淺析如何加強事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理

湯金霞 衣瀟帥 姜雯珈

摘 要：自改革開放一類，隨著經(jīng)濟全球化和文化多元化的發(fā)展，各行各業(yè)越來越注重檔案管理工作，文案建檔對于單位組織的長遠穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的作用。尤其對于事業(yè)單位而言，建立一套專業(yè)全面的檔案管理體系，實現(xiàn)文件材料的規(guī)范化管理，有利于提高組織內(nèi)的工作效率，幫助領(lǐng)導(dǎo)層進行科學(xué)決策。本文通過分析目前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，并從檔案管理團隊組建、檔案管理體系完善、經(jīng)費政策硬件投入的角度出發(fā)提出有效對策，提高事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.005

1 事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理團隊不專業(yè)

目前在大部分事業(yè)單位的人員編制中，由于檔案管理部門任務(wù)量輕且易操作，檔案管理一職定位為比較清閑的職位，對于從業(yè)人員的自身素質(zhì)要求過低，工作人員多為事業(yè)單位內(nèi)臨近退休人員。由于自身年齡和精力的原因，已經(jīng)不具備學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，不利于我國現(xiàn)代化建設(shè)進程。在事業(yè)單位的檔案管理模塊，從業(yè)人員不專業(yè)，檔案管理工作更是基礎(chǔ)性操作，將材料簡單的按照時間進行科目分類，很多文件保管工作也不到位，致使事業(yè)單位內(nèi)檔案材料的時效性、真實性、完備性失去保障。

1.2 檔案管理操作過于簡單

針對檔案管理和檔案信息化建設(shè)，國內(nèi)市場并不具備成形的法律條文，甚至基本的操作流程也沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準。事業(yè)單位在整理相關(guān)檔案信息時，對于資料、數(shù)據(jù)、信息的真實性沒有第一時間進行核實，檔案存入和整理時間滯后，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案信息失去了收藏價值。

由于檔案錄入工作過于簡單，面對龐大的數(shù)據(jù)庫，事業(yè)單位的工作人員在進行信息檢索時，十分耗時費力，大大降低了檔案管理人員的工作效率。

1.3 中高層管理者對于檔案管理關(guān)注度不足

如今事業(yè)單位的中高層管理者的思想觀念較為落后，對于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出;另一方面，人員思想認識不足，認為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用。由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況。

2 事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理提升策略

2.1 組建學(xué)習(xí)型專業(yè)檔案管理團隊

在人才強國、科技興國的發(fā)展戰(zhàn)略下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從人才團隊建設(shè)入手，重視檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，鼓勵檔案管理方法創(chuàng)新。一方面，通過單位內(nèi)部競聘和市場中外部招聘的方式，為檔案管理部門注入新鮮力量，提高事業(yè)單位內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊建設(shè)程度，招聘檔案管理和行政管理人員，通過針對專業(yè)學(xué)歷、工作經(jīng)歷、自身素質(zhì)、年齡、所獲榮譽、溝通談判能力等多項指標進行選拔，提高入職門檻，進而整體提升事業(yè)單位內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì);另一方面，針對在職人員進行培訓(xùn)和考核，組織開展培訓(xùn)、講堂、參觀等管理技能提升模式，提高在職檔案管理人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)，設(shè)定科學(xué)的考核指標，采取360績效考核的方式，促進團隊內(nèi)人員進行合理競爭，帶動全員的工作積極性;作為事業(yè)單位的每一位成員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識。

2.2 構(gòu)建完備的檔案管理操作體系

事業(yè)單位需要構(gòu)建完備的檔案管理體系，從檔案材料的收集、整理、鑒定和保管入手，做到規(guī)范管理。規(guī)范檔案材料的收集工作，明確檔案材料入檔需要涵蓋的內(nèi)容，由專門的文書部門進行嚴格審核，材料內(nèi)容不全面、格式不正確、簽字手續(xù)不齊全則拒絕檔案入庫;規(guī)范檔案材料的整理工作，將收集的各類材料文件進行分類和編制科目，依據(jù)時間、種類、序列、重要性、主題等指標進行多維度匯編，提高材料歸檔和后續(xù)篩選查找的工作效率，尤其注意材料的整體過程中，需要保證檔案材料的完整性;規(guī)范檔案材料的鑒定工作，處于信息化大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)信息更新?lián)Q代瞬息萬變，檔案管理工作一定要保證時效性才能確保數(shù)據(jù)信息的精準度，例如員工檔案應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)人員變動進行實時更新，檔案材料的鑒定工作需要由專門的驗收部門進行材料信息的抽樣性調(diào)查，對失去價值和意義的材料進行定期銷毀處理;規(guī)范檔案管理的后續(xù)保管工作，保管較好的檔案存儲時間較長，需要檔案管理部門針對不同材質(zhì)的檔案進行分類存儲，尤其重要檔案一定要做好防蟲、防潮、防丟失等處理。合理規(guī)范檔案管理的每道工序，就能夠整體提高事業(yè)單位的檔案管理標準化水平。

2.3 加大經(jīng)費、政策等投入力度

首先事業(yè)單位內(nèi)的中高層管理者們應(yīng)需要意識到檔案管理對于組織發(fā)展的重要性，了解檔案管理信息化建設(shè)的必要性，加大在信息技術(shù)研發(fā)和軟件應(yīng)用方面的經(jīng)費投入和關(guān)注力度，借助大數(shù)據(jù)時代特色進行智能檔案管理工作，檔案管理部門意識到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理信息科，明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表，呼吁事業(yè)單位編制內(nèi)全員參與檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)工作中來，增加事業(yè)單位內(nèi)全員對于檔案信息化建設(shè)的關(guān)注度，將日常事務(wù)性工作與管理實踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)的信息登記壁壘，學(xué)習(xí)先進的信息管理模式和檔案管理理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

國家和政府在加大經(jīng)費投入的同時，要出臺有關(guān)信息保護法、網(wǎng)絡(luò)安全法等政策，從政策條文的角度，保護信息化背景下檔案信息的信息安全;與此同時，檔案管理相關(guān)工作人員需要不斷開拓創(chuàng)新，提高信息化系統(tǒng)的防盜能力和安全性能，避免系統(tǒng)漏洞，引進先進的數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息登記技術(shù)，提高信息分析篩查能力，進行合理篩選和評估，為事業(yè)單位的未來發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。

3 結(jié)束語

在當(dāng)今社會，檔案規(guī)范化管理對于時代的發(fā)展等而言，都是十分寶貴的文化物質(zhì)財產(chǎn)。針對事業(yè)單位的檔案管理工作，能夠充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，構(gòu)建學(xué)習(xí)型人才團隊，規(guī)范檔案管理各個工序，運用軟件，云空間等形式，將運營、數(shù)據(jù)、檔案等實施存檔，構(gòu)建一套針對性強、極具細節(jié)性、時效性高、規(guī)范統(tǒng)一的檔案構(gòu)建系統(tǒng)，能夠為我國現(xiàn)代化建設(shè)進程進行詳實記錄，實現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲和應(yīng)用，極大的提高了事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平。

參考文獻

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