信息技術在燃氣企業檔案管理中的應用

袁佳鳳

【摘要】信息技術的發展對社會生活中的很多行業和部門都產生了影響，推動各行各業進行改革和創新，傳統的工作流程和方式都被信息技術改變了，一些行業中甚至出現了顛覆性的變化。在檔案管理領域，信息技術的發展也對檔案的管理工作產生了很大的推動作用，提高了檔案管理的質量和效率，起到了正面的、積極的效果。在本文中，筆者將結合自己在工作中的實際經驗和技巧，談談信息技術在燃氣企業檔案管理中的應用。

【關鍵詞】信息技術? 燃氣企業? 檔案管理

引言：信息技術的發展為近十年來人們的生活和工作帶來了十分顯著的變化，它為人們的生活提供了便利，為社會生活中的各行各業帶來了革新。現在，信息技術幾乎涵蓋了社會生活中的所有行業，檔案管理領域也是其中之一。現代化的檔案管理隨著社會發展的腳步標準越來越高，程序越來越嚴格，傳統的檔案管理制度和方式已經不滿足現代化檔案管理的需要。當今信息化的檔案管理手段采取了更科學合理的方式來進行檔案管理，這極大的加強了檔案管理的效率，還可以方便的實現檔案館藏資源的共享，為企業的宣傳和發展提供了支持。

一、燃氣企業檔案管理運用信息技術手段的重要性

燃氣企業對檔案管理的要求屬于比較高的類型，它要求檔案的保存具有真實性、可用性還需要取用具有效率性。建立信息化的檔案管理工作，也就是建立一個檔案管理平臺，將所有檔案進行電子化與數字化，能夠使檔案的管理相比傳統方式更具效率性。檔案文件的寫入和提取都能在短時間內完成，檔案工作的正確性據此也會有所提高。企業使用檔案時也會注重實用性，也就是能否在短時間內快速的提取到自己需要檢索的信息。燃氣企業的檔案從量上說時十分巨大的，傳統的檔案管理工作應對如此巨量的檔案捉襟見肘，即使能夠最終取用到自己所檢索的信息，但是所耗費的人力物力及時間成本是巨大的。現代化運用信息技術的檔案管理工作具有輕松定位、方便取用的特點，甚至能夠將相關信息一同呈現在檔案檢索人的面前，節約了時間提高了效率。另外，現代化的檔案管理平臺還能夠輕松實現資源共享，實現企業上下級之間的對接，實現檔案管理的自動化，為企業決策提供必要的支持。

二、信息技術在燃氣企業檔案管理中的應用

信息技術在燃氣企業檔案管理中的具體應用分為兩個方面，一方面是檔案管理電子平臺的建立，另一方面是組織一個具備電子化檔案管理經驗和能力的人才隊伍。

（一）建立檔案管理電子平臺

燃氣企業可以通過招投標的方式聘請有能力建設檔案管理電子信息平臺的企業為自己創立這個平臺。在建立完成之后，要注意將該平臺連接OA辦公平臺，完成檔案管理和OA管理的對接。之后要注意將檔案管理電子信息平臺與GIS系統進行連接，這兩步的連接能夠將燃氣公司現有的經營、人事管理和檔案管理全部電子化，實現一部到位的效果，最終實現了燃氣企業檔案管理工作全面的信息化、高效化與資源共享。

（二）建立檔案管理人才隊伍

檔案管理工作的更新換代要求檔案管理人員知識的技能的更新換代，這就需要一群具備專業信息技術化檔案管理知識的人才從事配套的管理工作。這一部分人員可以從社會上進行聘請，也可以對原有的檔案管理人員進行技能培訓。一些和檔案管理進行對接的部門人員，也可以進行相關的培訓工作，培養成為懂得檔案管理的業務人員。在社會聘請方面，不僅可以考慮全職人員，也考慮聘期相關的檔案管理團隊，以勞務派遣的方式降低企業的用人成本，更高效的進行檔案管理的工作。

在檔案管理工作實際運行之中，要注意保持各人員之間的協調和穩定性，這有助保持檔案管理工作的保密性，而保密性也是檔案管理工作的一個重要的特征和要求。

三、信息技術在燃氣企業檔案管理中的優勢

信息技術的使用可以強化對檔案管理的監控和檢查。一旦形成了檔案材料的數字化，那么在整個檔案管理的流程中，燃氣企業的相關部門領導可以隨時在流程化的檔案管理工作之間進行檢查和監控，以達到檔案管理的制度化和專業化，避免出現各種問題。除此之外，信息技術在燃氣企業檔案管理中的優勢還在于集成化的檔案管理。比如對特定檔案的標記和記錄，這樣檔案管理人員就能更方便的進行檔案的尋找和提供，綜合提高了檔案管理的效率。在歸檔時，檔案管理系統也可以做到自動化歸檔流程，不用檔案管理人員進行手動歸檔，可以在流程中設定檔案管理人員手動確認環節，這樣既保證了效率，減輕了檔案管理人員的工作，又能讓準確性得到保障。電子化的檔案系統還能夠實現備份、自動編制、資源一鍵共享等功能，減少人為因素的干涉，降低了檔案丟失和篡改的風險性。

電子化的檔案管理系統具有很多優勢，可以將管理流程固定，減少了很多人力成本。流程的固定也能增加效率，不論是整理還是記檔工作都會變得程序化，降低了檔案管理的難度和錯誤率。總之，信息技術在燃氣企業檔案管理中的優勢體現在人力成本、安全性、減少認為干涉性、提高效率等檔案管理工作中的方方面面。

四、結束語

檔案管理工作不僅是企業管理中的重要組成部分，也是燃氣企業需要重點關注和改革的部分。傳統的檔案管理方式已經不適合目前燃氣企業的檔案管理需求，需要企業運用信息技術的手段對檔案管理工作進行革新。這種革新不僅是必要的，而且是必須的，它將保證燃氣企業的檔案管理工作的實用性和效率性。電子化的檔案管理具備很多傳統檔案管理所不具備的優勢，它能夠將檔案管理的工作流程化、程序化，減少其中的人為干涉因素，降低檔案被改寫、篡改和丟失的可能性，提高檔案管理的安全性。同時流程化的檔案管理工作也能夠減少人力成本，降低檔案管理的難度。最重要的，一個電子化的信息平臺能夠提升檔案管理的效率，滿足企業的需求。

參考文獻：

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