檔案信息與檔案信息環境的安全保護治理

張媛

摘 要：網絡信息化的發展，推動信息化技術在各個領域中的應用，檔案的信息化也逐漸形成數字化、網絡化的形式。檔案信息資源安全保護是信息時代一個十分重要而現實的問題。文章首先對檔案實體與信息化安全風險，結合檔案實體、數字化信息安全保護技術，提出了檔案實體與數字化信息并行安全保護治理的應用。

關鍵詞：檔案信息;檔案實體;數字化;安全保護

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.103

當今社會已進入了信息化時代，豐富的檔案信息資源，給人們帶來了工作的效益和生活的方便，人們處處離不開檔案信息資源。方方面面檔案信息資源的利用，處處為社會發揮著重大的作用。

1 檔案實體與信息化安全風險的主要表現

1.1 實體安全風險

檔案實體安全風險包含了所有可能導致實體檔案出現損害、丟失的各類風險，實體檔案管理相關的風險包括檔案庫房環境風險和檔案包裝風險。檔案庫房環境風險是指未借出檔案在集中保存時的環境風險。庫房溫濕度控制、火災與水侵防護、其他災害防護措施不到位容易引發檔案損壞。檔案包裝風險是指檔案裝具對內部文件保護的條件風險。檔案包裝風險一般表現為檔案在長期保存過程中出現提前失效的問題，主要涉及文件袋、文件盒、文件柜等包裝硬件的風險，例如早年檔案管理中使用率較高的牛皮紙文件袋、鐵質文件盒通常只具備防潮、阻燃、防蟲蝕、防鼠咬中的一類功能，在庫房安全環境存在多類風險時，這類檔案包裝很難對實體檔案起到有效的保護作用。

1.2 信息安全風險

檔案信息安全風險包含了所有經信息化處理的檔案可能出現的損壞、被篡改、被竊取等風險，其中僅與信息化檔案管理相關的風險包括信息傳輸過程風險和信息存儲軟硬件的風險。

信息傳輸過程風險是指檔案信息中在數字化網絡傳輸過程中被盜竊、篡改的風險。數字化信息的傳輸最常用的是有線和無線網絡渠道，通常在組織信息化發展過程中都會建設此類信息渠道，當信息化檔案在組織內部局域網絡（包括有線網絡和無線網絡）中傳輸時會受到網絡隔離的保護，而信息化技術中的傳輸協議等也能夠有效保證信息傳輸的完整性。但在遇到通過互聯網進行傳輸的情況時，檔案信息數據需要在開放的網絡環境中進行傳輸，此時檔案信息僅受網絡傳輸協議、數據加密兩類技術的保護，其中數據加密技術直接關系到信息安全保護質量，在數據加密效果不佳時檔案信息有可能被他人竊取或篡改，使得信息接收端獲取的檔案信息不完整、不真實。

信息存儲軟硬件風險是指數字化檔案信息在存儲介質中保存時出現丟失、損壞的風險。數字化信息在經過處理后最終會保存在硬件存儲介質（主要為計算機硬盤）中，在硬盤損壞時相應數字硬盤可能徹底損壞或部分損壞。

2 檔案實體安全保護技術應用

2.1 檔案庫房環境安全監測與警報技術

庫房安全管理是實體檔案本地保存期間最重要的安全保護環節，基于現代化的物聯網技術、智能家居技術可以提供檔案庫房安全環境的實時監測、報警等功能，由此可以有效規避人員監控中無法實現24小時無間斷監控的問題。根據實體檔案和環境構建物聯網智能監測系統，該系統也可以與檔案信息化管理系統進行融合設計，實現對檔案庫房的24小時不間斷保護以及實施檔案庫狀態信息更新。由此一方面可以保護檔案實時監控和提醒，另一方面也可以在檔案信息服務系統中及時更新檔案庫信息，在實體檔案出現安全風險時加強對電子檔案的保護，避免檔案徹底損壞。

2.2 檔案包裝安全技術

檔案包裝技術可以針對具體檔案類型設計不同類型的包裝保護方案。首先，針對最常見的紙質檔案，應當采用全密封、無潮濕空氣阻燃塑料包裝，替代傳統牛皮紙包裝，針對長期保存檔案，可以采用檔案裱糊、除酶等處理后再進行常規保護;其次，針對大多數單位中可能使用的膠片、光盤等檔案，需要采用防磨損、防化學侵蝕的阻燃塑料或抗腐蝕檔案盒進行集中存放。

3 檔案實體與數字化信息并行安全防護應用

3.1 入檔與借閱同步記錄

檔案實體與數字化信息本身應當實現互為備份。對此，檔案管理和服務部門應當對實體和數字檔案采用同步入檔和借閱記錄管理，以便在某一類風險顯化后及時采取同步的應急處理或彌補工作。同步管理需要在制度層面和信息化工作流程層面上進行規范：第一，在制度層面。所有檔案信息入檔和借閱必須同步記錄，即實體檔案管理中檔案入檔和借閱應由現場管理人員同時在信息化管理系統中記錄后方可執行后續操作;信息化檔案入檔過程中，信息管理員應向實體檔案管理員發送請求并打印實體備份后再于信息系統中進行存檔，信息化檔案借閱時的記錄也必須在實體檔案借閱記錄中進行同步記錄。第二，在信息化工作流程層面。在檔案入檔管理中，信息化操作應始終堅持實體為先，即任何操作都要確保在實體層面變動和記錄的基礎上進行，具體實施中可以在檔案庫管理員、實體檔案管理員的檔案信息管理平臺賬戶添加入檔和借閱審核權限。

3.2 線上線下檔案使用權限同步限制

多數檔案管理和服務機構的信息化建設工作與實體檔案資源建設是非同步進行的，這種情況下實體和數字檔案的使用權限分配不完全匹配。例如部分舊實體檔案的權限限制較高，而在檔案數字化處理后，數字檔案管理員不熟悉這類舊檔案的權限要求。針對此類問題，需要對機構內檔案數字化處理工作做明確規范：第一，所有的數字檔案入檔必須明確標識檔案密級、可訪用戶權限層級。這一限制需要在系統軟件層面進行設計，在內部信息管理員操作功能界面提供檔案密級選擇、最低權限用戶選擇的相應表單。第二，所有數字檔案入檔前必須由實體檔案庫管理員進行審核與驗證。此時驗證工作的重點任務是檢查檔案信息密級和權限選擇是否與實體檔案權限一致，確定一致并審核通過后系統再對數字檔案進行入庫操作。第三，原始檔案為數字檔案的，需要在打印實體檔案后依照數字檔案權限對實體檔案進行分類同步管理。

3.3 實體與數字化信息互為備份

上述兩類并行保障中均涉及了實體與數字檔案的同步管理要求，兩類信息同步保護的根本目標是規避兩類檔案同時出現不可逆的損壞、丟失問題，因此兩類檔案信息必須有同步備份。

實體與數字檔案管理中應建立協作式安全風險控制，即某一類檔案出現安全風險后，要直接限制另一類檔案的借出服務和其他操作，可以基于前文同步記錄、同步權限管理來實現這一目標，進而更大程度地保證檔案的安全性。

4 結語

檔案信息資源的安全保護，直接關系到國家、單位、部門的大局利益，直接關系到公民的個人權益。所以，檔案信息資源安全保護問題，也一直是人們普遍關注的熱點。如果檔案信息資源因缺乏安全保護，而導致相關檔案信息資源被泄露，公眾人身安全、財產安全得不到保障，輕則，影響著公眾的個人利益，重則，給國家、給社會、給人民造成不必要的損害，甚至于影響著社會的安定、社會的和諧以及人與人之間的關系，甚至會引發出社會矛盾。因此，確保檔案信息資源的安全，確保檔案信息資源的完整性，是時代的需要，是社會和諧發展的需要，也是每個公民的需要。

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