位未分離的現(xiàn)象。在一些會計核算簡單的中小企業(yè)，為了節(jié)約人力成本，通常指定一人擔任會計和出納的全部工作，而沒有相關(guān)的監(jiān)督檢查機制，這給不法分子貪污盜竊挪用轉(zhuǎn)移提供了可乘之機;其次，授權(quán)審批不嚴格。“一支筆”的現(xiàn)象在一些家族企業(yè)和中小企業(yè)中普遍存在，領(lǐng)導者的主觀意愿凌駕于授權(quán)審批制度之上，導致審批的主觀性強，造成濫批人情權(quán);再次，沒有實行定期輪崗制度。出納是接觸貨幣資金的第一人，但是一些企業(yè)的出納人員崗位時間很長，企業(yè)不能及時采取崗位輪換，導致其對財務(wù)業(yè)務(wù)的掌握充分，增加了徇私舞弊的可能性。

2.3混亂的票據(jù)和印章管理

一張票據(jù)、一個印章的管理混亂有可能給企業(yè)造成重大損失，“薄薄票據(jù)，價值千金;小小印章，力重千均”的表述十分形象地表述了票據(jù)、印章對一個企業(yè)的重要性。但在云南中小企業(yè)中，部分企業(yè)的財務(wù)票據(jù)管理流程存在不足，包括票據(jù)的領(lǐng)取和注銷、票據(jù)信息的登記等流程，都沒有完整的監(jiān)管程序，很多公司在實際操作中十分不規(guī)范，財務(wù)人員存在利用崗位職能隨意盜用票據(jù)、外借票據(jù)和隨意毀損票據(jù)等一些違規(guī)現(xiàn)象。印章是明確責任、表明業(yè)務(wù)執(zhí)行及完成情況的印記，一般企業(yè)的財務(wù)印章包括了公司財務(wù)公章、公司負責人個人名章、公司財務(wù)負責人個人名章等，但一些企業(yè)為了圖方便省事，將與貨幣資金相關(guān)的印章交由一人保管，存在著很大的貨幣資金安全隱患。

2.4貨幣資金監(jiān)管不力，控制程序較為混亂

（1）貨幣資金監(jiān)管不力。要保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，必須對企業(yè)的資金使用和流動進行有效的監(jiān)管和審核，才能及時發(fā)現(xiàn)貨幣資金管理中的各種問題。然而，云南中小企業(yè)中一些企業(yè)缺乏內(nèi)部監(jiān)督機制，或者雖然有內(nèi)部監(jiān)控部門，但是監(jiān)控力度不夠，盡管企業(yè)在實際工作中將一些制度、體系相繼建立起來，但是真正落實的情況卻和預期目標之間存在很大的差距，還存在內(nèi)部審計部門的獨立性不夠和監(jiān)督工作的考核力度不夠，不能對企業(yè)的流動資金運轉(zhuǎn)進行監(jiān)管，無法確保資金使用的準確性。國勢之強由于人，企業(yè)的興旺發(fā)展同樣也離不開員工，會計人員的能力水平、自身素質(zhì)參差不齊也是影響實施會計內(nèi)部監(jiān)督制度的重要因素，一些財務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)低，知識更新慢，不能辨別真?zhèn)危狈β殬I(yè)敏感性和職業(yè)分析、判斷能力，導致會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范;也有一些財會人員缺乏必要的法制觀念和職業(yè)道德，為個人利益不顧集體利益。

（2）貨幣資金控制程序較為混亂。在日常業(yè)務(wù)中，貨幣資金的收支，包括現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金都有嚴格的收支操作流程，規(guī)范的流程既能保證貨幣資金收支的真實性、完整性，也減少了出差錯的可能性。在云南的中小企業(yè)里，很多都不重視制度建設(shè)，業(yè)務(wù)流程也不按規(guī)定的過程開展。如中小企業(yè)的財務(wù)人員對貨幣資金的收支往往不按照規(guī)定的流程進行操作，出現(xiàn)現(xiàn)金收入、收款單和合同金額有差別;銀行匯票無具體明細;授權(quán)審批手續(xù)不完整;證明資料不真實;賬面混亂等一系列的問題。

3.云南中小企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制存在問題的解決對策

3.1強化貨幣資金預算控制意識

管理層要強化貨幣資金預算控制意識，編制貨幣資金預算要堅持總量平衡、積極穩(wěn)健、加強財務(wù)風險控制、權(quán)責對等原則，確保切實可行，圍繞經(jīng)營戰(zhàn)略實施。可使用全面預算的管理原則，首先進行統(tǒng)一的規(guī)劃，貨幣資金預算由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃，并應與企業(yè)總體的經(jīng)營目標一致，各個部門必須服從企業(yè)的總體戰(zhàn)略目標和經(jīng)營目標。

預算控制的內(nèi)容可以涵蓋企業(yè)經(jīng)營活動的全過程，包括籌資、融資、采購、生產(chǎn)、銷售、投資、管理諸多方面。其次是分級管理原則，貨幣資金預算目標經(jīng)過逐級分解后實行分級管理，并對執(zhí)行負責。因此，在貨幣資金預算編制方法方面，云南中小企業(yè)要實行零基預算法，在編制貨幣資金預算時，不以以前年度的費用項目及金額為基礎(chǔ)，而是根據(jù)當期的需求進行預算編制，更加科學合理。

企業(yè)要成立專門的審核小組，對企業(yè)超出預算范圍的資金使用情況進行調(diào)查，找出出現(xiàn)差異的原因，包括資金的用途、支付對象等，對于較大資金預算的項目，要對項目基金進行全過程監(jiān)控。加大預算的執(zhí)行力度，將貨幣資金預算按照月度和季度劃分，通過分期預算的方式，能夠保證企業(yè)實現(xiàn)年度戰(zhàn)略目標，同時也確保資金的運轉(zhuǎn)準確，及時發(fā)現(xiàn)資金使用過程中存在的問題，進行有效的整改。貨幣資金的預算方案一經(jīng)批準，在公司內(nèi)部具有效力，一般情況下不得隨意更改和調(diào)整，以確保預算的權(quán)威性，但當內(nèi)外環(huán)境發(fā)生重大變化時，應當積極調(diào)整。

3.2要分清職責，明確權(quán)限

貨幣資金內(nèi)部控制崗位設(shè)置的核心就是在于相互分離、相互制約，以起到相互監(jiān)督相互制衡的作用，減少或避免錯誤的發(fā)生。所有貨幣資金的經(jīng)濟活動必須按權(quán)限進行調(diào)查審批，企業(yè)各級工作人員，必須經(jīng)過授權(quán)和審批，才能對有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行處理，未經(jīng)授權(quán)和批準，不允許接觸業(yè)務(wù)。除外，要規(guī)定各級管理人員的職責范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限，明確各級管理人員所承擔的責任，對自己的業(yè)務(wù)處理行為負責。審批人應當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限;辦理貨幣資金支付的經(jīng)辦財務(wù)人員應當忠于職守、廉潔奉公、遵紀守法、客觀公正、按照審批人的批準意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù);對于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù)，經(jīng)辦財務(wù)人員有權(quán)拒絕辦理。

云南中小企業(yè)應該根據(jù)上面的要求嚴格遵守以下規(guī)定，會計和出納的崗位職責具有不相容性，貨幣資金收支應由出納人員和會計人員分工負責、分別辦理、職責分明、職權(quán)分離。會計負責審核各項資金的支出，登記各項經(jīng)濟活動的原始憑證，保管會計檔案;出納負責現(xiàn)金的收支，登記現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬。會計人員不得接觸貨幣資金，財務(wù)人員不能兼職其他財務(wù)工作，比如出納不能管理會計資料，不能保管會計賬簿和其他票據(jù)，不得兼管收入、費用、債券債務(wù)賬目的登記工作。同時還要實施定期輪崗，如出納崗位要進行定期輪換等，對涉及貨幣資金管理和控制的會計人員實行定期輪換崗位。

3.3規(guī)范票據(jù)和印章管理

對票據(jù)的使用管理，要設(shè)立票據(jù)兼管員，負責各類票據(jù)的領(lǐng)入、領(lǐng)用、回收、上繳、保管工作，票據(jù)管理人員調(diào)離崗位時，必須認真辦理移交手續(xù)。票據(jù)的領(lǐng)購、保管、核銷業(yè)務(wù)由專人分工負責，使用票據(jù)收費必須兩人以上，一人開票，一人收款，票證按順序填寫，各聯(lián)一次復寫;票據(jù)管理時比如出納擔任銀行票據(jù)保管業(yè)務(wù)，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)指定的會計人員負責非銀行票據(jù)的保管，領(lǐng)用的票據(jù)和收據(jù)由不同人員進行分別保管。核銷已使用的票據(jù)時，票據(jù)員在稽核每本票據(jù)收費金額、確認款項已解繳及按規(guī)定使用票據(jù)后給予繳銷，在繳銷票據(jù)時發(fā)現(xiàn)問題，票據(jù)員要及時向分管領(lǐng)導報告。發(fā)生票據(jù)遺失或被盜等，當事人必須將遺失、被盜票據(jù)的名稱、編號及數(shù)量等情況及時向領(lǐng)導匯報，寫出書面檢查，經(jīng)過認真審查核實，上報相關(guān)主管部門審批后方可核銷，遺失、被盜核銷的票據(jù)應予登記存檔以備查對;人為原因造成票據(jù)損失的要追究當事人責任。云南中小企業(yè)要明確規(guī)定出納人員的崗位職責和工作交接中的崗位職責，設(shè)立專門的會計賬簿和票據(jù)的登記工作，保證票據(jù)不被篡改和盜竊。

企業(yè)的印章管理，要明確責任、說明業(yè)務(wù)執(zhí)行情況的印記，任何經(jīng)濟業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、監(jiān)督都要留下印章的軌跡。首先，要貫徹不相容職務(wù)分離的原則。指定專門的會計人員負責保管企業(yè)會計專用印章，崗位印章必須由該崗位人員和委托人進行單獨報關(guān)，不能出現(xiàn)印章出借、非本人保管等情況，以保證財務(wù)資金的準確和安全。其次，在印章使用時，印章使用者取得印章后要簽字證明，進行詳細的登記，為日后追查和核對留下記錄，嚴格監(jiān)管財務(wù)印章的使用情況。

3.4強化貨幣資金監(jiān)管力度，規(guī)范貨幣資金控制程序

（1）強化貨幣資金監(jiān)管力度。建立內(nèi)部溝通制度，強化企業(yè)的內(nèi)部財務(wù)管理、監(jiān)督和核算能力，使得企業(yè)的流動資金得到有效的利用，合理的分配。云南中小企業(yè)先要有貨幣資金內(nèi)部控制系列制度，建立不相容職務(wù)相互分離制度，主要是在機構(gòu)設(shè)置、人員配備和各個崗位的獨立運行，某些職務(wù)分別由不同人員和部門擔任，合理設(shè)計各工作崗位，明確各崗位職責權(quán)限，形成相互制衡，保證內(nèi)部審計部門的獨立性。建立有效的內(nèi)部審計制度和機構(gòu)，企業(yè)內(nèi)部審計工作主要包括對流動資金的使用情況進行審核和監(jiān)控，可協(xié)助管理、監(jiān)督控制措施和程序的有效性，保證資金的準確使用，并在一段時間內(nèi)對財務(wù)賬簿進行審核，即時發(fā)現(xiàn)貨幣資金內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，也可及時糾正貨幣資金處理過程中出現(xiàn)的問題。內(nèi)審部門應獨立于其他部門，內(nèi)審部門職責包括會計賬目、稽查、評價內(nèi)部控制制度;在監(jiān)督上，加強對重要部門和關(guān)鍵崗位的關(guān)注，避免財務(wù)人員存在以公謀私、包庇、作弊等行為。建立內(nèi)部報告制度，全面反映企業(yè)經(jīng)濟活動情況，及時提供業(yè)務(wù)活動中的重要信息，增強內(nèi)部管理的時效性和針對性。

（2）規(guī)范貨幣資金控制程序。對于貨幣資金收入，收款員應于每天營業(yè)結(jié)束后，在專門人員監(jiān)督下，將當天營業(yè)額中應有的現(xiàn)鈔收入數(shù)同收銀機自動記錄的累計數(shù)相核對，并填制收款單，連同現(xiàn)金收銀機上自動打印的紙帶交記賬員登記現(xiàn)金日記賬。支票、匯票及時存入銀行，并將原始單據(jù)及時入賬;如有與貨幣資金收入有關(guān)的合同、協(xié)議等證明資料，應附在會計憑證之后;收到銀行承兌匯票需在票據(jù)臺賬明細登記，并進行票據(jù)要素及背書印章的自驗;票據(jù)需按到期日的先后順序排序存入保險柜中，并對每張票據(jù)進行銀行查詢;票據(jù)到期前15天將票據(jù)提交給銀行，辦理委托收款事宜，并在票據(jù)臺賬登記;月末對現(xiàn)金、銀行承兌匯票進行盤點，并與賬面數(shù)核對，對清查結(jié)果進行反映，并編制盤點表。如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)鈔收入數(shù)同收銀機記錄的累計數(shù)不一致，應對差異進行調(diào)查。

對于貨幣資金支出，業(yè)務(wù)部門根據(jù)部門經(jīng)理及主管副總審核過的借款單或報銷單，向財務(wù)部提出付款申請，由財務(wù)負責人審核交總經(jīng)理批準后執(zhí)行;預算外的所有貨幣資金支出，除執(zhí)行預算內(nèi)資金支出流程外，還需要董事長批準才能執(zhí)行;財務(wù)部對原始單據(jù)的合法性、簽批的完整性進行審核;出納根據(jù)簽字批準后的借款單或報銷單復核無誤后才能付款。復核的內(nèi)容包括：授權(quán)審批程序是否完整，手續(xù)及相關(guān)合同或證明資料是否真實有效，金額計算是否準確，支付方式是否妥當;出納對超越支付范圍及審批權(quán)限的，有權(quán)拒絕受理或要求補辦手續(xù);為明確責任，現(xiàn)金付款時需領(lǐng)款人在支付憑證領(lǐng)款人欄簽字確認;出納根據(jù)審核過的支出憑證登記現(xiàn)金日記賬，并在記賬處簽字;銀行付款時，等待原始憑證完整后傳遞入賬;月末核對銀行賬，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

云南中小企業(yè)應該按照上面的要求，健全貨幣資金控制程序，運用貨幣收入和貨幣支出的控制程序監(jiān)督管理好貨幣資金。

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