關于OA時代文書檔案質量前端控制的思考

摘 要：現(xiàn)代OA系統(tǒng)應用為文檔一體化管理提供了平臺也帶來新的思考，前端控制思想與手段能有效提升文書檔案質量和管理水平，本文闡述了在現(xiàn)代OA辦公環(huán)境下，前端控制在文書檔案管理工作中的意義和方法。

關鍵詞：OA;文書檔案;前端控制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.065

文書和檔案是文件生命周期的不同階段，文書是檔案的來源，文書工作是檔案工作的基礎。在計算機信息技術高速發(fā)展的今天，OA系統(tǒng)快速推廣普及，提升了政府部門、企事業(yè)單位協(xié)同、管理、決策的效率和服務水平，為文檔管理一體化提供了實現(xiàn)的平臺和紐帶，也為文書檔案質量的前端控制提供條件。

1 文書檔案前端控制的概念

文件是檔案的前身，文件質量的好壞直接影響檔案的質量，高質量的檔案建立在高質量的文件之上[1]。所謂“前端控制”，是指在文書檔案管理工作中，將檔案工作提前到整個文件生命周期的時段，即文件形成階段。是將檔案管理工作整體規(guī)劃、眼界放前、業(yè)務環(huán)節(jié)提前、過程監(jiān)控的一種管理思維或理念[2]。

2 文書檔案前端控制的意義

文書檔案不像科技檔案，能通過工程尾款、項目驗收等有效手段來控制檔案形成質量與歸檔質量，雖有制度，由于沒有手段，考核也常常流于形式，很難控制好進館檔案的質量[3]。在政府部門、企事業(yè)單位行政管理中，檔案部門作為服務部門而非權力部門，其約束作用有限，加之檔案工作多具有非核心、滯后性、被動性的特點，檔案部門工作人員在后期對檔案中發(fā)現(xiàn)的問題往往無能為力。因此通過前端控制提升文書檔案質量具有現(xiàn)實意義。

2.1 實現(xiàn)文件生命周期全流程管理

在傳統(tǒng)紙質文件時代，從文件到檔案的管理過程受到文件的實時價值、服務對象、保管場所和管理方式影響，在管理當中被階段性劃分;進入OA時代，這些銜接界限被模糊，管理文件生命周期運動全流程是一個整體、系統(tǒng)的工程，因此，將前端控制的思想注入文書檔案管理工作，能有效監(jiān)督文件發(fā)展過程的每一環(huán)節(jié)，控制文書檔案的質量，保證檔案的齊全完整和真實有效。這就要求把參與文書檔案管理工作的全線人員和工作有機銜接在一起，同時對文書檔案的生成質量承擔一定的責任，各自從不同的角度去把握，共同管理從文件到檔案的全過程。

2.2 保證文書檔案規(guī)范化

從文書到檔案，其發(fā)展軌跡是一個順向運動的過程，文書作為政府部門、企事業(yè)單位日常工作的重要工具，是檔案的來源與基礎。提前介入文書檔案管理的前端階段，從文件起草環(huán)節(jié)開始，嚴格進行文件形成過程和歸檔過程的規(guī)范化控制，文書檔案的規(guī)范化程度自然能得到保證。

2.3 維護文書檔案信息安全

區(qū)別于紙質文書檔案信息與載體安全一體，僅需在后端檔案保管利用階段保證檔案的實體安全、借閱利用手續(xù)的規(guī)范;在OA時代，大量的文件是以電子文件的形式存在的，電子文件具有易篡改、易復制、難修復、易損毀等特點，只有提前介入文書檔案的前端工作，從源頭把控OA系統(tǒng)的信息管理權限，過濾和規(guī)避工作秘密泄露的風險，才能有效保障行政管理工作正常運轉，維護單位合法權益和文書檔案信息安全、保證其真實性和有效價值。

2.4 避免檔案部門的重復勞動

文檔工作的分割和歸檔工作滯后會導致由于前期文書管理工作不到位，給后續(xù)檔案工作帶來不便，影響檔案管理利用效率的問題。前端控制的理念借由OA系統(tǒng)，將檔案管理思想融入文書管理工作中，可充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一文書檔案歸檔標準與規(guī)范，真正實現(xiàn)文檔一體化管理，避免檔案部門的重復勞動。

3 前端控制理念的應用方法

3.1 納檔案管理思想入OA流程設計

文書檔案的有效前端控制依托于科學的OA系統(tǒng)流程，只有在設計之初，建立目標管理體系，將檔案管理的需求分析和文件生命周期各個階段的管理要求納入其中，才能從根本上實現(xiàn)文書檔案的前端控制，維護檔案的原始性，不受個體意志的個性化影響。

3.2 建立文書、檔案管理統(tǒng)一標準

通過將檔案管理工作提前介入文件的形成、運行和歸檔階段，統(tǒng)一文書檔案立卷歸檔各要素標準，對文件的內容撰寫、公文格式規(guī)范、審批辦理流程、歸檔分類排序、著錄信息完整度甚至紙張克數(shù)、裝訂位置、排版美觀程度、用印質量等前期步驟進行把控，從制度層面予以標準化，可以打破文書與檔案之間的標準壁壘，大大提升檔案質量和檔案管理工作效率，從而實現(xiàn)文檔管理的系統(tǒng)化。

3.3 文件預歸檔

在紙質檔案歸檔工作中，檔案工作人員一次性收集上一年度的全部文書，量大而凌亂，需要認真檢查每一份文書內容是否齊全完整、審批程序是否完備，然后逐份整理、鑒定、去訂、編頁、分類、排列、編目、歸檔，是一項費時費力的繁瑣工作。OA系統(tǒng)的應用實現(xiàn)了文件實時在線歸檔，在文書檔案各要素標準化的前提下，文書管理人員在文件辦理完畢后，可根據(jù)統(tǒng)一的歸檔標準，實時將單份文件進行預歸檔，完成文書檔案的收集和初篩工作。文件的預歸檔能有效地將文書檔案的鑒定工作化整為零，極大提升歸檔工作效率，其及時性還能減少歸檔文件遺漏和丟失。

參考文獻

[1]張琳.前端控制在檔案中的運用[J].蘭臺世界，2015（6）：83.

[2]顧文婷.企業(yè)文書檔案管理需要前端控制思想[J].陜西檔案，2014（3）：35-36.

[3]金波虹.前端控制思想在文書檔案管理中的運用[J].云南檔案，2010（5）：8-9.

作者簡介

梁田莊（1991-），女，漢族，海南海口人，本科，助理館員，研究方向：文書檔案管理。