借6S推進(jìn)醫(yī)院實(shí)物檔案的規(guī)范化管理

廖琴

摘 要：實(shí)物檔案是展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程的珍貴歷史物品，是醫(yī)院發(fā)展的見證者，是醫(yī)院形象、聲譽(yù)最直觀的表現(xiàn)，是醫(yī)院進(jìn)行對內(nèi)對外宣傳等不可缺失的物品。本文結(jié)合醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作中存在的問題，以6S管理理念為助力，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院實(shí)物檔案的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：6S管理;實(shí)物檔案;規(guī)范化;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.074

實(shí)物檔案資源是一種特殊的檔案資源，能充分地展現(xiàn)自我，維護(hù)榮譽(yù)，見證歷史，喚起珍貴的歷史記憶[1]。做好醫(yī)院實(shí)物檔案管理工作，有效發(fā)揮其利用價值，是醫(yī)院檔案工作者的職責(zé)使命。本文采用整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）和安全（SECURITY）6個項目的現(xiàn)場管理法（6S管理）理念，對醫(yī)院實(shí)物檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理，有助于對其有效、科學(xué)、系統(tǒng)的管理，保障醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料完整性。

1 醫(yī)院實(shí)物檔案管理存在的問題

1）檔案意識淡薄，收集難。醫(yī)院作為醫(yī)療救治的特殊行業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)特別重視醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療安全的發(fā)展，而對醫(yī)院檔案管理工作相對重視不夠。醫(yī)院所設(shè)科室較多，且以臨床科室居多，科室人員主要為醫(yī)生、護(hù)士，各科室自主收集、形成的實(shí)物檔案較為分散，大家對實(shí)物檔案的價值作用和包含的具體內(nèi)容不夠了解;另外，醫(yī)院檔案人員多為兼職人員，且人數(shù)較少，又是非檔案管理專業(yè)的人員，檔案管理水平不高，專業(yè)知識和理論知識不強(qiáng)，普遍沒有把實(shí)物檔案當(dāng)作某種檔案來看待，實(shí)物檔案的收集常常被忽視。

2）實(shí)物檔案載體多樣，整理歸檔難。醫(yī)院實(shí)物檔案主要有廢舊印章、錦旗、獎狀、牌匾、獎杯、工藝品等。檔案管理人員在整理歸檔的過程中，常常因它們載體不同、形式各異、大小不等，難以做到有效、統(tǒng)一的集中規(guī)范化管理。

3）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，保管難。由于實(shí)物檔案載體、大小的未知性，醫(yī)院未建有標(biāo)準(zhǔn)的制式檔案柜來存放，更多的是將其隨意堆放在檔案室的某個地方，既影響了檔案室的美觀，又導(dǎo)致許多珍貴的實(shí)物檔案得不到有效保護(hù)，致使眾多實(shí)物檔案發(fā)生霉變、鼠咬、蟲蛀、字體脫落，甚至丟失的現(xiàn)象。

4）查找困難，利用難。實(shí)物檔案在醫(yī)院發(fā)展中起著非常重要的作用，在醫(yī)院達(dá)標(biāo)、接受檢查等過程中常常會利用其來作為重要的憑證作用。但常因?qū)嵨餀n案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管凌亂，直接影響它的開發(fā)利用，在利用時經(jīng)常在一堆實(shí)物中翻來覆去找，既費(fèi)時費(fèi)力，也人為地?fù)p壞了實(shí)物檔案，難以快速準(zhǔn)確地提供利用。

因此，做好實(shí)物檔案的規(guī)范化管理是檔案工作者們亟需努力的

工作。

2 6S管理的含義

6S理論是現(xiàn)代企業(yè)管理的一種有效方法，包括整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SAFETY）六個項目，因?yàn)榱鶄€項目都是以“S”開頭，所以稱之為6S理論。整理是指將企業(yè)中的所有物品分為有用物品和無用物品，將有用物品進(jìn)行合理的保存。整頓是指將物品按照規(guī)定，系統(tǒng)性地放在固定位置，并貼上標(biāo)簽，以便查找。清掃是指對于物品和物品放置地進(jìn)行清理打掃，保證存放的物品和物品放置地干凈。清潔是將整理、整頓和清掃進(jìn)行到底，并且制定相關(guān)的制度，維護(hù)好企業(yè)的整體環(huán)境。素養(yǎng)是指企業(yè)的每一位成員在平時要保持一個積極的態(tài)度，要有良好的習(xí)慣和按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)則做事。安全是指企業(yè)成員要有極強(qiáng)的安全意識，致力于維持一個安全的保管環(huán)境[2]。

3 6S管理在實(shí)物檔案工作中的實(shí)施

1）以整理為基礎(chǔ)，收集齊全。整理階段主要是區(qū)分要與不要的物品，進(jìn)行區(qū)分保存。醫(yī)院實(shí)物檔案的收集過程是一個非常重要的環(huán)節(jié)，在實(shí)物檔案整理階段，首先在各科室確定專人管理本科室實(shí)物檔案，要求定期向中心檔案室移交，中心檔案室人員根據(jù)移交實(shí)物檔案的重要性、查考利用價值性等具有彰顯醫(yī)院特色的收集進(jìn)檔案室統(tǒng)一管理，對于只具有一般意義的實(shí)物檔案由科室保管。其次在以科室為單位接收實(shí)物檔案的同時，采用定時征集結(jié)合的方法，隨時隨地的接收登記，避免醫(yī)院實(shí)物檔案的漏收集。

2）以整頓為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理。整頓階段主要是將物品按照規(guī)定，系統(tǒng)性地放在固定位置，并貼上標(biāo)簽，以便查找。根據(jù)實(shí)物檔案載體多樣、形狀大小不等的情況，一是將實(shí)物檔案以件為單位按照時間先后順序進(jìn)行詳細(xì)的編目;二是根據(jù)實(shí)物檔案形態(tài)大小制訂合適規(guī)范的存放裝具，進(jìn)行裝盒保存，規(guī)范擺置;三是在裝具固定位置明確標(biāo)識，注明簡要內(nèi)容，以便查找利用;四是存放時擺放整齊有序，標(biāo)識統(tǒng)一向外，給人一目了然的即視感。通過整頓使實(shí)物檔案檢索目錄清晰，擺放美觀、直觀，標(biāo)識準(zhǔn)確，能以最少的時間查找利用，大大提高了工作效率。

3）以清掃為保障，提升保管效果。清掃階段是對物品放置地進(jìn)行清理打掃，保證存放的物品和物品放置地干凈。保存完好的實(shí)物檔案才能發(fā)揮其最大的利用價值，但是，實(shí)物檔案在保存過程中極易受溫度、濕度、存放空間灰塵等的影響造成損壞，定期進(jìn)行清理打掃，保證存放條件達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，才能有效避免實(shí)物檔案因外部環(huán)境造成的損壞。

4）以清潔為目的，定制度保規(guī)范。清潔階段是對前三個階段的鞏固維護(hù)，從而形成制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)物檔案管理的最終標(biāo)準(zhǔn)就是建立健全標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，對其收集、整理、歸檔、開發(fā)利用的各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的保障。在實(shí)施過程中，結(jié)合《醫(yī)院檔案管理辦法》建立實(shí)物檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍，規(guī)范移交接收流程，建立移交、保管和利用的登記制度，對保管區(qū)域及存儲設(shè)備標(biāo)示明確的責(zé)任者。同時，建立相對應(yīng)的巡查制度、監(jiān)督檢查制度，加強(qiáng)重要、珍貴檔案的保養(yǎng)維護(hù)。通過4S 清潔階段管理制度的強(qiáng)化執(zhí)行，達(dá)到實(shí)物檔案管理在“堅持、維持、保持”中更加規(guī)范、有序，環(huán)境衛(wèi)生更加整潔舒適[3]。

5）以素養(yǎng)為目標(biāo)，提升檔案意識。素養(yǎng)階段是人人參與，并一直保持的過程。在檔案管理中，做到人人參與，且有良好檔案意識是促進(jìn)檔案工作有效開展的重要保障。首先加強(qiáng)檔案專兼職人員素質(zhì)培養(yǎng)，提升檔案人員理論知識和專業(yè)技術(shù)水平，建設(shè)具有高素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)過硬的年輕化檔案人才隊伍。其次在全院大力宣傳檔案相關(guān)知識，讓全員認(rèn)識檔案，了解檔案的作用和價值，提高全院人員的檔案意識，促進(jìn)實(shí)物檔案工作的有序、高效開展。

6）以安全為中心，保障安全有效。安全在6S 管理中非常重要，也是各項工作開展的必要條件。在實(shí)物檔案管理過程中，一是要提高檔案人員的安全意識，將安全放在第一位，杜絕安全隱患，保障實(shí)物檔案的完整、齊全;二是加強(qiáng)保管庫房的安全管理，按照要求配置齊全的設(shè)施設(shè)備，如消防器械、除濕機(jī)等，注意常規(guī)的防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等;三是定期檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時解決，避免實(shí)物檔案的損失。

4 結(jié)語

通過將6S管理模式引進(jìn)實(shí)物檔案管理過程中，解決了實(shí)物檔案管理中存在的一系列問題，建立健全了標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的管理制度及流程，提高了實(shí)物檔案利用效率。同時，全院人員檔案意識進(jìn)一步提升，最大程度地激發(fā)了檔案管理工作者的積極性和主動性，從而促進(jìn)了實(shí)物檔案的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)

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