財務無紙化發展淺議

王麗

[提要] 隨著信息技術的大力發展，電子化、智能化日漸普及，財務無紙化也將成為會計信息化發展的必然趨勢。本文基于財務無紙化發展背景，分析其發展過程中面臨的機遇與挑戰，并提出推動未來財務無紙化發展的一些建議，以期更好地促進財務無紙化與會計信息化的發展。

關鍵詞：財務無紙化;會計檔案管理;機遇與挑戰;發展建議

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2020年8月20日

一、財務無紙化發展背景

（一）“大智移云物區”等信息技術的發展使財務無紙化成為可能。隨著經濟社會的發展，大數據、人工智能、移動互聯、云計算、物聯網、區塊鏈等信息技術的不斷更迭推新，傳統的財務管理也逐漸向電子化、智能化、數字化轉型。隨之而來的便是企業財務管理工作的低成本、高效率。各種ERP軟件逐漸出現在大眾視野，被廣為應用，電子合同、電子憑證、電子發票等的相繼出現也逐漸取代傳統紙質檔案，成為企業財務管理的主要方式。這些悄然興起的變化成為推動傳統紙質化財務管理向財務無紙化管理時代邁進的重要推動力。

（二）國家政策的驅動。會計檔案電子化管理作為財務無紙化信息建設最后的保障，自2012年以來就受到政府等有關部門的大力推廣，相繼出臺了一系列的法律法規為其推進提供政策支撐和指引。2012年，國家檔案局會同財政部展開企業電子會計檔案管理試點工作。2013年，財政部發布了《企業會計信息化規范》（財會[2013]20號），明確會計資料在相關條件下可進行無紙化管理，會計軟件應具備會計資料歸檔功能。2015年12月，財政部與國家檔案局聯合發布《會計檔案管理辦法》，明確規定會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔等均可進行電子化管理。2019年，國家檔案局與財政部、國家稅務總局聯合開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔管理試點。2020年3月，財政部與國家檔案局聯合發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確提出企業可以僅使用電子會計憑證進行報銷、入賬、歸檔，不需要打印保存紙質單據。

（三）當前會計檔案管理現狀。無論是信息技術的推動，亦或是相關政策的驅動，毫無疑問，電子化檔案管理將成為未來會計信息化發展的必然趨勢。尤其是在新冠肺炎疫情期間，“非接觸式”工作模式使得電子化管理的重要性更為凸顯。然而，在當前環境下，雖然已有單位涉及電子憑證，但大多數企業并未實現真正意義上的電子化管理，也不能夠脫離傳統的紙質化管理。這就導致當前會計檔案管理工作主要存在以下幾個方面的弊端：一是數據的搜集整理成本高，現階段部分業務仍需要通過紙質化管理，這就需要人工來提取信息，且信息讀取困難，客觀上會造成系統割裂和數據隔離，而且電子化憑證、發票等仍需要手動打印出來，并進行整理、裝訂進行保管;此外，財務賬表歸檔裝訂復雜，且需要重復進行檔案錄入的操作，不僅耗時較長，而且容易出錯，人工成本花費也較大。二是查閱不便且使用效率低，紙質化的會計檔案實物較為分散，實物憑證與業務分散，無法智能搜索、準確查找，這加大了需要審閱的工作人員的工作量;且查閱過程較為繁瑣，需登錄到不同系統才能查閱原始單據、附件、紙質憑證;除此之外，關于檔案的統計也比較困難，檔案借出狀態也無法準確及時掌握，一方面加大了檔案丟失的可能性;另一方面也限制了使用人數，無法實現多人同時借閱，傳閱性低，進而在某種程度上降低了其使用效率，不利于企業內部信息的快速傳遞。三是檔案存放管理安全性低，對于紙質化會計檔案的存放需要占用一定的未知空間，且需要檔案人員專人管理;在檔案管理的過程中可能會受到環境因素、年代久遠或保管不善等影響，導致不同程度的損壞或丟失，給企業帶來一定的價值損失。

無紙化會計檔案與傳統紙質會計檔案最本質的區別在于載體，它不同于傳統以紙質為介質記錄會計數據的方式，而是以計算機為載體，對會計數據和信息進行收集、整合、處理，并以電子數據的形式存儲于磁性介質上。相對而言，電子化會計檔案管理相較于傳統紙質化的會計檔案管理存在一定優勢：（1）提高財務管理效率。一方面從企業內部管理來說，電子化管理擺脫了傳統手工整理的過程，大大降低了企業的人工成本，同時也提高了企業財務管理工作效率;另一方面從外部信息使用者的角度來分析，無紙化會計檔案管理能夠以更高效便捷的方式及時準確地為其提供企業未來發展狀況及趨勢的相關信息，滿足傳統方式所難以滿足的信息需求。（2）減少存儲空間，凸顯環保理念。關于會計檔案的保管，相關政策規章都做出了嚴格要求。傳統紙質方式下，企業的相關人員需要將會計憑證等打印然后進行裝訂成冊進行保管，這對于大型企業來說無疑需要很大的空間來承載，而無紙化的會計檔案，只需要以電子數據的形式儲存在容量足夠的磁性介質中，為企業節省了存儲的空間，減少管理成本。除此之外，傳統打印需要的紙張對環境保護也產生了一定的壓力，而無紙化明顯節約了紙張，一定程度上有助于環境保護。

二、當前財務無紙化發展機遇與挑戰

（一）財務無紙化給企業帶來的機遇與挑戰。對于企業而言，財務無紙化是企業加快會計信息化進程的重要推動力，是企業徹底擺脫傳統手工模式，提升企業運行效率的重要手段。這對于企業適應未來數字化、技術化發展無疑是一種強有力的手段。然而，可以預見的是，隨著工作效率的提升和業務規模的擴大，企業的會計檔案管理工作也面臨新的挑戰。

1、企業面臨管理對象及方式的變革。從傳統紙質化會計檔案管理到無紙化的電子檔案管理，管理對象方法其實發生了本質的變化。傳統紙質化管理的對象是紙質化的會計憑證，而電子化時代，我們面臨的工作與挑戰不再是紙質化的會計憑證，而是如何利用計算機存儲技術將我們收到的電子發票等存儲以及將原始材料與業務憑證關聯起來，這就需要管理方式和對象的顛覆性變革，也就對企業的管理信息系統、管理方式提出了進一步的要求。

2、企業面臨財會管理人員的變革。無紙化的電子檔案管理方式改變了傳統會計檔案管理方式，對企業財會人員原有的知識和能力也產生了一定的沖擊。一方面受到原有會計知識和傳統觀念的制約，企業財會人員難以擺脫紙質化的檔案管理和信息傳遞;另一方面原有的知識已不能滿足適應新鮮事物的發展，財會人員受制于傳統單一會計知識，缺乏計算機、大數據等相關知識技術，難以很好地操作電子化模式管理。

（二）財務無紙化給軟件服務商帶來的機遇與挑戰。這里的軟件服務商包括兩大類：財稅類軟件服務商和檔案軟件服務商。無論是對于哪種軟件服務商而言，這都是其行業快速發展的又一契機。對于財稅類軟件服務商而言，財務軟件屬于高度市場化的企業管理軟件，在電子會計憑證電子入賬新規的支持下，財務軟件的服務商可謂是率先做出升級響應的先頭部隊。對于檔案軟件服務商而言，在電子化檔案管理時代，用戶將不得不通過選購檔案信息化管理系統，來對電子形式的檔案進行歸檔保存及利用。然而，在電子化管理的時代，對軟件服務商也提出了更高的要求來適應信息化發展。

1、對財稅類軟件服務商提出的高要求。一方面是已有的財稅類軟件信息系統技術難以應對超大批量電子憑證歸檔的數據接收與處理響應，以及同步歸檔的要求;另一方面是安全性問題，電子化雖然帶來了極大便利，但是由于互聯網本身的特點，不可避免地需要考慮其存在的安全性風險。電子會計信息在輸送以及接收的過程中常常會存在系統安全風險。首先，被黑客故意入侵，以及潛在的木馬、病毒所感染，進而破壞系統安全，給企業造成巨大損失。其次，會計信息存在失真問題。某些用戶在使用過程中，可能會對相關信息進行惡意篡改或是造假，從而威脅到會計信息的真實性。最后，不可避免的自然因素威脅。由于會計信息存儲介質的特殊性，一些自然因素可能會對其造成不可修復性影響。此外，對于發票的查驗以及是否存在重復使用的識別也比較困難。也就說明，無紙化技術的實現需要更高安全性能的信息技術來支撐。

2、對檔案軟件服務商提出的高要求。在無紙化時代，必然會對檔案信息化管理系統提出更高的要求。一方面是系統性能與財稅類軟件信息系統相同，檔案管理系統同樣需要應對超大額電子檔案的處理與接收，以及同步歸檔的要求;另一方面是現有的檔案管理系統比較單一，不能夠適應所有企業的發展，也不能夠根據客戶需求而變化，導致企業在進行電子檔案管理時耗費的成本較高，效率較低。

（三）財務無紙化給稅務機關帶來的機遇與挑戰。受到新冠肺炎疫情的影響，非接觸式的工作模式已成為當前最受歡迎的模式。對稅務機關而言，同樣是夾雜著機遇與挑戰的。電子發票作為最大量的會計憑證，其安全性影響著企業財務管理風險。就目前而言，對于電子發票的查驗，并不能滿足所有客戶的需求，而只是相對于部分服務商而言的，這在某種程度上增加了企業的運行成本。除此之外，目前電子發票還存在“一票多用”、“濫用發票”等現象。

三、對未來財務無紙化發展的建議

（一）加快企業升級財務電子化管理能力

1、管理信息系統的升級。首先，企業應當根據自己的預算情況及信息化建設規劃，逐步實現對各個管理信息系統的升級改造，加強對電子會計憑證的管控。其次，企業實行電子檔案管理要符合《會計檔案管理辦法》以及《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》等的相關要求。若企業未能同時滿足電子報銷入賬歸檔的要求需要以打印紙質文件入賬的，則需要做好應對工作，以保證電子發票的真實性和安全性，確認在用的會計系統能夠按照國家檔案行政管理的有關規定準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據，并能夠有效防止電子會計憑證重復入賬。除此之外，為避免自然災害、意外事故以及人為破壞造成的影響，企業還應當建立電子檔案備份制度，減少企業損失。

2、管理人員的升級。首先，要促進財會管理人員觀念的轉變，改變傳統紙質化管理的觀念，擺脫對紙質檔案的依賴。其次，提高會計檔案管理人員的綜合素質，管理人員的能力不僅要滿足電子會計檔案管理工作的要求，還應當掌握會計學、檔案學以及信息系統相關理論和方法，了解計算機網絡技術等。最后，對管理人員的職業道德也提出了更高的要求，這就要求企業更加重視人才選拔以及后續的人才培養工作。

（二）提高軟件服務商服務水平

1、升級財稅類軟件管理系統。財務軟件作為高度市場化的軟件，在電子化這樣一個時代，其更要適應時代發展，與時俱進，不斷完善。首先，對于各種各樣的電子會計檔案，企業需要能夠去復原所有業務發生的痕跡，而這就需要能夠支持多種方式電子原文件采集的系統，可對pdf、word、ofd等不同格式的檔案資料進行存儲、解析、展示操作，以及能夠將原始憑證影像、報賬單PDF文件及電子會計憑證自動匹配歸檔，實現相關業務資料追溯查詢。其次，可以建立共享機制下的信息服務平臺，緊密聯系企業各部門，滿足企業內外部不同信息需求。

2、升級檔案管理信息系統。無紙化、電子化會計檔案時代的到來，對企業的檔案管理系統提出了進一步的要求。提高檔案管理信息系統的性能，使其能夠應對大批量電子檔案的接收與管理，并能夠對所接收到的檔案的真實性與安全性進行判斷。此外，設計靈活的電子檔案管理信息系統，能夠根據不同企業的不同需求，以及管理模式的不同要求，予以匹配最為合適的電子檔案信息化管理系統。

3、提高各類軟件的安全性能。網絡安全問題是目前網絡化管理所需面對的最大問題之一。在無紙化、電子化管理的這樣一個時代，確保數據安全性至關重要。我們可以通過以下幾個方面來提高各類軟件的安全性能：首先，加強安全管理，設置多層加密模式或是防火墻等，防止非法訪問，為其安裝有效的殺毒軟件并定期進行維護以避免網絡潛在病毒的影響。其次，利用區塊鏈技術防止人為篡改和造假。區塊鏈技術是一種計算方法極其復雜，又極具挑戰性的技術，正是由于這種算法的復雜性，才能夠保證生成的數據也異常復雜，難以被更改，具有相對的穩定性，用這種算法生成的密碼具有難以被攻破的特點，成為當前最為可靠的安全數據技術。最后，為避免自然因素可能會對其造成不可修復性影響，我們一方面要進行電子檔案備份管理;另一方面要對磁性介質進行定期檢測與維護，有效減少因不可控因素而造成的損失。

（三）加快稅務機關開放推進數字化服務及監管。電子發票作為最主要的電子會計憑證之一，其規范化、安全性也將影響到財務無紙化的發展進程，而稅務機關作為發票業務的職能部門，影響力也至關重要。對于加快稅務機關開放推進數字化服務及監管可以從以下方面來進行：

1、從服務的角度。建立開放化、標準化的數據接口，讓收票方企業在合法、合規授權下，通過收票平臺獲取發票數據進行查驗，降低企業用票成本。

2、從監督的角度。在最新的增值稅管理系統下，增加了發票流轉狀態字段，而目前此字段可由納稅人自行勾選，這就造就“一票多用、濫用發票”等問題的出現，因而稅務機關可以改變現有管控方式，開放標準化電子發票管控接口，自動勾選認證，只有在此操作下的電子發票才能夠作為稅前扣除憑證，從而一方面提高了企業稅務處理效率;另一方面可以有效避免稅款流失，從源頭上加強稅務機關的監督管控能力。

主要參考文獻：

[1]邢嶸.當前會計原始憑證無紙化的實現基礎探討[J].現代營銷（下旬刊），2019（04）.

[2]蘇劍.數字化時代下電子會計檔案管理研究——以ZJ集團為例[J].國際商務財會，2020（07）.