檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用研究

隋萌

【摘要】隨著患者對就診的需求越來越高，以及我國醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應新時代的發(fā)展需求，所以加快檔案管理工作信息化建設已是大勢所趨，同時也是提升醫(yī)院醫(yī)療、服務水平以及綜合實力的有效途徑。本文論述了醫(yī)院檔案管理工作信息化的作用與意義，提出推進醫(yī)院檔案管理工作信息化建設的探索與思考。

【關鍵詞】檔案管理;信息化建設;作用意義;服務質(zhì)量

隨著人們對看病需求和體驗不斷地提升，檔案管理工作在整個醫(yī)院工作中越來越發(fā)揮著重要的作用。但是，隨著時間的推移，醫(yī)院檔案資料基數(shù)不斷增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法承載如此龐大的信息數(shù)據(jù)，同時增加了資料整理與查閱的難度，使檔案管理工作難以發(fā)揮它的價值。所以，將信息化技術運用到醫(yī)院檔案管理工作中，對緩解當前醫(yī)院檔案管理工作的瓶頸、提升醫(yī)院檔案管理工作乃至整個醫(yī)院的醫(yī)療水平有著重要的作用。基于信息化技術，工作人員對于資料的分類整理壓力將會減輕許多，同時，基于網(wǎng)絡共享特點，在被允許的前提下，醫(yī)院各個工作人員不用去檔案庫房，在辦公室就能一鍵調(diào)取需要的資料，極大地提升了工作效率。所以，加快檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然，同時也是提升醫(yī)院綜合實力的關鍵手段。對此，醫(yī)院管理層必須引起重視。

一、醫(yī)院檔案管理工作信息化的作用與意義

（一）適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的必經(jīng)之路。隨著網(wǎng)絡科學技術的不斷進步，信息化技術已應用于生活的方方面面。將信息化技術合理運用于工作中，無疑找到了提升工作質(zhì)量的有效途徑，所以醫(yī)院加強檔案管理的信息化建設是適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的必經(jīng)之路，也是提升醫(yī)院檔案管理工作乃至整個醫(yī)院工作水平的重要手段。傳統(tǒng)檔案管理工作幾乎都是采用紙質(zhì)檔案，不僅要時時注意蚊蟲、防水防火的問題，而且檔案資料難以查找翻閱，信息難以共享，一定程度上降低了檔案管理工作的價值。而將檔案管理工作信息化，利用計算機網(wǎng)絡對資料進行集中歸檔整理，減輕了人工統(tǒng)計整理工作的繁瑣性。同時，借助網(wǎng)絡技術，系統(tǒng)能自動對資料信息進行對比和矯正，極大程度防止了資料出現(xiàn)缺失或者重復的問題。基于網(wǎng)絡平臺的共享特點，各個科室需要查找資料時不用再去檔案室，在自己辦公室就能一鍵查取各種資料信息，使醫(yī)院其他工作人員的工作效率得到提升。患者在不同醫(yī)院、不同科室進行就診時，不用再帶著一大堆病歷資料，使患者的就診也更為便捷，從而全面推進醫(yī)院工作進程。

（二）提高醫(yī)院服務質(zhì)量的有效途徑。醫(yī)院工作主要是服務于患者的，所以，讓患者感到就醫(yī)便捷，有一個好的就醫(yī)體驗是醫(yī)院為之奮斗的工作目標。傳統(tǒng)的就醫(yī)模式，患者需要通過在不同的地方排隊等待數(shù)次才能完成一次看病，導致患者看病時間成本高，就診體驗差，醫(yī)生看病效率也難以提升。隨著網(wǎng)絡技術的不斷推進和發(fā)展，現(xiàn)如今大部分醫(yī)院形成了一體化的就醫(yī)系統(tǒng)，預約就診、掛號等都可以在網(wǎng)上完成，患者不用再去醫(yī)院排隊掛號。同時，醫(yī)院實現(xiàn)病歷檔案的信息化，患者不用再帶著一大堆資料去看病，醫(yī)生通過計算機網(wǎng)絡就能實時看到病人的身體檢查情況和之前的就診情況，極大提高了就診效率，使患者看病更為輕松。所以，為了保證患者就醫(yī)更為便利，進一步提升醫(yī)院的服務質(zhì)量，醫(yī)院必須加快推進檔案管理信息化建設進程，利用網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，對醫(yī)院檔案進行有效分類和規(guī)整，并對各科室乃至各醫(yī)院的信息資源進行整合共享，促進各醫(yī)院醫(yī)療服務水平的共同進步。同時，在對不同醫(yī)院的檔案資料進行共享時，醫(yī)生要注意到各地區(qū)可能由于地域文化差異導致檔案管理工作的制度有所差異，各醫(yī)院在進行檔案資料共享時會出現(xiàn)信息錯誤，所以國內(nèi)各醫(yī)院的檔案管理工作制度和要求要努力朝著統(tǒng)一性方向發(fā)展，全面提高各個醫(yī)院的服務質(zhì)量和醫(yī)療水平，最大程度保證患者的就醫(yī)效率和質(zhì)量。

（三）醫(yī)院決策活動有效的參考依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作主要是對醫(yī)院各科室的人員以及患者的病歷資料等進行分類歸檔整理，是醫(yī)院發(fā)展歷史中信息的呈現(xiàn)，也是醫(yī)院未來發(fā)展規(guī)劃的參考依據(jù)。隨著時間的增加，檔案資料不斷累積，使資料整理工作的壓力越來越大，傳統(tǒng)檔案管理工作模式已經(jīng)難以負荷。同時由于資料過多，難以及時查閱調(diào)取，醫(yī)院檔案的利用率也大大地降低。所以，為了提高醫(yī)院檔案資料的利用率，充分發(fā)揮檔案資料的價值，加快推進醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設是十分有效的手段。通過網(wǎng)絡技術，醫(yī)院可以將檔案資料統(tǒng)一規(guī)整到一起，并且在醫(yī)院開決策會議時能夠一鍵調(diào)取有效的資料信息，通過信息化檔案資料，決議者能及時了解醫(yī)院現(xiàn)在的醫(yī)療水平、發(fā)展狀況、患者就診情況以及社會認可度等等，從而對醫(yī)院未來的發(fā)展提出合理科學的規(guī)劃。能夠及時查閱，為醫(yī)院各種工作及時提供參考依據(jù)，正是醫(yī)院檔案管理工作的意義所在，而將檔案工作信息化正是最大程度地發(fā)揮此工作的價值，為醫(yī)院其他工作做好基礎服務，全面提升醫(yī)院的發(fā)展水平，所以，檔案信息化建設對于醫(yī)院檔案管理工作乃至整個醫(yī)院的工作水平都有很大的促進作用。

二、推進醫(yī)院檔案管理工作信息化建設的探索與思考

（一）總體要求。1.明確相應規(guī)章制度。要使醫(yī)院檔案管理工作信息化建設深入有效地推進，醫(yī)院需要制定有關檔案信息化管理工作的規(guī)章制度，并要求工作人員明確按照規(guī)則來行事，工作大原則是底線，不能被破壞。首先，要確保工作人員利用計算機網(wǎng)絡學校檔案管理工作的相關理論知識和經(jīng)驗，保證操作流程的規(guī)范性。其次，雖然檔案管理工作信息化一定程度上避免了紙質(zhì)檔案水火、蚊蟲破壞等相關安全問題，但是卻存在網(wǎng)絡系統(tǒng)出現(xiàn)故障的安全隱患。所以，在檔案信息化管理的過程中，一定要注意數(shù)據(jù)資料的備份以及定時檢修系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。最后，要對管理工作信息化建設的每一個操作環(huán)節(jié)進行明確分工，讓每一個職員各司其職，提升工作效率，從而全面提升醫(yī)院的綜合實力和競爭力。2.加強各部門溝通協(xié)作。檔案信息化管理工作并不是單獨分割開來的一個工作，而是為醫(yī)院各類工作提供基礎性服務的工作，與整個醫(yī)院的工作都緊密聯(lián)系。所以，在進行檔案管理工作信息化建設的時候，檔案管理工作人員一定要與各個部門、科室密切溝通，了解不同科室的不同需求，制訂個性化的檔案信息化管理系統(tǒng)。改變傳統(tǒng)的工作理念，與時俱進，幫助各部門的工作效率和質(zhì)量得以有效地提升。

（二）具體措施。1.完善相應的規(guī)章制度。要使檔案管理工作信息化建設長遠而深入地展開，醫(yī)院就必須制定科學合理的規(guī)章制度來確保檔案信息化管理工作的有效推進。醫(yī)院須在原有的檔案管理工作規(guī)則基礎上，結合信息化技術的特點，對檔案管理工作的制度進行完善和更新，確保其符合信息化建設的發(fā)展要求。制度中不僅要明確檔案信息化管理工作的操作流程，還要對每一個工作人員的崗位職責進行明確地細分，確保工作的質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案管理工作對醫(yī)院的價值。2.對檔案管理工作人員進行專業(yè)培訓。對醫(yī)院檔案管理工作進行信息化建設，這就對檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)提出了更高的要求，不僅要具備檔案管理工作相關理論知識，還必須熟悉計算機操作。所以，為了使相應的工作人員更好地適應信息化發(fā)展的要求，醫(yī)院應定期對檔案管理工作人員進行培訓，更新工作人員的理念，利用計算機網(wǎng)絡提升檔案管理工作的能力。只有提升了工作人員的工作素養(yǎng)，才能保證工作的質(zhì)量和效率，有力推動檔案管理工作信息化建設的進程，對醫(yī)院的發(fā)展有極大的促進作用，從而全面提升醫(yī)院的綜合管理水平。3.加大資金和技術支持。要提升檔案管理工作在醫(yī)院的地位，需要改變工作人員對該工作的認識，這就需要醫(yī)院提供相應的資金支持。首先，提高檔案管理工作者的收入水平，并采用相應的考核獎懲制度，對于在加快檔案管理工作信息化建設方面做出努力和貢獻的工作人員給予一定的物質(zhì)獎勵;相反地，對于工作懈怠的工作人員進行相應的懲罰，從而督促工作人員自覺提升工作能力，進一步加快檔案管理工作的進程。其次，在構建信息化的檔案管理模式時，最需要工作人員注意的就是資料的安全問題，所以，醫(yī)院可以投入一筆屬于安全機構的專用資金來專款專用，確保檔案管理信息的絕對安全。當然，除了資金支持，醫(yī)院還需引進技術支持，通過專業(yè)的技術人才，根據(jù)醫(yī)院的特點構建獨屬于本院的檔案管理系統(tǒng)，使醫(yī)院信息資料的安全性和價值最大化。

三、結束語

綜上所述，加快檔案管理工作信息化建設是醫(yī)院適應時代發(fā)展，并在經(jīng)營壓力激增的時下提升綜合競爭力的不二選擇。只有將信息化技術合理運用于醫(yī)院檔案管理工作中，才能更好地提升服務質(zhì)量，得到更多業(yè)界人士以及患者的認同;同時將檔案管理工作信息化，為醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略方向及時提供科學有效的依據(jù)，為提升醫(yī)院的實力水平起到關鍵性的作用。所以，醫(yī)院通過明確規(guī)章制度、組建專業(yè)性團隊以及投入資金和技術支持等方式使檔案管理工作信息化深入有效地發(fā)展，從而全面促進醫(yī)院的發(fā)展，為患者提供更好的就醫(yī)環(huán)境和體驗。

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