簡述基層檔案現代化管理存在的問題及對策

楊天軍

摘 要：在日常工作中，探索基層檔案管理現狀，積極尋求解決方案，可以更好地促進基層單位檔案管理。基層單位的文件檔案管理工作也要改變傳統的管理模式，結合現代技術，優化文件檔案管理方法，提高文件檔案管理工作的現代化水平。本文簡述基層檔案現代化管理存在的問題及對策，希望能為檔案管理現代化提供幫助。

關鍵詞：檔案管理;信息技術;現代化;基層

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.048

信息技術的發展使許多行業的辦公環境發生了巨大的變化。傳統的手工管理文件檔案已基本消除，電子辦公已成為主流。檔案管理現代化是市場經濟背景下的檔案管理新模式。其工作不僅強調了檔案管理水平，增加了檔案信息的存儲，而且促進了檔案在更多的社會領域發揮巨大的作用。并具有很大的現實意義。因此，基層單位應加強現代檔案管理建設，探索和研究如何有效實現基層單位檔案管理現

代化。

1 檔案管理現代化概述

1）檔案管理方法的現代化內容。檔案管理現代化是一項綜合性內容，包括檔案管理方法，管理組織，管理理念和管理設備的現代化。這里我們主要強調管理方法的現代化，其他方面暫不討論。所謂檔案管理方法的現代化，主要是指在檔案管理工作中引入計算機技術和信息技術等先進技術，以提高管理水平和效率的各種手段。

2）檔案管理方法現代化的內在要求。一是管理方法的市場化。在檔案管理方式現代化中，應徹底轉變計劃經濟下的管理觀念，將現代市場管理機制引入檔案管理，使檔案管理從競爭，激勵，風險等方面發生轉變。二是管理的科學化。在檔案管理中采用科學的方法，按照管理科學的程序，對經濟，技術，科學和管理環節需要統一協調的事物制定標準，并按標準進行統一的活動，以獲得最佳的秩序和最佳的效果。三是技術的自動化。根據我國的經濟形勢和技術實力，人工操作和自動化將在一定時期內繼續存在。有些環節，即使自動化達到較高水平，仍然需要做人工輔助工作，這是由檔案管理的性質決定的。

2 提高檔案管理現代化水平的必要性

一是加強信息資源的整合和利用。許多企業和組織沒有及時整合和存儲信息材料。這些材料的獨特性和有效性對今后工作的開展起著承上啟下的作用。將科學技術應用于檔案管理，提高檔案管理的科學化水平，可以很好地保存這些材料，有效地整合這些材料，使數據的保存更加安全。能更好地發揮其應有的作用。二是促進文件檔案管理工作便快速化與效率化。現代技術的應用給國家和社會的發展帶來了迅速的變化。通過現代管理技術的推廣，許多繁瑣的工作變得更加方便。工作內容變得簡單，工作效率也有了明顯提高。文件和檔案的科學管理，使數據和信息的存儲，分類和查詢變得規整，保存或使用查詢更加快捷方便。

3 基層單位文件檔案管理存在的問題

1）工作人員綜合素質較低。檔案工作者最重要的是專業素質。員工的專業知識，技能和職業素質水平也決定著檔案的質量。這需要文件管理人員掌握一些基本的計算機技能和收集和處理數據的能力。目前，許多單位檔案工作人員大多是兼職人員，而不是專職人員，這導致檔案工作人員除了做好自己的工作外，還要處理復雜的檔案材料，這必然會導致手工操作的錯誤。

2）檔案管理方式過于落后。隨著現代科學技術的發展和進步，許多計算機處理技術，文字處理技術，信息收集技術等已被應用于文件的收集和處理工作，文件的保存已脫離紙化，增加了數字資料，聲音資料，圖像資料等的保存形式，改變了傳統的文件管理工作方式。但是，現階段這種管理方式還沒有應用到實際業務中，很多基層事業單位都采用了收集最原始、最簡單的文字，人工處理、總結的作業方法，不僅影響了文件管理業務的效率，還影響了文件管理的近代化

進程。

3）檔案檢索系統不健全。檔案整理歸檔是為了方便后期檢索查詢。科學的檢索系統對于檔案的使用和查詢至關重要。然而，目前一些基本單位存在文件檢索系統不完善的問題。目前主要有兩種檢索方法，即手工檢索和計算機檢索。計算機檢索比手工檢索有許多優勢，但許多基層單位仍然采用手工檢索，不僅效率低下，而且費時費力。

4）檔案管理工作的信息化建設落后。目前，我國開發出了許多有關文件管理的軟件，但是這些軟件非常復雜，雖然很多企業和企業用的軟件是不一樣的，但是因為沒有一個統一的標準，很多信息的方式不能實現資源共享，現在的檔案管理軟件也跟不上科學技術發展的速度，很多機構運用的軟件比較落后，還有一些低端的軟件反復建設和使用，嚴重阻礙了檔案管理科學化的發展。

4 基層單位文件檔案管理的現代化路徑探索

1）豐富檔案管理的方式。為進一步加強基層單位檔案管理質量，提高工作效率，首先要改變傳統單一的管理模式，運用先進的科技進行多元化管理，最終實現信息化，數字化，虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式，可以擴大基層機構男女存儲總量，也大大減少單位庫存空間，無紙化檔案管理可以簡化查閱流程，使單位之間文件的傳遞和流轉更加方便，以便更好地開展聯合工作。

2）完善檔案管理信息化系統建設、加強資源的共享。在建立和完善檔案管理信息系統的同時，也要重視系統各個環節的資源共享。首先，檔案管理信息系統的建立不是一蹴而就的，而是需要長期的堅持。在這一過程中，還必須保證信息化檔案管理的科學性和合理性。還需要進一步加強檔案管理信息系統之間的各種資源共享，使檔案管理的發展得以充分開展。檔案管理信息，通過系統建設和資源共享，可以使信息數據更好地管理和應用。

3）增加投入力度，加強管理意識。文件管理的近代化需要資金和設備等物質基礎。因此，為了推進文件管理的現代化，各機構需要注意以下幾點。第一，各方面應擴大設備和資金投入，培養優秀人才，將記錄管理現代化納入單位規劃，及時評估。第二，各級領導，特別是檔案管理者的領導，要定期進行業務報告，把握檔案業務的狀況，及時發現并解決問題，為以后的檔案管理打下基礎。第三， 做好檔案經費預算，做好檔案信息化建設，檔案維護和應急措施等費用，需要重點保障。

4）培養高層次專業管理人員。針對目前檔案管理隊伍中高級專業管理人員的不足，應采取多種方法和方式，培養大量高水平的專業管理人員。現代檔案管理企業需要大量具有豐富經驗，理論與實踐，計算機信息技術等知識的復合型人才。因此，應注重選拔和使用具有復雜知識和技能的高水平專業檔案管理人員，融入現代檔案管理團隊。此外，還應加強在職人員的素質和技能。并幫助一線檔案管理人員提高技能，素質和素養。

5 結束語

檔案管理是基層單位的重要組成部分之一。基層單位必須充分重視檔案管理，通過摸索和借鑒先進管理經驗，借助現代信息技術，加強文件檔案信息化工作，建設科學的檔案管理信息平臺，推進檔案管理現代化進程，進一步促進基層單位不斷發展。

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