淺析大數據條件下檔案工作面臨的機遇與挑戰

李進元

摘要：大數據背景下，城市生活質量以及方式等均發生了巨大改變，而這同時也為各個行業的發展帶來了新的機遇。傳統形式檔案管理工作往往需要耗費大量的人力以及物力資源，效率也不高。而引入大數據技術之后，勢必大大提升了檔案工作質量和效率，為檔案管理提供了新的發展思路和方向。

關鍵詞：大數據;檔案管理;機遇挑戰

引言

一般將一段時間中無法基于有效軟件應用開展信息捕獲以及管控的措施即為大數據[1]。借助大數據技術的前沿技術理念可以對整個數據信息系統等開展全面性的高效化的管理。大數據存在有著必然性，其是目前較為前沿的計算機技術之一，是互聯網技術、信息化技術等的共同影響成果[2]。現階段，大數據技術已然存在于各個方面、各個行業之中，是現代社會的重要組成一部分[3]。總而言之，大數據背景下，各個傳統行業較之前均有了顯著的變動，要想有效適應該方面的變動，則需要進一步轉變傳統思維模式，繼而以更為全新的理念以及角度對此類變化進行評估研究[4]。

一、大數據環境下檔案管理機遇

大數據背景下，現代互聯網技術、信息技術等已然實現了高度發展，而這也為當下檔案管理工作創造了巨大契機，激活了檔案管理質量。第一，大數據背景下應當充分探索檔案管理潛能，近些年各企業也進一步加強了對于檔案方面的數字化管理，對傳統紙質形式文件進一步轉變為電子式文件。這些電子文件匯總最終實現了海量數據集合。利用大數據技術對此類信息等進行高度的調整與挖掘，有效提升對數據信息等的利用率;此外，大數據背景下也有助于檔案信息等的高度共享，利用大數據技術可以推動檔案部門之間的數據交互，建立起在線數據信息共享平臺，切實提升檔案的共享效率。最后，基于互聯網以及移動互聯的便利性，可以創新性的為用戶提供遠程服務，而不再拘泥于傳統形式的窗口服務機制。利用大數據技術也可以更為客觀全面的分析用戶，從而為其匹配更為精準的檔案服務，提升個性化服務質量。

二、大數據環境下檔案管理挑戰

大數據背景下推動檔案管理形式改革。一般而言，檔案管理主要包含三個層面，即數據資料搜集、整理以及運用。傳統的檔案管理背景下，數據信息等交由各個部門負責，基于人工方式進行搜集，同時文件的運用也為典型的被動形式。但在大數據環境下，此類方式顯然過于臃腫，與當前快速發展社會相違背。對此，檔案有關部門不單單需要完成有關信息資料移交，同時還應當完善電子文檔的規整，借助計算機技術支持以及專業應用的整合處理，徹底發揮其價值。而在這整個的管理機制改革過程中，對于從業人員也提出了一定的訴求，需要其兼具更為前沿以及有效的信息技術操作能力。此外，隨著檔案數據體量越來越大，對于數據檔案的有效處理也是目前考量的重點。加上檔案安全問題等等，均給當下檔案管理工作提出了諸多挑戰。

三、大數據環境下檔案管理策略

1.加強數據庫開發深度

大數據背景下，無疑對于檔案數據的存儲有了更高的訴求，對此檔案機構等應當進一步重視對于相關數據庫的開發深度。大數據環境下數據內容相對復雜，傳統行業在實現現代化發展過程中存在諸多問題。故而，檔案部門等應當和專業的數據服務企業進行寫作，在其完善的技術支撐下完成檔案數據的建立。檔案部門需要就庫存的紙質形式的檔案資料進一步的凝練，并轉化為數字式的形式，完成電子化信息處理，隨后交由數據服務企業完成信息的二次處理，對各個關聯性數據進行高度整合并建立起對應的數據庫。檔案數據庫設計期間，檔案管理部門應當和數據服務企業保持高度的聯系，確保數據安全性以及服務完善性。完成數據庫建設滯后，需要及時進行公布，并提升檔案資源共享性與利用率。后期還需要關注檔案數據的維護投入，以維持其長期健康穩定工作。

2.強調規范化建設

基于大數據技術就檔案資料開發期間，務必建立起高度可靠的數據規范機制，確保數字資源等的高度統一，推動檔案信息資料等合理利用。有關工作進行過程中，可以借鑒行業以及國內外有關標準體制，完善檔案管理相關規范，對數據格式以及信息交互進行高度整合以及規范化處理，避免存在信息孤島等情況。

3.提升檔案管理安全保護力度

對于檔案管理部門等應當尤其重視大數據背景下信息安全方面管控，針對部分機密性的資料和文件等應當進行嚴格管控并規避其流傳至網上，基于物理隔絕的方式切實保障機理資料安全性，此外對于關鍵資料還需要配置必要的物理保密設備進行防護。另外，需要進一步加強對于計算機密碼、口令等的授權管控，對于不同形式的用戶對應性的配置不同的權限等級，使其可以在特定的權限范圍內合理的使用檔案資料。對于檔案部門還應當建立完善應急措施，一旦出現系統安全等方面問題，則可以立即激活對應的系統預案，從而確保數據資料安全以及保密性。例如部分數據資料等可以備份至云端或者異地存儲等等。

四、結束語

大數據時代的到來，不單單為檔案管理工作創造了機遇，指明了發展方向，同時也為檔案管理帶來諸多挑戰。對此相關部門應當高度重視大數據時代所帶來的的變革以及社會發展潮流趨勢，及時對檔案管理工作進行適應性調整，以更為積極的姿態擁抱大數據技術，加強以大數據為基礎的檔案管理工作高效應用與安全防護等各個方面建設。切實推動檔案管理工作的可持續健康發展。

參考文獻：

[1]房榮軍. 大數據條件下高校檔案工作發展的對策[J]. 佳木斯職業學院學報， 2016， 000（003）：P.475-，477.

[2]張偉城. 大數據時代下機關事業單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J]. 蘭臺內外， 2020（28）：67-68.

[3]安小米， 宋懿， 馬廣惠，等. 大數據時代數字檔案資源整合與服務的機遇與挑戰[J]. 檔案學通訊， 2017：57-62.

[4]王境芳. 大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰及應對[J]. 中國高新區， 2019， 000（014）：213-214.