論新時代檔案管理制度與模式的創新

孫宇

摘要：檔案是事企業單位的重要資料，做好檔案管理工作對企業開展其它工作能夠提供基礎性的保障和支持。如今，企業面臨發展和轉型的新節點，對檔案管理的要求也在提高，這令我們不得不正視現存檔案管理制度與模式上的不足。本文分析了當前普遍存在于檔案管理制度與模式上的問題，提出了幾點創新化的改革建議。

關鍵詞：新時代;檔案管理制度;模式;創新

引言：

工程檔案記錄了工程建設的所有信息，歸納整理后供后期查詢和使用，具有重要價值。隨著企業工程建設量的增加，工程檔案資料的數量增多，做好檔案管理工作也必須應對新的考驗。

1.當前檔案管理中的問題

1.1檔案管理制度不完善

做好一項工作，必須有完善的制度作為依據。工程檔案本身屬于機密材料，不能隨意泄露，檔案管理工作也必須嚴謹，需要制定出完善的工作制度和流程。但是從目前來看，很多企業還沒有充分認識檔案的重要性，也沒有制定出完善且優質的工作制度。

1.2阻礙人才流動

由于工程檔案資料具有一定的隱秘性，因此為了做好保密工作，避免檔案信息泄露，企業往往會在無形中設置人才壁壘，限制外部人才的加入，檔案管理部門內的人才長期困頓于本崗位工作中，個人能力得不到提升，工作積極性也不斷下降，最終造成了人才資源浪費的事實。

1.3檔案管理的方法滯后

檔案管理工作會隨著檔案資料數量的增加而具備更大的工作量和工作難度，而這在企業快速發展的今天是所有企業面對的事實。因此，仍然在依靠人力完成檔案整理、歸類、查詢的企業必將難以追逐上其它企業發展的腳步，工作效率低，方法過于滯后[1]。

2.創新檔案管理制度和模式的方法

2.1健全檔案管理制度

要想保證檔案文件保持完整性和準確性，需要提供堅實有力的保障制度。比如成立一個檔案中心，將檔案文件都歸檔到各項制度的考核當中，將項目檔案也作為考核的標準，充分發揮這一行為的激勵機制作用，這是提高項目文件歸檔質量的重要手段。從檔案的整理、錄入、分類、保存到后期的查詢都需要做好記錄，明確負責人，如果出現信息混亂的情況，直接追究相關負責人的責任。還應該建立起監督和獎罰制度，對檔案管理的全過程進行監管，使該項工作趨于嚴謹化、完善化。在每年的某一階段，公司的檔案項目負責人與監理單位一起，都要對相關檔案、文書和資料進行管理，形成行之有效的檔案管理制度。如此，使檔案管理有更清楚的保管規則，人員對檔案管理更加有章可循，各部門職責分明，也提高了檔案管理的效率。

2.2提高工作人員的素質

檔案管理工作的改革以及工作效率的提升取決于檔案管理工作者的個人能力與素質，因此改革管理制度與模式的關鍵在于加大力度提升檔案管理工作者的個人素質，優質完成崗位工作。目前，很多檔案管理的工作人員都沒有樹立起正確的管理意識，大部分工作人員的專業素質較差，所以，要想提高檔案管理的水平就必須要先提高工作人員的素質，讓他們能夠對管理工作提高重視。相關領導不僅要糾正工作人員的思想意識，還需要從社會中招納具有專業知識的優秀人才加入管理的隊伍中;除此之外，對員工進行定期的培訓教育也是不可缺少的，要時刻提高員工的專業素養，讓他們更好的為檔案管理工作貢獻力量。

2.3創新檔案管理方式

雖然檔案管理工作具有嚴密性，但也必須要時刻關注社會中的人才流動狀況，要順應時代的發展，而不是讓人員的流動成為阻礙管理工作前進的障礙。實際上，人才的流動可以推動人才之間的交流，在整個社會中都是有利的，適當的人員流動可以幫助企業更好的選拔人才，也能夠讓更多的人實現自身的價值，與此同時，這也有利于提高檔案管理工作的整體質量，推動管理模式的改變[2]。

2.4打造網絡化管理體系

首先，檔案管理部門要建立電子文檔數據管理系統。在信息時代下，建設工程的每一項管理工作都離不開先進的技術支持，對于檔案管理這項需要搜集、整合大量信息的工作更是如此。電子文檔數據管理系統涵蓋大量的工程數據、建設項目多樣，可以極大的提升檔案管理工作效率，其打造和正常運行離不開高素質的信息管理人才，需要在工作中確保數據的安全，防止信息的泄露。其次，要組織建立和利用內部局域網。建設工程的檔案管理部門在網絡環境下可以構建局域網，檔案管理人員在信息的上傳和檢索中可以提升檔案管理質量，同時還可以便于相關部門的查閱。同時，檔案管理部門要改變傳統工作模式，建立電子文件自動上傳窗口，進而提高檔案館服務器的歸檔效率。最后，在網絡環境下，信息反饋更加及時，并且各個工程建設的檔案管理部門之間聯系更加密切，未來也會進一步加強信息資源的共享，這對于檔案管理工作的開展以及建設事業的進步都大有益處[3]。

2.5確保檔案的規范性

工程檔案作為工程質量檢測的重要和依據，需要保證檔案的真實性和完整性，不僅要采集到原始數據作為紙質憑證，還要做好電子備份，以免相關文件資料的丟失，在檔案管理部門要對不同類型的檔案分類擺放，定期收錄，要保證檔案資料的真實可靠。由于工程建設具有長期性、持續性的特點，要在工程的以下三個階段對資料和數據的采集、文件整理、系統錄入都要保證檔案資料可以成為工程建設的有利佐證，其中包括：a工程準備階段;b工程施工階段;c工程竣工階段[4]。

3.結束語

綜上所述，檔案管理工作在當前的工程項目中具有重要作用，其不僅可以推動工程建設良好的開展，減少施工中出現的問題，進而保證良好的工程效益。因此，加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質，并且確保檔案的真實和完整性，滿足工程建設要求。此外，還要打造網絡化管理體系，提升檔案管理的工作效率。在今后的社會發展中，工程建設項目檔案還會持續發揮更大的作用，需要對檔案管理不斷創新。

參考文獻

[1]李積桂.建筑工程資料管理現狀及對策[J].城市建設理論研究：電子版，2013，000（022）：1-4.

[2]薛偉.淺談企業重點建設項目檔案工作管理現狀及對策[J].山東檔案，2014，000（003）：56-58.

[3]王玉霞.淺析城市建設工程檔案管理的現狀問題及其措施[J].科學與財富，2018，000（010）：137.

[4]張秀國.建筑工程檔案信息化管理現狀及對策探析[J].城建檔案，2019，000（010）：35-36.