如何做好醫院文書檔案管理工作

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摘 要：醫院文書檔案包括醫院往來公文、會議紀要和協議合同等多項內容，通過提高醫院文書檔案的管理工作能夠推動醫院可持續發展。就當下醫院文書檔案管理工作來看，管理效果并不理想，作為工作人員應當創新傳統的文書檔案管理方式，最終提高醫院文書檔案管理質量。本文就如何做好醫院文書檔案管理工作進行探討，希望能夠實現醫院現代化管理目標。

關鍵詞：醫院;文書檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.017

醫院文書檔案管理工作作為醫院管理的重要內容，對于確保管理質量提升有著十分重要的意義，在新時代的背景之下，醫院文書檔案管理工作意味著應當滿足更高的工作要求，作為管理人員應當創新傳統的管理觀念以及模式，不斷提高文書檔案管理的質量和效率，最終推動醫院管理的可持續發展。

1 醫院文書檔案管理工作現狀

1.1 管理強度不夠

當下盡管信息技術已經被廣泛的應用于各行各業之中，然而并沒有發揮計算機技術的應有作用，在實際應用的過程中也存在很多問題。首先，醫院在將信息技術應用于其中的過程中，僅僅是將管理技術局限于一個方面，通過采用單機操作的模式來滿足醫院信息管理的需求，并沒有考慮到整體的文書檔案管理工作，使得各個消息在傳遞的過程中存在一定的滯后性，進而嚴重影響了信息化管理的時效

性[1]。在當下醫院文書檔案管理工作的過程中，整體效率不高，雖然信息化技術已經在管理過程中得到了廣泛的應用。然而由于應用深度還有待提升，與之相對應的管理技術也有待豐富，一些醫院甚至仍然采用傳統的管理模式，這也導致醫院文書檔案管理信息化水平不高，在文書檔案管理工作推進的過程中往往會出現由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了文書檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術應用于文書檔案管理的過程中，由于信息技術的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發布以及信息管理，不會運用信息技術加強文書檔案的溝通和交流，這些都會直接影響醫院文書檔案信息化管理工作的質量和效率。同時，在信息化管理的過程中工作人員的素質水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術，因此也不了解各種先進的信息化管理方法，嚴重影響了整體的管理效率。

1.2 文書檔案執行力度不足

由于當下醫院的文書檔案管理工作并沒有設置專業的工作人員對文書檔案進行管理，通常是由工作人員進行歸檔整理。然而通過調查，我們發現很多工作人員并沒有進行專門性的文書檔案培訓工作，這也使得工作人員在進行文書檔案整理時不能夠滿足文書檔案管理對于專業性的需求，造成文書檔案管理存在文書檔案歸檔不符合實際，要求不規范等問題。與此同時，工作人員在進行文書檔案管理的過程中，由于缺乏與之相對應的制度執行規范以及操作標準依據，這也使得工作人員在進行文書檔案管理的過程中存在執行力不足的情況，不能夠對文書檔案進行及時的整理以及收集，對最終的歸檔工作造成影響。除此之外，目前并沒有針對文書檔案管理制定與之相對應的法律法規，這也使得文書檔案管理工作在具體實際執行的過程中缺乏法律法規指導，并不能夠將法律法規作為最終的執行規范，不能夠確保文書檔案管理工作最終的工作質量以及效率水平。醫院文書檔案管理工作對于推動醫院的可持續發展有著十分重要的作用，因此管理人員的個人能力以及綜合素養也應當跟隨文書檔案管理工作的開展而不斷豐富。在信息化時代背景之下，作為管理人員應當合理應用信息化技術，提高醫院文書檔案管理工作的效率，通過推動文書檔案管理方式以及內容的改革，從而提高管理質量[2]。

2 醫院文書檔案管理對策

2.1 完善管理制度

由于文書檔案行業具有一定的復雜性，因此對于文書檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過將信息技術應用于互聯網時代文書檔案管理的過程中，不僅僅能夠幫助醫院獲得良好的管理效果，同時也能夠推動醫院的可持續發展，通過將信息化的管理模式應用于其中能夠幫助文書檔案信息工作的有效開展。通過構建一個信息化的平臺也能夠方便醫院的各個部門展開更好的溝通和交流，最終實現信息共享[3]。為了能夠使得各個部門的工作人員能夠更快地獲取信息，提高文書檔案管理的效率，通過運用信息平臺能夠對信息進行歸納處理。其次，在互聯網時代醫院發展的過程中一定要遵循規章制度，從而保障施工的有效性，只有構建完善的制度，才能夠確保互聯網時代文書檔案管理工作的有效開展，因此想要在互聯網時代背景之下更好地推進互聯網時代背景下文書檔案信息化管理，應當制定一個科學有效的管理制度，從而保證各項工作的順利推進。

2.2 做好信息共享工作

為了確保醫院文書檔案信息管理工作的有效性，應當對當下的資源進行構想，在內部平臺，加大各個部門之間的溝通和協調，從而實現信息共享。由于當下我國在信息化管理這一方面還不夠成熟，導致部門之間溝通不暢，降低了工作效率，因此我們可以建立一個統一的管理系統，最終實現辦公的統籌合理性[4]。其次，為了進一步實現信息共享可以設立一個獨立于系統之外的平臺，通過對文書檔案進行信息化管理分類之后再進行共享，這樣也能夠便于工作人員對想要的文書檔案信息進行查詢以及上傳。作為文書檔案管理部門也應當建立與相對應的規章制度，通過鼓勵引導工作人員對文書檔案信息進行共享，提高資源的利用效率，從而創造更多的文書檔案價值，同時也應當加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進行標注，方便工作人員進行查詢以及整理[5]。

2.3 樹立科學的管理觀念

在社會不斷發展的背景之下，作為管理人員應當始終緊跟時代發展的步伐，樹立科學的文書檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動醫院的可持續發展，使得文書檔案管理滿足社會實踐發展的需求。在對文書檔案進行管理的過程中，作為工作人員應當明確文書檔案管理的職責以及目標，通過落實各項工作制度，嚴格規范管理工作的執行，充分發揮自身的職責，最終保證文書檔案管理的實際效用，完成文書檔案管理目標。與此同時，作為管理人員應當充分注重文書檔案管理這一工作，并且嚴格將文書檔案管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，充分激發工作人員的積極性。在文書檔案管理的過程中提高信息化建設水平，對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義，因此醫院可以結合自身的實際情況，建立與之相對應的管理系統，例如通過構建局域網絡，實現各部門之間的信息資源共享，這也方便工作人員對信息數據進行更新，通過建立與之相對應的數據庫以及電子文書檔案在提高工作效率的同時也能夠推動醫院管理的可持續發展。

3 結束語

綜上所述，提高醫院文書檔案管理的工作效率不僅僅能夠確保管理工作的水平，同時也能夠推動我國醫療事業的現代化發展。作為工作人員可以通過創新管理意識，應用信息化手段等方式，確保檔案管理工作的質量。

參考文獻

[1]林寫意.論檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的措施[J].傳媒論壇，2020，3（17）：106+108.

[2]鬧爾吉曼.淺談醫院文書檔案管理的數字化建設策略[J].醫學食療與健康，2020，18（13）：172+174.

[3]莊淑敏.醫院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策[J].辦公室業務，2020（07）：191-192.

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[5]葉曉韻，馮天明.“雙軌制”管理——醫院文書檔案管理創新的多元化舉措[J].蘭臺內外，2020（01）：25-26.