檔案管理工作制度化、規(guī)范化的研究與對(duì)策

摘 要：檔案管理作為企事業(yè)管理的重要內(nèi)容，在推進(jìn)落實(shí)過程中，既要明確檔案管理的目標(biāo)和意義，同時(shí)也要根據(jù)檔案管理的具體特點(diǎn)，制定完善的檔案管理制度，提高檔案管理工作的制度化和規(guī)范化，使企事業(yè)單位在檔案管理過程中能夠取得積極效果，能夠推動(dòng)檔案管理工作的有效實(shí)施，為企事業(yè)單位的檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。因此，明確檔案管理的重要性，并根據(jù)企事業(yè)單位的管理特點(diǎn)和管理需要，做好檔案管理工作，使檔案管理工作朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展，對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)施具有重要影響。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度化;規(guī)范化;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.013

基金項(xiàng)目：2019年度廣西交通技師學(xué)院校內(nèi)一般課題“關(guān)于我院檔案管理工作制度化、規(guī)范化的研究和實(shí)踐”項(xiàng)目研究成果。

結(jié)合當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，檔案管理存在檔案資料零散、管理理念和方法滯后，以及缺乏科學(xué)系統(tǒng)管理規(guī)范等問題。在整個(gè)實(shí)施過程中，導(dǎo)致檔案管理工作難以跟上企事業(yè)單位的管理節(jié)奏，對(duì)企事業(yè)單位的正常經(jīng)營(yíng)管理工作產(chǎn)生的影響和制約。因此，正確分析檔案管理的現(xiàn)狀，并制定完善的檔案管理措施，對(duì)提高企事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，滿足企事業(yè)單位檔案管理要求以及推動(dòng)其事業(yè)單位檔案管理工作的有序進(jìn)行具有重要作用。

1 企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案資料零散

目前企事業(yè)單位檔案管理過程中，存在主的問題在于檔案資料零散，沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類管理。企事業(yè)單位的檔案資料類型多、資料類別雜，在具體管理中，既要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類，同時(shí)也要按照檔案資料的具體類別和內(nèi)容情況采取分類保管的措施，便于檔案資料的查找和調(diào)用。但是從目前企事業(yè)單位的檔案管理來看，檔案資料零散的問題較為突出，導(dǎo)致了整個(gè)企業(yè)在檔案資料管理過程中存在明顯的不足，尤其是黨員檔案管理與人事檔案管理存在兩頭整理，既影響了黨員管理工作的推進(jìn)，同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理的有效性方面存在瑕疵，影響了企事業(yè)單位的正常經(jīng)營(yíng)，特別對(duì)于一些較為重要的檔案資料[1]。例如：財(cái)務(wù)檔案、人事檔案和企業(yè)的資產(chǎn)檔案和基建檔案，在資料保管過程中，如果不采取有效的分類保管措施，將會(huì)嚴(yán)重制約其事業(yè)單位的發(fā)展。除此之外，企事業(yè)單位的檔案資料還體現(xiàn)在集中度差、資料的更新速度慢，整個(gè)檔案資料在存檔過程中面臨著一定的分類問題，使檔案資料在存檔過程中無(wú)法采取集中存檔的方式，客觀上造成了企事業(yè)單位在檔案管理工作中存在

問題。

1.2 管理理念和方法滯后

從目前企事業(yè)單位的檔案管理來看，除了存在檔案資料分散、管理難度大的問題，在管理理念和管理方法方面也存在滯后的現(xiàn)象，導(dǎo)致了整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理難以滿足管理要求，在管理的針對(duì)性和管理的全面性方面存在問題。目前企事業(yè)單位的檔案管理理念還停留在單純的檔案存檔的層面，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)檔案資料的作用和檔案資料的調(diào)用缺乏正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了企事業(yè)單位在檔案管理過程中，采取的檔案管理方法存在問題，既影響了檔案管理工作的開展，同時(shí)也導(dǎo)致了檔案管理在針對(duì)性和有效性方面存在問題。在部分事業(yè)單位的檔案管理過程中，僅僅重視檔案的存檔，沒有建立完善的檔案查找系統(tǒng)，導(dǎo)致的檔案在調(diào)用過程中存在較大的困難，既不利于檔案管理工作的開展，同時(shí)也導(dǎo)致了檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效調(diào)用，嚴(yán)重影響和制約了檔案管理工作效果。與此同時(shí)，在檔案資料管理過程中，沒有根據(jù)檔案管理的要求，采取現(xiàn)代化、信息化的檔案管理手段，甚至沒有現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)作為依托，導(dǎo)致了整個(gè)檔案管理在實(shí)施過程中，難以達(dá)到管理目標(biāo)。因此，如何轉(zhuǎn)變檔案管理理念，如何采用現(xiàn)代化的檔案管理方法，對(duì)整個(gè)檔案管理工作的開展具有重要影響。

1.3 缺乏科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范

對(duì)于檔案管理工作而言，檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，在具體管理過程中，對(duì)管理手段的規(guī)范性有較高的要求，既要結(jié)合企事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際和資料的特點(diǎn)制定有針對(duì)性的管理措施，同時(shí)也要保證檔案管理工作在開展過程中，在專業(yè)性和規(guī)范性方面達(dá)標(biāo)[2]。例如，企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、技術(shù)檔案以及人力資源檔案在管理過程中，必須要保證檔案資料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，做好檔案場(chǎng)所的建立，使檔案管理能夠按照檔案資料的保管要求，做好檔案管理工作。對(duì)于事業(yè)單位在檔案管理中，應(yīng)當(dāng)做好黨建檔案、人事檔案干部檔案以及企業(yè)關(guān)鍵信息檔案的保管工作，解決事業(yè)單位檔案管理問題，使整個(gè)事業(yè)單位在檔案管理的有效性方面能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。但是從目前企事業(yè)單位的檔案管理工作來看，還存在檔案管理規(guī)范性差和檔案管理缺乏規(guī)范系統(tǒng)的現(xiàn)象，導(dǎo)致了等整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理工作陷入到管理不善的境地，影響和制約了企事業(yè)單位的發(fā)展，使企事業(yè)單位在檔案管理過程中陷入到被動(dòng)局面。

2 企事業(yè)單位檔案管理工作的應(yīng)對(duì)策略

2.1 建立完善的檔案管理制度體系

基于企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際需要和檔案管理工作的特殊性質(zhì)，在檔案管理工作推進(jìn)過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析其事業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)和檔案資料的類別以及內(nèi)容的重要性，在具體管理中根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)和檔案管理的實(shí)施要求，制定完善的檔案管理制度體系，使整個(gè)檔案管理制度能夠在實(shí)施過程中具備一定的針對(duì)性和代表性，能夠按照檔案管理的具體要求和檔案管理的特征做好檔案管理工作，并在檔案管理的推進(jìn)過程中，依照檔案管理制度體系細(xì)化檔案管理措施。例如，對(duì)于企業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案資產(chǎn)檔案基建檔案以及企業(yè)的人力資源檔案進(jìn)行妥善保管，并針對(duì)不同的檔案種類，采取有針對(duì)性的檔案管理措施，既做好檔案資料的分類，同時(shí)也要根據(jù)檔案資料的特征進(jìn)行差異化管理。對(duì)于事業(yè)單位的檔案資料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)答案的類別采取有效的保管措施[3]。例如，對(duì)于黨建檔案人事檔案以及事業(yè)單位的管理資料檔案進(jìn)行分類歸檔和分類存儲(chǔ)，滿足檔案管理的實(shí)際要求，使檔案管理制度體系能夠在實(shí)施過程中得到細(xì)化，并做好檔案管理制度體系的落地。

2.2 更新檔案管理理念，創(chuàng)新管理方法

考慮到檔案管理的特殊性以及檔案管理的專業(yè)性，在檔案管理過程中，積極更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，是做好檔案管理的關(guān)鍵，也是滿足檔案管理在實(shí)施中管理要求的重要手段。在檔案管理中，考慮到企業(yè)單位和事業(yè)單位的差別，以及企業(yè)單位和事業(yè)單位對(duì)檔案資料的不同需求，在具體管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案資料的特點(diǎn)和檔案資料的內(nèi)容制定有效的管理措施。例如，對(duì)于企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案和基建檔案，應(yīng)當(dāng)采取分類存儲(chǔ)和單獨(dú)管理的方式，保證檔案資料按年份存檔，按時(shí)間進(jìn)行分類歸檔，并做好檔案臺(tái)賬的登記，保證檔案資料在調(diào)用過程中能夠達(dá)到快速查找和調(diào)用的要求，減少檔案管理的中間環(huán)節(jié)，使檔案資料在利用過程中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。對(duì)于事業(yè)單位的檔案資料，應(yīng)當(dāng)做好檔案資料類別的劃分。例如，黨建檔案、人事檔案和干部檔案，應(yīng)當(dāng)按照檔案資料的重要程度進(jìn)行標(biāo)記，并根據(jù)管理需要采取分類存儲(chǔ)的措施，按照重要程度和類別做好調(diào)用登記，使整個(gè)檔案材料在管理的準(zhǔn)確性和管理的針對(duì)性方面達(dá)標(biāo)。

2.3 建立檔案管理規(guī)范機(jī)制

考慮到檔案管理對(duì)企事業(yè)單位的重要性，為了做好檔案管理工作，在企事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)建立檔案管理規(guī)范機(jī)制，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的重要性和檔案資料的類別進(jìn)行標(biāo)記，并建立現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)，將所有的檔案資料進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)換，并采取信息化管理的方式，使所有的檔案能夠在電子系統(tǒng)中以具體類目的方式與體現(xiàn)，并通過類目的細(xì)分以及系統(tǒng)功能的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案資料的快速查找，對(duì)檔案資料的分類保管和提高檔案資料的管理效果，以及降低檔案資料的管理難度具有重要影響[4]。目前信息系統(tǒng)對(duì)檔案管理產(chǎn)生了直接影響，根據(jù)檔案管理的重要性以及檔案管理的具體要求，做好檔案信息系統(tǒng)的建立，對(duì)滿足檔案管理要求具有重要意義，按照當(dāng)前檔案管理目標(biāo)和檔案管理的內(nèi)容類別特點(diǎn)，在檔案管理中需要結(jié)合檔案管理的具體特點(diǎn)，做好檔案管理工作，以此達(dá)到檔案管理目標(biāo)。

3 結(jié)論

通過對(duì)企事業(yè)單位檔案管理工作的了解，檔案管理工作對(duì)檔案資料的歸檔、檔案管理理念、管理方法以及檔案管理的規(guī)范性有較高的要求。在具體管理過程中，既要明確檔案管理的針對(duì)性和檔案管理目標(biāo)，同時(shí)也要結(jié)合檔案管理的特點(diǎn)和檔案管理的具體特征，做好檔案管理工作。應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，并圍繞著檔案管理建立完善的檔案管理制度，并細(xì)化檔案管理方法，創(chuàng)新檔案管理手段并在檔案管理的規(guī)范性和檔案管理的制度化方面入手，使整個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理能夠取得積極效果。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

韋艷芳（1983-），女，壯族，廣西南寧人，大學(xué)本科，法學(xué)學(xué)士學(xué)位，講師，廣西交通技師學(xué)院，研究方向：心理健康教育、思政教育。