機關檔案管理人員的素質和能力提高探討

楊建強

摘 要：機關檔案管理是相關企業單位運行的重要內容，而機關檔案管理人員的素質和能力則在此工作中占有很大比重。提高檔案管理人員的素質，對于提高機關運行效率、減少決策失誤和降低運行成本具有重要意義。本文重點分析當前機關檔案管理工作中存在的問題和相關解決辦法，為相關工作者提供一定的幫助。

關鍵詞：機關檔案;管理人員;素質能力

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.016

黨和政府對機關檔案管理高度重視，當前信息社會的發展也對檔案管理人員的素質和能力提出了新的要求。檔案管理人員的良好職業道德、政治素養、嚴謹的工作作風、優秀的專業能力以及開拓創新意識都是提高檔案管理水平的必要條件，因此，提高管理人員的素質勢在必行。

1 機關檔案管理工作中目前存在的問題

1）相關單位重視程度不夠。一直以來，機關檔案管理一直被認為是一種很簡單的機械工作，只需要對相關資料進行審閱、分類，因此相關企業單位對這項工作的重視程度遠遠不夠。相較于此，相關機關更加注重行政決策、資源配置、財務管理等工作，對其他工作的需求進行了很多的資金支持、人員培訓和制度保障，但機關檔案管理方面的資金支持力度、人力資源、基礎設施遠遠不足以支撐這項工作的高效運行，并且十分缺少相關政策支持。

2）管理人員業務能力較弱。由于一直以來相關部門的不重視，對于機關檔案管理人員的要求便比較低，目前大多數機關單位的管理人員往往是一些機關其他部門退休人員、兼職工作者、實習生或者業余工作者，這些人大多從來沒有接受過相關的系統的檔案管理知識的培訓。因此管理人員大多知識儲備不足、業務能力較弱，只能進行一些簡單的建檔、存檔的工作，而對于檔案中信息的獲取和整合以及重要信息的傳播等則不敏感，這樣很容易導致信息的滯后，從而影響機關的決策效率和決策的正確性。因此，相關部門加強對管理人員的知識培訓、促進其業務能力的提高至關重要。

3）檔案管理信息化水平低。當今科學技術快速發展，信息化水平大大提高，很多工作領域人工智能已經開始逐漸取代人力勞動，即便如此，檔案管理工作領域對此依舊沿用傳統工作模式，很多機關還在使用傳統的手動檔案分類，并且還有許多檔案被保存在發黃的紙張中，沒有進行數字化存檔，或者即使有機關注意到數字化信息化的運用，但由于管理人員綜合素質低、能力弱，并不能很好地適應數字化管理在實際工作中的運用，從而導致檔案管理整體信息化水平低下。

2 提高機關檔案管理人員的素質和能力的重要性

1）機關運行的重要環節。機關單位的運行由管理、決策、執行等環節構成，檔案管理在其中是至關重要的環節，它起到信息的收集、整理、分類、傳播等作用，重要檔案甚至對決策起決定性作用。例如，國家財政收入和財政支出的管理，需要的是分毫不差的、精確的數字，需要檔案管理人員擁有極強的政治素養、高超的業務能力和熟練運用信息化技術的能力，這樣才能確保國家財政安全和民生

穩定。

2）服務社會的現實需要。機關檔案管理首先服務于機關運行，機關的高效無誤運行最終還是為了做出正確決策、合理配置社會資源，確保社會各領域工作正常有序進行，整個過程就像一個有序運行的精密儀器，某個環節的失誤很容易導致信息的缺失、社會的紊亂，而機關檔案管理人員的素質和能力的提高是這一過程完整進行的重要保障。例如2020年高考招生工作，各大高校需要準確收集各省份學生的投檔信息，對整個錄取流程進行嚴格把控，如若檔案管理出現失誤，則會導致錄取結果的不公平。因此，檔案管理工作緊密聯系社會，提高檔案管理人員的素質和能力是服務社會的現實需要。

3 提高機關檔案管理人員的素質和能力的策略

1）建立健全相關制度體系。每項政策的執行都離不開完整制度體系的保障，相關部門領導應該加強對檔案管理工作的重視程度，建立健全相關制度體系，制定一套完整的提高管理人員素質的方案。第一，提高檔案管理人員入職要求，整頓原有的管理人員隊伍，將其替換為具備更高業務能力的專業人員，培養高素質管理人員隊伍;第二，加大檔案管理工作資金投入力度，為相關檔案管理工作配備電腦等;第三，完善基礎設施建設，為檔案管理人員提供更加寬敞整潔的工作環境;第四，設置定期培訓機構，不斷更新管理人員知識儲備，以便更好的適應更高水平的檔案管理要求;第五，借鑒國外相關經驗，加速提高管理人員素質的進程。

2）加強人員專業知識培訓。機關檔案管理人員素質能力低下的關鍵就在于其專業知識水平缺乏，加強其理論知識的學習這一過程必不可少。第一，強化管理人員政治理論學習，確保其在檔案工作中堅定不移地堅持黨的領導，堅決貫徹黨中央的原則和政策方針;第二，加強管理人員檔案知識的鞏固學習，讓檔案工作者都具備過硬的知識技能，成為滿足國家需求的精英骨干;第三，加強信息技術知識的傳授和數字化管理的應用能力，適應當今對檔案管理工作不斷提出的新需求，確保管理隊伍有優秀的應對新的管理要求的能力。

3）提高管理人員創新意識。知識儲備豐富、專業技能過硬是管理人員理應具備的條件，但如今國家對創新型人才的需求越來越迫切，檔案管理人員作為和政治以及社會緊密聯系的工作者，更應該積極主動響應國家號召，提升自主創新意識，在日常的檔案工作中變被動工作為主動貢獻服務，除了熟練掌握收集信息和整理信息的技術外，更應該主動搜集信息，尋找對機關工作和對社會有利的信息，并且練就過濾無關信息和垃圾信息的本領，提高檔案管理的質量。而對于相關機關部門，提高管理人員創新意識則需要創造一定的競爭環境，施予管理人員壓力，例如可以經常進行檔案質量的檢查、擬定相關課題進行信息搜集整理的比賽等，通過外界壓力提醒管理人員創新意識的重要性，促使其在日常工作中注重創新能力的提升。

4）加強利用現代化信息技術。現代化信息技術的應用在當今社會十分廣泛，檔案管理人員應該認識到掌握信息技術使能力的重要性，尤其是互聯網在這一過程的使用，它是當今傳遞信息最快的工具，能夠讓檔案管理人員及時收取有效信息，確保信息的準確性、真實性、有效性，畢竟當今世界信息爆炸，信息量的獲取往往超出人腦可以接受的范圍，現代化信息技術在檔案管理中的使用便具有重要意義。

4 結束語

如今信息的獲取渠道不同以往，機關檔案管理人員的素質能力的提高不僅是國家的需要，也是時代的要求，而要完成這一要求，離不開相關部門的重視、相關制度體系認證完善、資金的大量投入、基礎設施的完善、對管理隊伍的建設和完善以及管理人員專業知識的培訓和政治素養的提升，并且現代化信息技術建設在這一過程中也發揮了至關重要的作用。希望本文的以上內容能夠為相關工作者提供幫助，從而促進我國機關檔案管理人員素質的進一步提升。

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