高校后勤合同檔案管理創新和實踐探索的研究

王潔

摘 要 本文筆者對高校后勤合同檔案管理工作進行了分析研究，并在文章中指出了高校后勤合同檔案管理中出現的問題，提出了當前高校后勤檔案管理創新的有效途徑。

關鍵詞 高校 后勤工作 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

高校后勤工作是高校展開教育工作的保障，而在高校后勤工作中，合同檔案管理工作也非常重要。合同檔案是高校從事教育教學活動中重要的信息資源和憑證，也包括著學校的重大事跡內容對于高校自身文化的傳承也起到一定的作用。但是，在當前的高校后勤合同管理中，合同檔案管理方法相對落后，合同檔案管理人員自身素質也相對較差，影響了高校后勤合同檔案管理工作，所以當前高校后勤檔案管理工作需要創新和發展。

1高校后勤檔案管理工作的重要意義

高校后勤檔案管理工作是高校工作中的重要組成部分，其工作創新對于高校教育水平提升和高校文化建設都又非常重要的意義。首先，從高校教育水平而言，高校后勤檔案管理工作中包括對高校教學活動信息資源的有效管理，與高校展開教學活動有密切的關系。而高校檔案管理工作的提升有利于高校教學成果信息的保存，良好的保存和管理也能夠促進信息的有效應用，從而直接促進高校后勤檔管理工作的提升。其次，從高校文化建設和傳播角度而言，高校后勤合同檔案中還包括學校組織文化活動的重要內容，也包括高校建校以來的重要事件記錄信息和名人事跡，這些都是高校文化傳承的重要組成部分。高校后勤合同檔案管理工作的創新優化，就是對高校文化傳承工作的保證，在一定程度上促進了高校傳統文化和精神的傳達傳播。

2高校后勤合同檔案管理工作中存在的主要問題

2.1高校后勤合同檔案管理方法相對落后

當前，在高校后勤合同檔案管理工作中還存在管理方法相對落后的問題。高校后勤檔案管理工具工作量相對比較大，從高校建校開始，每一年舉行的各種教學活動以及出現的人物事跡、上級下達的教育指令以及文學著作等內容都屬于高校合同檔案管理工作范疇之內，需要管理的合同內容多也比較復雜，給高校后勤合同檔案管理工作帶來了非常大的困難。而在傳統的后勤合同檔案管理中，采用的是人工管理方法，檔案儲存和查詢都是通過人工操作完成。而隨著高校合同檔案數量逐漸增加，傳統的人工管理操作方式已經不能夠滿足現代合同檔案管理的工作量需求，合同檔案管理工作量逐漸增加在一定程度上也使管理人員的工作效率有所下降。另外，隨著網絡信息技術、數字化技術的發展，合同檔案的形式不僅包括書面形式一種，更是包括電子資源形式，更所形式的合同檔案也使傳統人工管理方式難以應對各方面工作，從而導致管理效率下降，高校后勤合同檔案數據丟失，數據信息損壞現象時有發生。

2.2高校后勤合同檔案管理人員專業素質較低

高校后勤合同檔案管理中還存在檔案管理人員綜合素質相對較低的問題。高校后勤合同檔案管理人員是檔案管理工作的主要實施者，其自身工作態度、工作技術對于合同檔案管理工作的理解都在一定程度上影響著后勤檔案管理工作質量。但是，隨著高校對后勤檔案管理工作的要求增加，后勤合同檔案形式多樣化，后勤合同檔案管理人員自身素質不足的問題逐漸暴露出來。傳統的合同檔案管理工作，管理人員只需做好人工操作，簡單的儲存和查找即可，而隨著后勤合同檔案管理工作內容復雜程度提升，工作人員對于自身的工作技術和工作態度缺乏及時的學習和轉變導致后勤合同管理工作效率下降。

3高校后勤檔案管理工作創新的有效途徑

3.1高校應該加強后勤合同檔案管理工作管理

高校后勤合同檔案管理工作與高校的各方面工作均有聯系，包括教學工作、政治教育工作以及社會活動工作等，可以說是高校工作中非常重要的組成部分。但是，近幾年高校對于教育工作和學生就業工作的重視，在一定程度上忽略了高校后勤合同檔案管理工作。而當前，想要對高校后勤合同檔案管理工作進行優化創新，首先學校就要加強對后勤合同檔案工作的管理，對后勤合同檔案管理工作進行重視。將檔案管理工作列為高校工作重點內容之一，加強高校主體工作思想的引導，從而幫助高校后勤檔案管理工作做好創新規劃。

例如，A高校在加強后勤合同檔案管理工作中就做了以下幾項工作：（1）為了加強引導管理，A高校組織學校教務工作管理人員、后勤合同檔案管理人員召開會議，會議中討論了“提升后勤合同檔案管理工作”的各項內容，決定后勤合同管理工作由高校教務處和后勤管理人員工作負責，實施“雙重管理”，加強管理效率。（2）A高校在會議中，還決定了在2年之內，完成后勤檔案合同管理工作現代化建設的目標，提升后勤合同檔案管理工作的現代化管理水平。

3.2高校應該建立后勤合同檔案管理工作制度建立

良好工作的展開依托于嚴格的工作和管理制度，在工作內容和形式發生轉變后，高校后勤檔案管理工作制度也應該優化創新，以保證現代的高校后勤合同檔案管理工作能夠良好實施。高校應該對后勤合同檔案管理工作進行細致的分析，并分析當前后勤合同檔案管理工作的主要內容和特點，以及當前后勤合同檔案管理工作中存在的問題，去建立合理科學的制度，通過制度有效管理后勤合同檔案工作。

例如，A高校在進行后勤合同檔案管理工作優化的過程中，就做好了制度建設，組織專門會議制定后勤合同檔案管理工作制度，A高校制定的合同檔案管理工作制度，參考了《檔案法》，內容體系建立相抵比較成熟。另外，在制度參考制定的過程中，A高校也召開了相應的制度建立會議，會議中就當前本校后勤合同檔案管理工作中存在的技術落后和人員素質較低的問題進行了討論，將人員管理和工作管理的內容列為了檔案管理工作制度的兩大模塊，針對性的解決當前高校后勤合同檔案管理中的主要問題。

3.3高校后勤合同檔案管理工作人員素質提升

高校后勤合同檔案管理人員直接決定了高校后勤檔案管理工作的質量，而當前很多高校都面臨著后勤檔案管理人員工作技術落后，工作態度意識落后的問題，所以在高校后勤合同檔案管理優化創新過程中，也應該注重對高校后勤合同檔案管理工作人員專業素質進行提升。高校后勤管理人員應該注重團隊建設[3]。一方面，為后勤合同檔案管理團隊注入新鮮的力量，招聘專業素養更高的合同檔案管理人才。另外一方面，合同檔案管理團隊應該注重對合同檔案管理工作人員進行有效的培訓，提升管理人員的綜合素質和實力。另外，在當前的工作模式下，學校也可以針對工作人員態度不認真等問題建立起嚴格的管理工作績效考核制度，對后勤檔案管理工作人員的工作進行監督和評價，通過評價有效的提升工作人員的工作意識，從根本上促進后勤合同檔案管理人員的專業素養。

例如，A高校在創新優化合同檔案管理工作過程中，就做好了以下幾方面工作：（1）A高校決定面向社會招聘3-6名檔案管理人員，要求學歷在?？苹蛞陨?，并且熟練使用現代化合同檔案管理系。（2）A高校提出對合同檔案管理人員進行培訓，包括現代化信息網絡技術培訓和檔案管理技能培訓。（3）A高校決定在后勤合同檔案管理工作中建立績效考核制度，對管理人員的工作表現進行評價，按照評價分發相應的工作獎金，刺激工作人員良性競爭工作。

4結束語

本文筆者詳細闡述了高校合同檔案管理工作創新優化途徑，希望能夠對高校后勤合同檔案管理工作的優化提升有所幫助。

參考文獻

[1] 孟令新.高校后勤工程建設與工程合同檔案管理的思考[J].神州（上旬刊）， 2018（05）：261.

[2] 任莉新，曲紹燕.社會化背景下高校后勤檔案管理創新研究[J].蘭臺世界，2017（10）：35-37.

[3] 龍雯.關于創新高校后勤檔案工作的思考[J].高校后勤研究，2006（02）：75-76.