借助信息化載體優勢，優化事業單位人事檔案管理

摘 要：事業單位作為重要的機構，所呈現的社會服務效能十分的突出。在內部管理和運營中，做好人事管理十分必要，針對重要的人事信息進行建檔管理，從而將人資管理工作有效的落實下去，也能夠為單位內部的人員考核和崗位調配提供重要的行動參考。隨著人員規模的增大和檔案信息的復雜化，事業單位需要在具體的管理體系上進行革新，加強信息化技術載體的科學應用，立足于具體的管理要求進行管理體系的完善。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.091

在事業單位內部工作環境中，人事檔案是管理工作中的重要組成，同時在戰略統籌和人資管理等各個方面所具有的支撐作用也十分突出。隨著時代的面貌呈現出新的形態，事業單位在具體的管理理念，和具體的工作模式上也要進行合理的創新。加強信息化技術載體的革新，在此基礎上對具體的工作體系進行完善，進而保證人事資源建檔和管理工作效能更加的突出。

1 事業單位人事檔案管理信息化革新的必要性分析

在事業單位內部的工作領域，人事檔案是比較重要的管理內容，不僅影響著內部的運營，決定著戰略統籌相關工作的開展，同時也在促使服務工作環境有效優化方面所具有的價值也比較顯著。然而，就目前來講，在人事檔案管理的工作領域，存在的局限性比較突出。在思想意識上比較落后，缺乏先進思想的引進和支撐，導致圍繞人事檔案所開展的管理工作在效能上存在著較強的局限性。在資料的搜集與整理方面，因為技術體系在功能上相對比較滯后，導致所搜集的檔案信息存在著較強的片面性。再加上全新的市場環境下，事業單位在人事檔案方面的管理要求逐漸嚴格化，傳統的檔案管理體系呈現出明顯的弊端。順應時代的趨勢，加強信息化技術載體的有效引進與革新就變得十分的關鍵，在改善檔案管理環境的同時，也能夠讓整體的工作效能和具體的管理品質獲得全面性的提升。因此，事業單位需要在資金上、技術上加強投入，并對具體的管理舉措進行有效的創新。

2 事業單位人事檔案管理信息化的發展路徑分析

2.1 樹立正確的信息化管理意識

面對人事檔案的管理工作，為真正的實現信息化改革，需要在思想意識上進行有效的革新。首先，領導者需要對待這一管理工作在思想上積極的轉變觀念，認識到時代的變化，對信息化的發展趨勢形成準確的認識。之后，在正確的思想導向下在資金方面進行合理配置，用于先進技術的引進、人員的引進與培訓支撐，為信息化管理工作的全面改革提供基礎的動力支撐。同時，也要針對信息化的管理優勢進行合理的宣傳，加強新媒體的載體功能，通過微博、微信等載體支撐，宣傳信息化檔案管理所具有的智能化、現代化體系，并以此為支撐進行規范管理，從而保證整體工作效能更加的突出。

2.2 完善信息化基礎設施配置

在發展信息化管理體系的過程中，事業單位需要從基礎設施層面著手進行合理的規劃。首先，需要對具體的管理軟件進行引進[1]。針對當前的信息化市場環境進行全面的調研，對各類軟件所具有的功能進行明確。對人事檔案的具體管理目標進行明確，包括檔案類型的劃分，模塊功能的設置，以及數據資源庫的構建目標等。之后，整合先進軟件，通過彼此之間的相互協調對具體的功能體系進行完善。同時，在建設基礎設施的過程中，要分別從錄入、加工、整理、存儲等多個方面進行功能模塊設置，實現分層管理，從而保證檔案管理的工作效能更加的突出，更具有針對性。

2.3 搭建人事檔案管理系統

在信息化的思想導向下，為保證人事檔案在系統構建方面所具有的功能范圍更加的全面和廣泛，需要注重系統的構建。首先，針對大數據的發展趨勢進行有效的分析，加強檔案數據信息的全面整合[2]。針對內部的人事信息進行全面的調研、整理，利用大數據平臺進行分析與統計，從而保證所構建的人事檔案在資源儲備方面更加的完善。其次，在構建信息化系統的過程中，需要借助電子掃描等技術手段對相關的檔案信息進行及時的補錄和完善，動態革新具體的檔案信息，從而全面提高檔案信息的整體參考價值。同時，在構建系統的過程中，需要在專業信息化技術的支撐下，對具體的檢索、查詢等功能模塊進行優化。推出智能檢索服務，為內部的戰略統籌相關活動規范開展提供重要的參考依據。也能夠方便人資管理具體落實的過程中，參考具體的人事檔案信息進行人員素質考核，為崗位調配和提升，提供重要的參考依據。此外，在搭建系統的過程中要遵循一定的靈活性、動態性原則，順應國家的要求和內部人事環境的變化進行及時的調整。

2.4 強化信息化系統安全監管

在具體組織和構建信息化管理體系的過程中，需要針對人事檔案在安全性方面所提出的具體要求進行明確。加強安全管理體制的有效建設，并在信息化載體的支撐下，對具體的安全保障體系進行優化。從而保證所構建的管理環境更加的安全、穩定，在進行智能管理，以及落實檔案信息共享工作的過程中，能夠保證整個環境更加的安全。首先，要圍繞國家在人事檔案管理方面所提出的戰略法規，如《中華人民共和國檔案法》，立足于目前在人事檔案信息化管理方面的實際發展情況考慮，對具體的規章體制進行完善，為后續的革新和系統建設工作提供重要的參考。同時，在管理的過程中，需要引進功能突出的安全防護軟件，如安裝防火墻，給信息化的檔案管理體系建立一道保護屏障，有效地杜絕病毒入侵風險。也能夠有效規避一些重要的人事檔案信息丟失或者泄露，保障內部人員的信息安全。此外，在全面落實信息化系統革新的過程中，需要在安全監管機制方面進行合理的優化與完善。加強系統運行環境的有效監督，結合以往在檔案管理方面的工作經驗，以及對信息化管理體系的了解，系統分析在系統運行中可能存在的風險，并對具體的誘因進行合理的分析，在此基礎上合理的制定預處理的解決方案，這樣能夠讓具體的管理環境得到優化。

2.5 加強管理人員素質建設

在全面落實信息化革新的過程中，為保證圍繞人事檔案所開展的管理工作，在效能上更加的突出，需要從人員的素質層面著手進行合理的優化。首先，對信息化的管理工作目標進行明確，對需要掌握的職能素養和流程標準進行明確。之后，合理的組織內部管理人員的素質培訓活動。結合人事檔案信息化管理的主要內容，以及在操作過程中需要掌握的注意事項進行系統的分析，加強管理思想和技術要點方面的培訓與滲透。促使內部員工能夠有效地掌握相關的操作技巧，從而規范地對信息化的管理體系進行操作，為后續單位本身實現服務品質的全面提升，奠定良好的人員儲備基礎。同時，為保證信息化管理體系得到有效的落實，加強人員素質的有效監督也十分必要[3]。制定完善性的考核體制，對工作人員在信息化管理體系的具體實施和操作情況進行有效的審核，以便可以及時發現所存在的不規范之處，并督促管理人員及時的進行自我糾正，對具體的培訓目標加以明確，循序漸進的提高管理人員在信息化工作體系實操方面的專業化水平。

3 結論

依前所述，在信息時代，事業單位也需要跟上時代的發展潮流，加上對管理舉措的有效革新。在針對人事檔案進行管理的過程中，需要在管理意識、基礎配置、管理體系、安全監管以及人員素質方面著手，向著信息化的發展目標進行合理的規劃與建設，從而保證所構建的工作體系在功能和管理質量上更加的突出，也能夠促進整個人事管理工作在有效檔案信息的支撐下實現深入的革新，支撐事業單位的各項管理和服務工作能夠規范、有序的開展。

參考文獻

[1]李雯.事業單位人事檔案信息化管理[J].辦公室業務，2020（14）：91+97.

[2]鄧兵娥.事業單位干部人事檔案信息化管理的現實困境與對策[J].人才資源開發，2020（13）：24-25.

[3]余芳芳.事業單位人事檔案管理信息化建設及發展研究[J].科技經濟導刊，2020，28（18）：197-198.

作者簡介

周泉（1971-），女，漢族，黑龍江省鶴崗市市委辦公室，研究方向：檔案管理，人事。