事業單位數字化檔案管理系統的設計與實現

林凌

摘 要：本文是將事業單位數字信息化檔案管理機制的規劃和實現作為主旨予以進行說明，第一是將事業單位信息數字化檔案管理機制規劃和實現將會面臨的困境及挑戰，進行系統詳盡的探討論述，具體涵蓋的方面有信息孤島現狀、外熱內冷現狀，供求差距過大現狀等。第二是就檔案信息庫的建立，云服務手段的運用，專業人才的培養方案等方面予以詳盡的表述。

關鍵詞：事業單位;信息化檔案管控機制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.087

1 引言

在信息現代化的浪潮中，人們從信息數字技術中獲得的紅利越來越多，信息數字技術被廣泛運用于各行各業之中，便利人們的生活。對于事業單位而言，數字信息技術運用帶來的效果尤為突出，對其管理具有非常重要的意義。數字技術深度融合是在新時代下，現代社會檔案管理向前發展的必經階段，事業單位檔案管理工作現代化、信息化與網絡化發展的必要途徑。事物發展前途是光明，道路是曲折的。事業單位數字化檔案管理系統的建設在目前仍然存在著許多需要我們克服的問題，因此，為了使現代事業單位檔案管理工作的進一步發展，我們必須從多個方面，不斷探尋解決發展過程中出現的問題，進而推動事業單位數字化檔案管理系統的設計與實現，最終造福于人類。

2 事業單位數字化檔案管理系統設計與實現中存在的問題

2.1 由于管理軟件的缺乏導致的信息孤島現象

目前受制于實踐與理論，我國的事業單位數字化檔案管理系統只能滿足基本的檔案管理信息處理的要求，遠遠達不到事業單位檔案管理現代化發展的客觀要求。因此，為了解決信息孤島問題，加強信息間的通用性，我們必須加強相應的管理軟件設計與開發，最終使得系統軟件能夠滿足事業單位檔案管理與電子政務系統以及辦公自動化系統一體化的發展需求。

2.2 以檔案管理人員的供求不匹配為主要現象的供求鴻溝問題

供求鴻溝問題不僅體現在數量方面，而且體現在質量方面。在數字化檔案管理系統建立的背景下，系統的運作缺乏高素質的人員加入，人員質量不匹配導致無法滿足數字化系統管理的要求。而高素質人才的缺失導致，也將會導致事業單位檔案管理工作的混亂，限制了事業單位數字化檔案管理系統的建設與發展。

2.3 內熱外冷問題，突出表現點為信息間的標準化差異

目前，不同的地區與單位所建立的檔案數字化管理系統以及相關的網絡設施之間存在著較為突出的差異，基礎工作的標準化與規范化未達到統一，事業單位數字化檔案管理缺乏統一的標準。這些問題導致管理工作的規范性、服務性、開發性以及共享性相對較弱，無法克服信息孤島問題，實現資源的共享。

3 事業單位數字化檔案系統設計與實現的建議

3.1 加強檔案數據庫建設

要實現對事業單位檔案信息的高速處理，我們離不開一個相對完善的數據庫：數字信息是事業單位檔案儲存的主要方式。因此，在建設檔案數據庫的過程中，我們同樣也不能忽視數據庫的完善與管理。在此過程中，我們要著重做到信息獲取與事業單位檔案信息分類管理這兩大工作：信息獲取要求事業單位之間克服信息孤島問題，通過互聯網絡建立起檔案信息資源共享機制對信息進行共享，而這就要求，事業單位必須建立一個完善的數據庫，滿足信息共享的需求;對檔案信息進行管理，主要方式是對檔案信息借助編目進行進一步的詳細分類，建立資源目錄檢索，這樣能夠有效的提升數據庫訪問者檢索與儲存的效率，極大提升工作效率。

3.2 云服務技術的應用

事業單位數字化檔案系統建設的現代化發展離不開云服務技術的運用與完善，而云服務技術將作用于“云”檔案館的建設。通過云服務技術將極大的促進信息的便捷化、高速化處理，實現檔案信息的遠距離傳輸。“云”檔案館有以下優勢，可以促進事業單位檔案管理的現代化與系統化發展：一是為系統訪問用戶提供及時的在線服務，幫助其高效獲取事業單位檔案信息;二是通過“云”檔案館與用戶之間的交互，針對每一位用戶設計出個性化方案，幫助其進行便捷的信息檢索;三是“云”檔案館可以通過網絡服務系統，開設特殊權限，幫助特殊訪問者建立個人數字檔案館，并將“云”檔案館與個人檔案館相連接，建立起檔案管理的互通網絡。

3.3 建立健全檔案信息安全保障體系

信息安全大于天，為了對事業單位的各類信息資源進行保護過程中，最應該著重的部分就是事業單位檔案資源。如何實現對其的安全防護？筆者認為加密技術必不可少，加密技術這一常見的保護手法，能夠使我們對信息安全進行初步防護，防止信息的內部泄露;其次，利用數字摘要、數字信封等認證技術，進一步加強安全建設防止信息額外部泄露：數字摘要是通過特殊編程形式建立的編碼，特殊的變化運算能夠極大程度上加強信息安全性;數字信封將會創造獨特的管理權限，只有名單中的特別檔案訪問者才能進入并查看信息。

4 結語

綜上可知，從事業單位的角度來看，其數字化檔案管理系統的設計和實現依然存有諸多弊端，因此，事業單位理當與社會發展的趨勢保持一致，以多個角度為切入點，對其數字化檔案管理系統進行進一步的完善和優化，譬如強化檔案數據庫的創建、強化云服務技術的靈活運用、創建完善完整的檔案信息安全保障機制、強化專業人才的針對性培養等。

參考文獻

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