財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下財(cái)務(wù)流程再造研究

邱美琪

[提要] 在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷地普及與發(fā)展，這就給集團(tuán)公司帶來(lái)機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在智能化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)普及時(shí)代，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程將難以適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的戰(zhàn)略需求，需要不斷地轉(zhuǎn)變企業(yè)財(cái)務(wù)管理方式來(lái)滿足企業(yè)的健康發(fā)展，如何解決財(cái)務(wù)流程再造構(gòu)建問(wèn)題已經(jīng)成為企業(yè)必須關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。本文致力于對(duì)財(cái)務(wù)共享在財(cái)務(wù)流程再造中的重要性及傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而對(duì)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下財(cái)務(wù)流程再造優(yōu)化方案進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享;財(cái)務(wù)流程;流程再造

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2020年8月24日

在信息技術(shù)與數(shù)字經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過(guò)程中，集團(tuán)企業(yè)為了滿足資源及規(guī)模不斷分散和擴(kuò)大的需求，就需要將財(cái)務(wù)信息快速反饋、財(cái)務(wù)流程不斷精簡(jiǎn)，使得企業(yè)流程更加優(yōu)化、高效。在這種情況下，企業(yè)選擇財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式作為構(gòu)建管理模式的創(chuàng)新思路，將會(huì)給企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)流程再造提供新的生機(jī)，財(cái)務(wù)共享為企業(yè)提供的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的智能處理、財(cái)務(wù)信息的優(yōu)化分析以及財(cái)務(wù)流程的高效運(yùn)作，能夠更好地加強(qiáng)部門之間的溝通、能夠更加及時(shí)地共享企業(yè)財(cái)務(wù)信息以及為企業(yè)能夠更加高效地進(jìn)行業(yè)務(wù)處理提供了更加明確的方向。

一、財(cái)務(wù)共享對(duì)財(cái)務(wù)流程再造的重要性

在財(cái)務(wù)流程再造過(guò)程中，最為重要的是創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，同時(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)涉及財(cái)務(wù)流程的每一方面，具體包括財(cái)務(wù)核算流程、操作流程以及內(nèi)部控制流程。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的創(chuàng)建及成熟運(yùn)行，會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)流程起到全方位的優(yōu)化和提升作用。作為財(cái)務(wù)流程再造的核心，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的質(zhì)量直接影響了財(cái)務(wù)流程再造的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身特點(diǎn)，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略相配合的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，從而達(dá)到對(duì)財(cái)務(wù)流程的優(yōu)化目的。從企業(yè)的整體發(fā)展上看，財(cái)務(wù)流程再造對(duì)于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的重要性，可以從三點(diǎn)來(lái)闡釋：第一，實(shí)現(xiàn)了運(yùn)行成本的減降，重復(fù)性、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化的業(yè)務(wù)由系統(tǒng)自動(dòng)完成，提升效率并降低人工成本。流程再造后，扁平化結(jié)構(gòu)也使決策更加靈活。第二，落實(shí)了財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)人員不再是“算賬先生”，而轉(zhuǎn)型為企業(yè)的“軍師”，為企業(yè)預(yù)測(cè)、分析、決策、經(jīng)營(yíng)管理提供基于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的專業(yè)判斷與建議。第三，控制企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化企業(yè)資金營(yíng)運(yùn)的安全性。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享后通過(guò)流程再造，解決了信息孤島現(xiàn)象，實(shí)施專業(yè)的人做專業(yè)的事，會(huì)計(jì)核算工作的集中處理進(jìn)一步提高了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的能力。

二、財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)前財(cái)務(wù)流程存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用報(bào)銷流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)集團(tuán)在對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行處理時(shí)，大多數(shù)都會(huì)進(jìn)行集中處理，一般會(huì)采用月度或季度統(tǒng)一報(bào)銷模式進(jìn)行處理，并且要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理完畢，這就直接導(dǎo)致了企業(yè)在這一段時(shí)間內(nèi)的財(cái)務(wù)人員集中處理費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)，使財(cái)務(wù)人員需要處理的信息增加，企業(yè)的相關(guān)工作無(wú)法快速推進(jìn)。（2）一般企業(yè)并沒(méi)有設(shè)置銀企直連的方式來(lái)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行處理，大部分還是采用網(wǎng)銀或者現(xiàn)金的方式，這就對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)處理方式產(chǎn)生了一定的限制。（3）報(bào)銷的流程一般都采用人工的方式進(jìn)行處理，集團(tuán)企業(yè)在對(duì)費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審批時(shí)，采用的是線下審批，審批環(huán)節(jié)多、效率低，同時(shí)報(bào)銷的發(fā)票等都是紙質(zhì)存檔，不利于查找保存。

（二）應(yīng)付賬款流程存在的問(wèn)題。（1）在對(duì)供應(yīng)商付款時(shí)，大部分企業(yè)需要在訂貨單、驗(yàn)收單和發(fā)票三單一致的情況下才會(huì)付款，在此過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門需要大量的時(shí)間進(jìn)行審核，增加了企業(yè)運(yùn)營(yíng)負(fù)擔(dān)。（2）與供貨商之間存在聯(lián)系不及時(shí)的問(wèn)題，由于審批的時(shí)間過(guò)程較長(zhǎng)，供貨商不能及時(shí)了解自己公司業(yè)務(wù)的處理進(jìn)度，供貨商的等待期較長(zhǎng)，影響企業(yè)的信譽(yù)。（3）對(duì)于有問(wèn)題的單據(jù)發(fā)現(xiàn)的不及時(shí)，問(wèn)題單據(jù)的傳遞、修改、重新制作再重新傳遞，會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的工作量變大，并且延長(zhǎng)付款周期。

（三）應(yīng)收賬款流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)集團(tuán)很多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)仍然為線下手工處理方式，公司的業(yè)務(wù)部門將票據(jù)等交給財(cái)務(wù)人員，由財(cái)務(wù)人員手工錄入收款等信息，如果發(fā)生業(yè)務(wù)的變化例如折扣折讓等，也是需要在線下審核完畢后，交給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行錄入。（2）訂單的整理和賬齡的分析存在不規(guī)范的問(wèn)題，流程處理不健全，并且財(cái)務(wù)人員手工對(duì)大量的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理就會(huì)存在失誤而且效率不高。

（四）現(xiàn)金結(jié)算流程存在的問(wèn)題。（1）企業(yè)集團(tuán)在現(xiàn)階段大多數(shù)仍然偏向于使用網(wǎng)銀、匯票或者現(xiàn)金等方式進(jìn)行結(jié)算，并沒(méi)有將更加便捷的銀企直連方式融入進(jìn)公司的業(yè)務(wù)中，使得企業(yè)的業(yè)務(wù)處理效率緩慢。（2）賬戶管理較為松散，在集團(tuán)企業(yè)中，總公司無(wú)法對(duì)分公司的賬戶進(jìn)行集體統(tǒng)一的管理，不能實(shí)時(shí)監(jiān)控賬戶的變動(dòng)情況。（3）相對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，每天會(huì)進(jìn)行大量的資金結(jié)算業(yè)務(wù)，這對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)工作量繁重，企業(yè)的資金利用率就會(huì)受到員工工作效率的影響。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下財(cái)務(wù)流程優(yōu)化方案

由于財(cái)務(wù)流程再造過(guò)程較為復(fù)雜，因此在再造過(guò)程中就要根據(jù)企業(yè)自身情況，對(duì)再造流程的規(guī)劃以及流程與企業(yè)的匹配度等方面進(jìn)行分析。財(cái)務(wù)流程再造涉及多個(gè)方面、多個(gè)流程，因此對(duì)費(fèi)用報(bào)銷、應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款和現(xiàn)金結(jié)算流程這四個(gè)核心業(yè)務(wù)流程進(jìn)行財(cái)務(wù)共享流程再造方案的優(yōu)化分析。

（一）費(fèi)用報(bào)銷流程再造。通常情況下，企業(yè)集團(tuán)使用頻率最高的流程就是費(fèi)用報(bào)銷流程，傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷流程存在一定程度的問(wèn)題，因此對(duì)該流程的優(yōu)化可以從以下幾方面入手：

1、集中接收單據(jù)。首先，需要通過(guò)系統(tǒng)發(fā)出報(bào)銷申請(qǐng)，在審批通過(guò)后，填寫由財(cái)務(wù)共享中心發(fā)放的報(bào)銷申請(qǐng)單，對(duì)需要報(bào)銷的單據(jù)信息錄入系統(tǒng)內(nèi)，獲取具有二維碼的報(bào)銷單后，對(duì)原始憑證的相關(guān)信息進(jìn)行掃描形成報(bào)銷信息流，信息流上傳后，系統(tǒng)進(jìn)行原始憑證的整理。

2、票據(jù)掃描。在完成集中接收后，通過(guò)掃描單據(jù)上的二維碼，財(cái)務(wù)共享中心自動(dòng)進(jìn)行信息的分揀、儲(chǔ)存及上傳。

3、單據(jù)審批。財(cái)務(wù)共享中心通過(guò)對(duì)電子單據(jù)和影像匹配后，自動(dòng)進(jìn)行審批。

4、單據(jù)審核及數(shù)據(jù)錄入。系統(tǒng)自動(dòng)將相應(yīng)的單據(jù)上傳，審計(jì)人員對(duì)需要審核與錄入的單據(jù)進(jìn)行后續(xù)處理。

5、賬務(wù)處理及銀行支付。憑證在復(fù)核通過(guò)后就會(huì)統(tǒng)一進(jìn)入準(zhǔn)憑證池，在這些信息被財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)接收后，就會(huì)進(jìn)入付款流程，在銀企直連下，此時(shí)付款信息就會(huì)被銀行接收，并形成相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理信息。

6、歸檔。進(jìn)行電子檔案信息和紙質(zhì)單據(jù)的保存和儲(chǔ)存。

再造后的費(fèi)用報(bào)銷流程如圖1所示。（圖1）

（二）應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程。基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式，應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化如下：

1、發(fā)出訂單。采購(gòu)業(yè)務(wù)部門向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單和采購(gòu)報(bào)價(jià)單，對(duì)應(yīng)供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，根據(jù)具體信息和報(bào)價(jià)判斷是否接單。

2、收貨并核對(duì)。供應(yīng)商接收采購(gòu)部門發(fā)出的采購(gòu)訂單，并將相應(yīng)的貨物發(fā)出，將發(fā)貨的具體情況在系統(tǒng)中上傳。在收到貨物后，企業(yè)需要將相關(guān)信息與訂單信息進(jìn)行匹配后，將實(shí)收數(shù)據(jù)上傳至財(cái)務(wù)共享中心。

3、生成憑證并審核。工作人員對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)中自動(dòng)生成的相關(guān)憑證進(jìn)行審核，同時(shí)核銷對(duì)應(yīng)的預(yù)付款項(xiàng)業(yè)務(wù)。

4、接收發(fā)票并核查。供應(yīng)商在系統(tǒng)中確認(rèn)相應(yīng)信息后，開(kāi)具電子發(fā)票并在系統(tǒng)中發(fā)出收款申請(qǐng)，相應(yīng)的電子發(fā)票將會(huì)通過(guò)系統(tǒng)傳遞到財(cái)務(wù)共享中心人員手中。

5、復(fù)核并付款。在收到供應(yīng)商的發(fā)票后，相關(guān)工作人員在復(fù)核相應(yīng)憑證的正確性和相關(guān)發(fā)票的準(zhǔn)確性后，業(yè)務(wù)會(huì)進(jìn)入付款階段。

再造后的應(yīng)付賬款流程如圖2所示。（圖2）

（三）應(yīng)收賬款流程。應(yīng)收賬款流程的優(yōu)化主要有以下幾個(gè)部分：

1、擬訂合同。具有合作意向的雙方，通過(guò)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)擬定包含價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、期限、交易方式、違約責(zé)任等的銷售合同。

2、合同與訂單管理。首先需要將銷售合同根據(jù)相應(yīng)的條件進(jìn)行自動(dòng)審批匹配，并且在審批后，為方便后續(xù)工作，將會(huì)進(jìn)行自動(dòng)分類保存。同時(shí)將對(duì)紙質(zhì)的銷售合同進(jìn)行掃描，并自動(dòng)保存至電子檔案庫(kù);審批后的銷售合同傳遞至倉(cāng)庫(kù)相關(guān)人員，倉(cāng)庫(kù)管理員在進(jìn)行發(fā)貨的同時(shí)，通過(guò)在系統(tǒng)中進(jìn)行出庫(kù)操作，將發(fā)貨信息上傳至財(cái)務(wù)共享中心。

3、開(kāi)具發(fā)票。工作人員審核相應(yīng)的合同和出庫(kù)信息后，開(kāi)具發(fā)票。

4、收款并審核。在收到客戶的銀行付款通知后，通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)，直接生成收款單，并將收據(jù)進(jìn)行影像掃描，對(duì)相應(yīng)信息進(jìn)行審核。

5、復(fù)核并生成憑證。在自動(dòng)匹配復(fù)核流程后，系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證。

6、應(yīng)收管理。負(fù)責(zé)應(yīng)收業(yè)務(wù)的相關(guān)人員對(duì)企業(yè)的催收賬款、定期對(duì)賬和反饋信息等日常活動(dòng)進(jìn)行管理，同時(shí)根據(jù)賬齡與余額，計(jì)提壞賬。

再造后的應(yīng)收賬款流程如圖3所示。（圖3）

（四）現(xiàn)金結(jié)算流程

1、付款申請(qǐng)。在系統(tǒng)中遞交付款請(qǐng)求后，進(jìn)入付款流程。

2、業(yè)務(wù)批量處理。工作人員審核后，將業(yè)務(wù)批量進(jìn)行整理打包。

3、銀行處理。在銀企直連系統(tǒng)中，企業(yè)將自己的操作指示上傳至銀行端口，銀行通過(guò)銀行門戶直接處理企業(yè)相關(guān)信息。

4、回盤。在銀行處理完相應(yīng)信息后，通過(guò)系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳回企業(yè)，完成數(shù)據(jù)回盤操作。

5、生成憑證。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作人員在系統(tǒng)中確認(rèn)相關(guān)信息的準(zhǔn)確性后，財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證。

再造后的現(xiàn)金結(jié)算流程如圖4所示。（圖4）

本文基于財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式進(jìn)行財(cái)務(wù)流程再造的分析，為財(cái)務(wù)流程再造創(chuàng)建新的思路。同時(shí)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的財(cái)務(wù)流程的構(gòu)建，也適應(yīng)信息技術(shù)與數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，更加高效標(biāo)準(zhǔn)地處理企業(yè)之間頻繁的交互業(yè)務(wù)，有效地解決部門間處理程序繁雜的問(wèn)題。但是，財(cái)務(wù)流程再造也需要管理人員不斷優(yōu)化，信息技術(shù)的大力支持以及公司管理層的不斷推進(jìn)。

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