淺議企業印章管控工作中應注意的問題

田素瑞

摘要：印章對企業生產經營活動至關重要，如果管理不當不僅會給企業造成損失，甚至可能會涉及企業的生存和發展。本文擬就企業印章管控中應注意的問題淺談看法。

關鍵詞：企業印章;管控問題

印章指公章和具有法律效力的個人名章。特別是公章，它是各種社會組織的象征，法定性、權威性和效用性的特性致使社會組織在日常管理或經營活動居于至關重要的地位，發揮著十分重要的作用。企業一旦加蓋印章，就界定了它作為法人在經營活動中應該享有的各種權利和必須履行的相應義務，甚至直接關系到企業生存發展。在公章、財務專用章、合同專用章、發票專用章和法定代表人私章等諸多印章中，公章效力最高，是企業行使職權的標志，是否蓋有法人公章早已成為判斷民事法律活動是否成立和生效的重要標準，以企業名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明或其他材料均可使用公章。

隨著社會的進步和網絡技術的迅猛發展，電子簽名應運而生，《電子簽名法》賦予了電子簽名與印章同等的法律效力，它也將被廣泛地運用到市場經濟交往的各項活動中。但是，我們應該看到，印章如果管理或使用不當會給企業帶來法律或經營風險，輕者給企業造成一定的損失，重者可能涉及到企業的長遠生存和發展問題。因此，各個企業應加強對印章的管控力度。

建立健全印章管理制度，實施切實可行的內部管控措施

企業應根據《中華人民共和國印章管理辦法》，再結合本企業經營管理的具體要求，建立健全印章管理辦法和內部控制制度，加強對印章的管理工作。

首先，應指定專人管理印章。專管員應具備良好的思想品德和較強的責任心，正確使用和妥善保管公章，杜絕“關系章”“人情章”，切忌擅自讓他人代管，如若專管員因事、病、休假等情況離崗，應報經領導批準，同時辦理交接手續。當發現印章遺失、被盜、毀損等異常情況，應及時向分管領導報告，同時采取向公章制發機關和公安部門報告、報案和申請補刻等補救措施，盡可能減少損失和由此帶來的負面影響。

其次，建立用印臺帳。用印時需登記用印申請人、印章名稱、加蓋文件涉及事項、批準人及加蓋日期等，做到每次用印均有據可查，并將用印臺賬作為永久性的檔案進行保管。

再次，明確印章加蓋要求。一般應在落款處加蓋印章：上距正文2—4mm、端正、居中下壓成文時間;對于多頁文件，應在簽章頁加蓋印章同時加蓋騎縫章;嚴禁在空白信箋、介紹信、合同和票據上加蓋印章，一旦發現應嚴肅處理。

另外，企業應對用印情況進行定期或不定期的檢查，一旦發現問題及時糾正，特別是對擅自刻制、謀取私利及私用公章等現象，要嚴格追究當事人的責任。

嚴格按照法定程序和要求刻制公章

不論是新辦企業還是因公章毀損、遺失而進行補刻公章，都必須嚴格履行法定程序。

1.新刻公章

新成立公司的企業法人應在取得社會信用證后刻制公章。即持《社會信用證》副本原件和復印件、法人代表和經辦人身份證及復印件一份、法人代表授權刻章委托書等到公安機關申請刻章，然后，持公安機關出具并簽章的《刻制印章申請表》，到公安機關指定的刻字社辦理刻制手續，嚴禁私自刻制印章。

2.重新刻制或補刻公章

因企業變更名稱或印章損壞等原因，需要重新刻制公章和其他業務專用章的情況，應憑社會信用證和企業公函到公安機關辦理準刻手續，將企業的舊印章送公安機關指定的刻字社銷毀后，方可啟用新的印章。因企業丟失需要重新刻制公章或業務專用章的，首先應在公開發行的報刊上刊登印章丟失作廢公告，公告刊載后，專管員持公告及社會信用證，到原批準刻制的公安機關辦理印章丟失備案登記和補刻印章的手續。這種情況應特別注意以下三點。

一是重新刻制的印章在式樣等方面應當與丟失的印章有所區別。二是鑒于企業地址的變動、更名或其他原因停止使用或破損的印章和印鑒無法使用時，應由專管員報單位領導批準，對其按照規定進行封存或銷毀，經授權后再辦理新章刻制的相關事宜，重新刻制的公章應當在工商行政管理機關和公安機關重新備案。三是如果企業注銷或依法被吊銷營業執照，其公章、財務專用章、合同專用章等應交與企業清算組或負責清算的上級主管部門負責保管。

按照《印章管理辦法》啟用、使用與保管印章

印章的啟用和使用是印章管理的重中之重，應特別注意以下幾個關鍵環節。

1.關于新印章的啟用

啟用新印章（包括更換新印章）需經企業發文報登和完成相關備案才能啟用。啟用前應發布《關于新印章啟用的通知》，告知啟用日期及注意事項;新印章啟用后原印章同時作廢，其中屬于上級單位刻制的印章應該交回上級單位封存或銷毀;屬于自行刻制的，應移交檔案部門封存或銷毀。

2.關于印章的使用

首先，印章使用前應建立《用印登記簿》，用印章時需履行登記手續，以便備查。即相關人員使用印章時，應填寫用印申請，注明理由、申請人、用印時間等內容。用印申請及需要使用印章的文件一并交由專管員蓋章。專管員用印前應認真核對用印材料，查明用印的內容和目的，確認符合用印要求后方可蓋章;若不符合規定則應拒絕蓋章。專管員不可隨意委托他人代取、代用印章，如因特殊原因需由其他人員代用印章的，必須指定專人在場監督。

其次，印章的使用應在企業內部進行，任何人未經批準不得攜帶印章或印模外出用印。因特殊原因確需外出用印的，需經單位負責人同意，用印后即刻收回印章。

再次，任何人不得在空白票據上用印，確因工作需要加蓋印章的，必須在空白憑證上注明“僅供（某具體事項）使用”等限制性字樣，并經單位負責人批準后在備查簿中詳細登記，但當事人必須在事后交回該憑證的原件或復印件，其中未用的票據要全部收回。另外，對于經授權人審批的印章使用申請應由專管員保管，月底匯總后交檔案管理部門存檔。

需要特別強調的是，印章專管員應認真履行職責，秉公辦事，如若發生因保管不善造成印章丟失，或者因把關不嚴用印后造成嚴重錯誤和損失等不良后果，以及私自留存印章、使用應予以銷毀或上交的印章、非法使用印章等違法違規行為，企業應將視情節輕重給予相應處分，觸犯刑律的移交司法機關依法處理。

3.關于印章的保管

第一，企業內部控制制度要求所有印章不得只由一人保管，其中財務印章需由會計機構指定專人保管，且嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。

第二，未經授權的人員一律不得接觸、使用印章，更不能將印章轉借他人，其中出納不得管理印章。如果印章不慎丟失、被盜或毀損，除及時上報財務部門外，按照規定相繼履行向轄區派出所報案、在市級以上主流媒體登報聲明公章作廢、申請重新刻章等法定程序。另外會計人員調動時，必須將所保管的印章及相關文件辦理交接手續，否則不允許調動。同時，應加強對印章的保養，定期清理印泥及污物，確保用印清晰。

結束語

綜上，印章對企業發展至關重要，由于各種印章的作用不同，用印時應分別在不同情況下使用印章。印章的妥善保管和正確使用是企業經營活動的重要保障，因此，企業應采取切實可行的措施加強對印章的管理。

參考文獻：

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