挖掘檔案信息價值，助力產品設計研發

楊曉紅

摘 要：在信息激增、海量存儲的大數據時代，信息技術的發展推動了檔案編研工作的變革，檔案工作者要以“開放”、“共享”的理念指導檔案編研工作，運用網絡技術、計算機技術和數據處理技術挖掘檔案信息，深層次開發檔案信息資源，為我國的科技創新和智能制造提供參考咨詢及優質服務。

關鍵詞：信息技術;科技檔案;編研

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.106

科技檔案編研是檔案信息資源開發工作的重要內容，是推進檔案事業發展、充分挖掘檔案利用價值、發揮檔案參考作用的有效途徑。現代信息技術、網絡技術的飛速發展加快了產品設計開發進程，檔案工作者如何充分利用館藏檔案資源為科研助力，是我們科技檔案工作者長期關注、亟待解決的問題。

1 信息時代科技檔案編研工作面臨的困境

大數據時代是信息激增、海量存儲的時代，用戶對檔案信息需求在時效上更加快捷，紙質簡略的科技檔案編研產品已不能滿足技術日新月異發展的需要，科技檔案編研工作水平亟待進一步提升，檔案工作要從偏重于收集整理文件資料，轉型為充分開發檔案信息資源，將大量富有利用價值的、深層次檔案資源挖掘出來呈現給廣大用戶，彰顯檔案巨大的潛在價值，從而推進科技創新和智能制造前行的步伐。

2 信息技術的發展促進了檔案編研方式變革

隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的廣泛應用，我們已經進入大數據時代，面對海量數據，檔案人員要抓住機遇，創新編研工作方法，在檔案編研工作中，利用信息技術進行選題、檢索、加工、提供利用和用戶反饋，通過網絡對檔案信息進行收集、編纂、傳播，推進檔案編研信息化進程，以信息管理系統為平臺，以開發利用電子文件為核心，以電子文件形式編輯、保存、出版編研成果，深入挖掘檔案信息資源的潛在價值，從而增強企業核心競爭力。

3 科技檔案編研工作的創新實踐

科技檔案編研工作是以滿足利用者的客觀需求為目標，以快速、高效提供具有參考利用價值的編研成果為己任，因此我們在科技檔案編研工作的實踐中，要不斷探索創新，具體表現在以下幾個方面：

3.1 拓展編研人員思維

作為檔案編研人員，我們應樹立終身學習的觀念，善于學習新理論、新技術，具備較強的組織能力和敏銳的洞察力，抓住檔案編研工作發展機遇，以信息技術為依托，以科研人員的需求為導向，通過全方位調研用戶客觀要求，確立編研工作主題，不斷提高編研工作水平。在科技檔案編研過程中，立足于產品研發實際，與技術人員保持密切聯系。例如我們在匯編產品電子相冊時，首先根據產品定型工作要求收集整理相關照片，擬定相冊排版結構，編制相冊目錄清單，與科技人員共同研究、挑選能夠反映產品結構、性能特色的照片，制作成電子相冊，檔案人員同時打印一份紙質相冊提供專家審查，并以兩種不同載體形式長期保存。

3.2 強化信息技術應用

隨著檔案信息化工作的推進，檔案編研人員應用網絡技術、計算機技術和數據處理技術，主動挖掘檔案信息價值，通過計算機將文字、圖像、聲音等編研材料制作成視頻、動畫等多媒體信息，以電子文件形式發布檔案編研成果，利用網站、微信公眾平臺等新媒體宣傳編研成果，降低了編研成果制作成本;運用語義分析、圖文轉換、模式識別等大數據分析技術，開啟檔案大數據服務功能，為科研生產及經營管理提供參考咨詢。中國工程物理研究院借助人工智能和信息技術，開發了“科技檔案在線歸檔與編研信息系統”，它利用檔案管理知識庫和大數據分析技術，實現科技檔案在線收集，鑒定檔案內容、屬性，查找項目共性特征，主動推送相關信息，為檔案人員在線編研提供初選文檔，提高了檔案編研工作效率。檔案人員應用科技檔案在線歸檔與編研信息系統完成了專題匯編、數據匯總，獲得了科技人員的好評。

3.3 嚴格編研項目選題

科技檔案是我國檔案全宗的重要組成部分，是在科研生產、基本建設等活動中形成的，具有查考利用價值的科技文件材料。面對海量檔案信息，檔案人員要突破時空限制，積極地探索研究現代檔案編研方法，運用先進的科學技術收集、加工、發掘檔案信息。因此嚴格開展編研項目選題具有重要意義，優秀的編研項目主題是編研工作高效進行的良好開端，它將引導我們“創作”出精彩的編研成果。

編研項目選題的基礎是全面、詳盡的用戶需求調查，用戶需求調研可以從三個方面進行，第一：用戶訪談法，擬定調研問卷，在明確調查目的和調查對象的前提下，制定科學、合理的調查方案，通過書面調查、網絡調查和口頭調查相結合的方法收集有關信息，分析用戶類型、需求時間、需求形式等，并對調研結果進行總結歸納，從而為確定編研工作主題提供完整、清晰、具體的要求。第二：信息統計法，根據用戶在一段時期查閱利用檔案的頻率，發現用戶對某類檔案的特定需求，如項目實施方案、科研成果鑒定證書、項目負責人任命文件等，經過統計分析，掌握這些需求是長期存在的，編研工作依據此情況開展。第三：文獻分析法，對現有的檔案編研成果的利用效果進行綜合分析，對比分析不同類型編研成果產生的經濟效益和社會效益，發現利用率較高、社會影響較大的編研成果，擬定新的編研項目主題。編研工作具有一定的客觀目的性和現實必要性，檔案編研選題要充分考慮各種客觀因素，將科技發展作為選題的主要方向，選題要具有典型性和新穎性，不僅要滿足目前發展需要，還要具有前瞻性，為科研的可持續發展做好參考咨詢服務。

3.4 提升編研工作質量

提高編研工作成效，首先要組建高水平的編研工作隊伍，編研人員不僅應當具備檔案編撰技能，而且要了解科技發展動態，明確客戶需求，充分利用信息管理平臺開展檔案編研;檔案編研是一項智力密集型的研究工作，要做好檔案信息資源的挖掘、整理，發揮檔案潛在價值，作為檔案人員就要集思廣益，具有敏銳的創新意識、服務意識，圍繞科研攻關難點、熱點，主動加強與科研人員、科技管理人員的聯系，聘請科研專家、項目經理作為技術指導，開展多層次、多視角的檔案聯合編研，發掘具有技術引領的研究成果、典型案例，為科技創新提供建設性意見，彰顯編研成果的實用性和時效性。其次要制定切實可行的編研工作方案，科技檔案編研方案的主要內容有：第一，確定編研項目主題;第二，組織編研人員團隊;第三，明確編研人員工作分工及完成時間;第四，編研成果展示及宣傳;第五，收集編研成果反饋信息。通過組織人員評審方案的可行性，確保方案順利實施。創新科技檔案編研模式，就是將編研工作納入項目檔案管理過程中，檔案員在項目全生命周期管理中，注重編研材料的積累，特別是分散的、過程記錄文件的收集，加強與技術人員交流，經過對檔案信息進行加工、編排、審核、校對、批準發布，中國電子科技集團公司第三十八研究所已完成了XX科技成果獲獎情況匯編、XX產品研制工作大事記、研究所所史等不同層次檔案編研產品，并在科研生產、項目競標、職稱評定中發揮重要作用。

3.5 加強專業技能交流

檔案編研工作者注重學習新技術，及時更新知識儲備，在同行之間以及與研究人員之間，加強業務交流、研討，實時掌握業界最新動態、一線科研項目信息及技術發展方向，編研人員要拓寬視野，學習信息系統、競爭情報、數據挖掘等知識，不斷提升自身專業技能。上海科技檔案館與同濟大學、上海市科學學研究所等單位聯合開展上海城市建設與可持續發展成果研究，遴選了上海長江隧橋工程、國家會展中心等12個上海城市建設中極具特色的典型項目，展示科技創新對于上海城市建設的重要作用，于2018年3月正式出版了《創新鑄就卓越之城——上海城市建設與可持續發展成果背后的故事》，該書廣受好評，彰顯了科學決策和科技引領對重大工程的支撐作用，現已成為科技檔案編研創新的成功典范。

《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》指出要建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數據開放計劃，落實數據開放與維護的責任。因此，我們要轉變編研工作思路和理念，以“開放”、“共享”作為檔案編研行動指南，積極主動開展檔案編研工作，構建檔案信息資源共享服務新格局，通過有計劃的檔案開發開放實現信息共享，通過信息共享實現檔案經濟效益、社會效益最大化。

參考文獻

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