淺談企業全宗卷的編寫

摘 要：全宗卷是在管理檔案過程中產生的檔案，它記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位和全宗的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。通過建立和不斷補充完善全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研等方面的情況，對檔案管理具有十分重要的意義。每個單位檔案室均應建立全宗卷并且規范編寫。本文從全宗卷的定義、作用、內容構成以及編寫過程中需要注意的問題，結合自己的工作實際談一些心得，以供參考和交流。

關鍵詞：全宗卷;存在問題與注意事項;完善編寫措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.029

1 全宗卷及其內涵

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。

全宗卷是對一個全宗單位各個方面的綜合概述，能綜合、系統、整體地反映出機構演變歷程和各方面的情況，補充了檔案單一、不系統的缺點。每個單位檔案室均應建立全宗卷并規范編寫。

按照檔案管理規范所講，全宗卷應包括幾項內容：全宗介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統計類、檔案利用類、新技術應用類。具體內容各立檔單位應根據自己的具體業務來編寫，參照規范。

2 編寫全宗卷存在的問題及規范化管理注意事項

2.1 存在的問題

1）重視程度不夠。編寫人員對此項工作認識不足，有的編寫人員連需要編寫的全宗卷內容都不清楚，對如何去收集這些資料不了解，對于企業全宗卷編寫重要性更是沒有意識到[1]。有的單位，雖然建立了全宗卷，但是在后期編研時，沒有對全宗卷開展完善和補全工作，因而不能夠全面反映全宗卷內容。

2）編寫質量不合格。編寫全宗卷時，沒有按照全宗卷的要求來編寫，因此在編寫質量上無法過關[2]。有的時候在編寫全宗卷內容時，資料沒有顯示出處，而編寫人員責任心不夠強，對細節問題沒有深究，對資料出處沒有深入考慮，把現有的一些資料直接編寫到全宗卷里，應付了事，自然也不可能編寫出高質量的全宗卷。

3）沒有養成好的工作習慣。企業全宗卷在管理時采用的是動態管理方法，這種管理模式要求工作在平時就要認真開展[3]。但有些人在對檔案進行鑒定、整理、保管、利用、編研等工作中未養成收集、形成、積累和詳細記錄的習慣。到需要利用的時候或者上級檔案管理機構檢查的時候才臨時“抱佛腳”，匆忙上陣，質量可想而知。

2.2 規范化管理的注意事項

1）引起重視，加強意識。檔案編寫管理中要求領導和具體工作的人員都要重視檔案建設的重要性。在制訂的檔案人員職責范圍時，要明確完善檔案內容和保證檔案編寫質量。檔案管理人員在平時的工作中要注意對資料的收集，要形成積累的習慣，不斷對卷宗內容補充和完善，使企業的全宗卷能夠反映出歷史全貌。

2）加強對檔案管理人員系統化培訓，提高檔案人員素質。某些單位沒有專職的檔案管理員，檔案工作是由其他部門人員兼任，并不具備專業技術，再加上企業對于檔案工作的忽視，使得檔案人員并沒有全宗卷這一概念，僅限于對資料的簡單整理和保管。針對這類問題，首先要加強企業及管理人員全宗卷意識，并且通過專業培訓使其了解到全宗卷存在的意義與編寫方法，提高全宗卷的應用質量與應用效率。

3 完善全宗卷編寫的相關措施

企業編寫的全宗卷是否有高質量，編寫工作是否完善，能夠全面反映出檔案工作的質量，還可以反映出檔案人員的專業素質。

3.1 平時注意積累和收集相關材料，及時記錄

全宗卷編寫工作是長期而且經常性的，強調日常收集積累的同時，還要勤于文字記錄。如果突擊整理和編寫、臨時抱佛腳、東拼西湊，編寫質量可想而知，更談不上深入編研了。這也需要各職能部門的有效配合，日常注意對資料的搜集，保留好資料，及時存檔，方便檔案人員及時收集和后續編寫。

3.2 按全宗內容分類編寫

每年及時編寫，能有效地提高質量及工作效率，不建議多年一次性編寫。有的企業的全宗卷是按年度來編寫的，每年一冊，每冊里包含了全宗八個方面的內容，個人認為這種方法不夠科學，每項具體內容不延續，利用起來不方便。不如按照八個方面的內容分類來編寫，每個類別里按照時間順序延續下來，查閱起來非常便捷。

3.3 將全宗卷納入檔案數字管理平臺

全宗卷原先是靠檔案員手工編制的，不管是編制還是查詢都依靠人工完成，沒有借助現代化的技術，費時費力。我公司現在嘗試著將全宗卷也納入檔案管理軟件中，效果很好，查詢全宗內容很便捷，不必像從前那樣逐項翻閱盒內目錄，才能找到所需內容了，提高了效率。再就是編制全宗指南的時候，組織機構沿革和相關統計數據部分會由系統自動生成，無需人工統計，省時省力又提高了數據的準

確性。

3.4 整理成專題匯編，提高利用價值

全宗卷在編寫工作中，需要涉及內容是非常多的，因此需要整理的資料也會很多，而且需要整理的資料范圍也很廣泛[4]。通過編研就能把一件件相對獨立的檔案以某個主題集中起來，整理成專題匯編，提高利用價值。檔案編研是一項只有開始沒有結束的工作，只要有檔案在，檔案編研工作就應該在[5]。

我單位目前編寫了以下匯編：1）全宗指南、大事記匯編;2）公司成立、更名匯編;3）人事任免、職稱評聘匯編;4）員工福利待遇管理規定匯編;5）燃氣價格匯編：因為我公司屬燃氣行業，燃氣價格經常有政策性的調整，把歷次價格調整的文件匯集起來，以供相關職能部門查閱;6）企業文化叢書匯編：目前編纂了文化系列叢書11冊和20周年及30周年專刊;7）服務名牌匯編;8）檔案利用效果匯編：這部分內容包括了檔案利用制度、檔案利用效果登記表、檔案開放與利用情況等;另外，還編研了多份專題材料，比如“不忘初心、牢記使命”主題教育專題、海軍節等重大活動保障專題、將企業參與的重要活動過程資料保存下來。

4 結束語

全宗卷最好每年編寫一次，在年度檔案歸檔完畢之后，及時進行編寫。全宗卷的內容涵蓋廣泛，我們在強調收集積累文件材料的同時，還要勤于文字記錄，避免編寫全宗卷的時候臨時抱佛腳，東拼西湊，那樣難以保證質量。

建議把全宗卷納入檔案數字管理平臺，利用現代化的技術來提高工作效率。全宗卷最好按照內容類別來管理。作為檔案人，我們更應該成為檔案內容的傳播者，有責任、有義務開展檔案編研工作，讓檔案發揮更大作用。通過編寫全宗卷也能大大提高企業檔案管理人員的綜合水平。我們應該以更加開放的心態和富于探索的精神，進一步拓寬工作思路和工作方法，拓展選題選材范圍[6]，編寫出更有價值的材料，更好地服務公司發展，更好地服務民生。

參考文獻

[1]鄭芬芳.談全宗卷內容的形成與積累[J].寧波教育學院學報，2007，9（3）：50-52.

[2]邢軍岐.全宗卷的編寫與質量[J].陜西水利，2002（2）：36.

[3]王改嬌，陳燕語.走出建立全宗卷的誤區[J].山西檔案，1998（5）：23.

[4]吳連芹.走出建立全宗卷的誤區[J].廣州檔案，2002（4）：26.

[5]王克蘭.走出建立全宗卷的誤區[J].山東檔案，2000（2）：31.

[6]張云，閻建芳.全宗卷的建立[J].山西檔案，1998（6）：42.

作者簡介

趙洪涌，女，漢族，山東青島人，本科，檔案學專業，青島能源華潤燃氣有限公司。