談新時期人事檔案整理策略

趙麗娜

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，檔案管理工作顯得日益重要，人事檔案記錄著每一個人的工作經歷，怎樣做好人事檔案管理的問題，無論是對職工個人本身，還是對企事業單位開展人事管理工作，都有著十分重要的意義。

關鍵詞：人事檔案;檔案整理;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.034

隨著我國人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨新的挑戰。人事檔案管理作為國家社會公共信息管理的重要組成部分，是國家選拔培養干部、評審公務員、調節人員編制、擬定人才流動計劃與政策的關鍵依據，只有創新工作機制，完善檔案管理的制度，解決人事檔案管理工作中遇到的問題，才能夠為各項工作的順利開展提供準確的依據。

1 人事檔案管理內容

1.1 檔案的收集

確保檔案管理工作能夠順利開展的前提就是檔案的收集工作，檔案管理工作可以總結為“收集、管理、運用”三個環節，而檔案的收集工作則是其中最基本也是最重要的一個環節，要求其具有一定的規范性。對于那些分散于其他不同地方的檔案資料來說，通過建立并健全相關的收集方式以及接收制度，可以更加科學有效地將相關檔案進行收集，并歸到檔案室或者檔案館中。對于檔案管理工作的整個流程來說，檔案收集工作可以說是整個工作的起點。人事檔案的完整性對于干部職工的考核、培養以及晉升任用等方面有直接的關系。

1.2 檔案的管理

從檔案整理整體工作來看，對檔案進行管理是一項尤為重要的工作環節，干部人事檔案管理就是科學合理擺放已收集的檔案資料，以免檔案出現破損、丟失等意外情況，從而使檔案能夠長久保存下去。檔案保存服務質量的好壞直接影響著檔案的安全、保密以及完整性，同時也和人事部門干部的任職有著直接關系，尤其會影響干部職工的切身利益。如果因檔案管理的安全措施不完善而導致檔案資料出現丟失，那么就會嚴重威脅到檔案的安全、保密、完整性，對于管理層來說，也將會面臨嚴峻的問題。由此可見，干部人事檔案管理過程中確保其保密性尤為重要。

1.3 檔案的運用

當個人檔案資料需要調閱時，必須由具有相關資質的團體或者個人，首先提出查閱或者調閱檔案的相關申請，填寫相關申請表后交由檔案室。然后再由檔案管理相關部門驗明身份后，提供其所需查閱或調閱的檔案。因為人事檔案是將干部職工個人成長的過程全部詳細記錄其中，因此具有很強的真實性和獨特性。其不僅具有很大的歷史價值，而且還需要長期完好保存下去，為以后的人員選拔考核管理提供一定的參考價值。

2 人事檔案整理方法

在檔案的整理中一般有兩種方法，就是立卷整理法和歸檔整理法。立卷整理法是較為傳統的檔案整理方法，就是把一些相互關聯的文件組合立卷并裝訂起來的整理方法，是按照組卷、編制卷內文件目錄、案卷號、案卷標題、案卷目錄等一系列較為復雜的過程進行整理，這種方法按問題將同類內容的文件進行集中，便于手工檢索利用;歸檔整理法是隨著現代信息技術普及應用而出現的一種新的整理方法，主要以計算機和檔案管理軟件的應用為前提條件，以單件文件為單位，保持文件形成的原貌，逐件歸檔，這種整理方法操作較為簡單，檢索方便，使用效率高，主要依靠計算機和檔案管理軟件進行管理。

相比較以上兩種檔案整理方法，前者組合方法復雜繁瑣，案卷分類主觀隨意性大，且案卷質量標準很難統一，對于檔案管理人員工作量較大;后者則化繁為簡，降低了整理方法的復雜性，減少了立卷分類的主觀性，并且保持了文件的原本原貌，是現階段應用較廣泛的整理法。

3 人事檔案整理策略

3.1 提高單位管理意識

一個單位要想做好人事檔案管理工作，必須要對人事檔案管理工作有一個良好的認識，理解人事檔案管理工作對于單位和個人的重要性。單位在管理人事檔案的時候，應該單獨分配專門的管理人員對檔案進行管理，切不可為了方便或是節省資金而讓一人身兼多職。當然，各單位也需要結自身實際，順應現代社會的發展要求，為人事檔案管理尋找一種新的方式。各單位必須讓工作人員時刻牢記干部人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理工作的材料收集要仔細認真，對于材料的歸檔要做到心中有數。當然，單位應該注重對人事檔案管理工作人員的培養，組織檔案管理工作人員學好檔案管理技術，管理好所有員工的人事檔案。人事檔案管理工作的意義十分重大，不僅各用人單位需要加強重視，各個相關部門也應該給予一定的支持和幫助。從單位到個人，只有每一個人都正確認識檔案管理工作的重要性，才能管理好人事檔案。

3.2 提升管理人員業務能力

而在人事檔案的管理中管理人員的業務能力非常重要。檔案管理是一項專業性較強的工作，而且還具有一定的機密性，這就要求人事檔案管理人員具有很強的責任意識，良好的職業道德，樂于奉獻的工作態度以及扎實的專業知識。所以對檔案管理人員進行專業培訓非常關鍵，首先應保證培訓的經費支出，單位要加大力度投入精力，安排檔案管理人員參加各種關于檔案管理方面的知識培訓。同時倡導管理人員自主學習，利用現代網絡學習人事檔案管理的發展趨勢，及時掌握人事檔案管理最新的相關規定及整理的方法，使檔案管理工作緊跟時代發展的需要。

3.3 完善檔案管理水平

隨著人事制度改革的不斷推進，對人事檔案管理的方式也提出了新的要求，完善的管理體系和科學管理方法成為檔案管理工作的重要課題。這就需要單位結合自身具體情況加大資金投入數量，完善硬軟件設備，建立符合自身發展的信息化管理系統，推行人事檔案的全動態管理，并且要利用現代信息技術做到人事檔案的同步共享，對人事檔案進行及時跟蹤，健全檔案函閱讀規范及各種管理制度，科學規范的管理好人事檔案，保證檔案的完整性。

3.4 檔案管理的改革與創新

創新人事檔案管理理念，加強人事檔案工作的知識宣傳，使全體干部職工從思想上充分意識到人事檔案管理的重要性，做好人事檔案管理的基礎性資料收集、匯總、分析工作，充分發揮人事檔案在人力資源配置和企事業單位發展方面的作用。同時，要改善管理人員的工資待遇，改善管理人員的工作環境，充分調動檔案管理人員的工作積極性，加快促進檔案管理的信息化。加強人事檔案管理工作的人才隊伍建設，提高業務素質水平，將信息化培訓納入單位發展的長遠規劃中，培養人事檔案管理人員的求實和敬業精神，以提高單位人事檔案的使用價值及檔案管理人員的工作效率，積極搭建各類檔案數據庫，提高現代信息技術在檔案管理中的使用，提高管理人員對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務等環節的工作能力，引進專業化的信息技術人才，提高人事檔案管理的專業水平。

總之，隨著時代的不斷進步，人事檔案管理工作已經成為新時期單位人事管理工作的重要組成部分，我們要創新檔案管理工作理念，不斷汲取經驗，提人事高檔案管理的信息化水平，使人事檔案管理工作緊跟時代，以科學發展為中心使人事檔案管理工作更好地服務于干部職工。

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