加強高校畢業生檔案管理，提升人力資源效用

霍海波

【摘 要】 高校畢業生檔案主要是記錄學生的學習成績、在校情況以及表現等，這不僅是了解學生信息的主要途徑，還是公司選拔、錄用人才的主要參考依據，對于畢業生未來的實習就業具有十分重要的意義。因此，高校一定要重視對畢業生的檔案管理、提升人力資源效用，促進本校應屆畢業生的就業。本文通過簡單分析目前高校畢業生檔案管理過程中存在的不足之處，對高校如何加強畢業生的檔案管理、提升人力資源效用提出了幾點有用的建議。

【關鍵詞】 高校畢業生? 檔案管理? 人力資源效用

引言：畢業生的檔案資料對于未來的就業應聘等具有十分重要的作用，在畢業之前學生的相關資料由學校代為保管。如今，有關部門不斷出臺新的教育改革政策和措施、教育事業有了很大的進步與發展，因此與之相對應的，有關高校也應當充分重視起對畢業生的檔案管理工作，不斷發現檔案管理過程中存在的不足之處并及時解決改進，使相關管理人員能夠恪盡職守將畢業生的檔案管理得更加規范、細致，進而更好地為我校的畢業生的就業問題服務。

一、目前高校畢業生檔案管理過程中存在的不足之處

1. 對學生檔案管理重視程度不夠

首先，教育政策以及課程標準的不斷推行使得我國的教育教學越來越規范和嚴格，因此部分高校將重點放到了學校的教學管理上，進而忽視了檔案管理對于本校畢業生就業的重要作用，沒有充分重視起學校的檔案管理工作，甚至相關管理人員也沒有充足的檔案管理的能力和有關經驗，畢業生檔案擺放雜亂無章且不符合標準;并且，由于高校相關知識宣傳不到位，學生完全意識不到檔案對于自己未來就業的重要性，對于自己的學生檔案保存在哪里也并不知情，兩者都會對此后畢業生的工作調動、升職應聘等造成不必要的麻煩。

2. 部分高校檔案管理技術落后

就跟前文中提到的那樣，高校檔案管理人員經驗不足或者說是能力技術有限，對于畢業生檔案的管理與存放有許多不規范、不合理的地方，而且學生的檔案多為紙質版，不僅占據空間而且容易損壞和丟失，在某些情況下紙質檔案的存放與尋找會有許多困難。再加上部分高校對于畢業生檔案的存放不是非常重視，盡管學校中的計算機信息技術以及數字資源應用到了圖書館、教育教學等多個方面，但是科學技術在檔案管理這方面的應用仍舊比較少見，費時費力。

二、高校如何加強畢業生的檔案管理、提升人力資源效用

1. 提升相關人員的意識及能力

首先，加強本校畢業生的檔案管理是高校的重要管理工作之一，同時也是該校教育教學工作的重要組成部分，因此，為了保證畢業生的順利就業，高校一定要承擔起保存、管理畢業生檔案上的重要職責，加強宣傳檔案管理的重要性，通過開展相關知識講座、知識競賽、線上答題活動等不斷提高師生對于檔案作用的認識、從思想上促進大家對于檔案管理的重視程度以及畢業生檔案管理規范化。其次，高校也要加強對畢業生檔案管理人員相關技能的鍛煉和培訓，增強相關人員的畢業生檔案存放的規范程度，督促管理人員認真負責做好本職工作。

2. 完善本校畢業生檔案管理體系

既然檔案問題關系到本校畢業生的未來就業，高校一定要給予其高度的重視，注重管理人員的任務分配，在工作人員職責分明的情況下促進檔案管理的規范化;同時高校還要實施獎懲制度，嚴格監督管理人員的有關工作，激勵相關人員恪盡職守、將自己的本職工作做好，保證將畢業生的檔案管理落實到實處。最后，高校還要建立一個專業的畢業生檔案管理團隊，不斷提升該隊伍的專業管理素養、工作能力以及工作態度，促進高校檔案管理工作的的規范化進步與發展。

3. 實現科技化檔案管理

隨著我國科技的不斷進步，科學技術在教育領域的應用不僅為學生的學習發展提供了極大的便利，在一定程度上還減輕了教師的工作負擔、提升了高校的教學管理效率，盡管如此，科技在教育領域的應用主要集中在教學上，將科學技術應用于畢業生的檔案管理工作的還是寥寥無幾。因此，為了真正促進檔案管理的規范化、提高高校相關檔案工作的管理效率，高校一定要借鑒國外優秀的檔案管理經驗、實施科技化檔案管理，不斷提高工作人員的檔案管理能力以及工作素養，促進畢業生檔案電子錄入、修改、保存等一體化發展。

結論：總而言之，高校的畢業生檔案對于學生順利就業至關重要，而隨著高校畢業生數量的逐年增加，學校的檔案管理工作過程中存在的問題也逐漸顯現出來。因此學校一定要充分意識到檔案管理的重要性，并不斷發現本校畢業生檔案管理工作中存在的不足之處和需要改進的地方，通過完善不斷提高工作人員的管理意識、完善學校檔案管理體系、促進科學技術在檔案管理方面的應用等措施提升人力資源效用，逐漸引導本校的檔案管理向科技化、規范化方向發展。

參考文獻

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