試論普洱檔案信息資源的開發與利用

羅 艷

普洱市疾控中心，云南 普洱 665000

檔案是社會信息資源構成的重要組成部分，信息儲量之大、涉及面之廣，對研究各行業的發展有著重要意義。檔案信息資源的開發利用是在檔案工作中運用現代信息技術采集、處理、傳遞使用信息資源，提升檔案工作質量的過程。開發的任務是生成有用信息，通過加強信息的生產與管理來確保信息的供給。利用是實現信息的價值，通過研究確保檔案信息能夠在各領域中發揮作用。檔案信息資源開發是基礎，利用是目的。

一、充分認識檔案信息資源開發利用的重要性

（一）檔案信息資源開發有利于提高經濟效益

檔案信息資源富集，涉及領域廣泛，涵蓋各個領域、各個時期，價值巨大。具體表現在檔案信息資源對科研、生產和建設各個領域的運用上，信息工作者通過對信息資源的加工整理、分析研判，以及選題、選材、編排、出版、發行等一系列環節，把信息潛在的社會價值、經濟價值充分發掘出來，服務社會，在促進解決社會問題和促進社會進步等方面發揮作用。其社會效益、長遠效益、整體效益是顯而易見的。從經濟效益來看，主要體現在對科研、生產和建設工作的推動下，對部門、行業、企事業節約人力物力、降低生產成本上，從而實現科研、生產和建設利益最大化。例如一份檔案，對經濟發展具有指導性和借鑒性的意義，就應該充分進行挖掘，以體現其價值。因此，檔案部門特別是檔案信息資源開發者必須提高思想認識，努力進行挖掘整理，實現信息資源利用價值最大化。

（二）檔案信息資源開發有利于提高單位部門或企業的工作效率

任何單位、部門、行業或企業，其工作的推動、生產或建設都離不開科學決策，如果不參考檔案信息，進行高位謀劃、系統謀劃、科學謀劃、長遠謀劃，必然導致工作失誤、生產的缺失，甚至造成重大經濟損失。一是要建立健全標準化管理體系，實行統一管理，發揮管理效率。二是要加強檔案的鑒定，提高檔案信息的利用率。三是深度開發信息資源的潛在價值，提升開發、創新、研判與利用的質量。開發利用好檔案信息資源，可以避免在決策時少走彎路，精準厘清工作、生產思路，實現高效快速地推進單位、部門、行業、企業的發展建設，收到事半功倍的成效。例如，2002 年,根據x 市財政局有關免房屋契稅文件的精神，由x 市新時代房地產有限公司負責開發的環湖花園高層住宅130 戶、別墅33 戶共163 戶符合免契稅條件，但缺乏憑據。該公司于6 月3 日到x 檔案館，急需查找這批住宅的單位工程竣工驗收證明書及規劃驗收合格證等有關檔案材料。如果沒有這些檔案為憑證，則這163 戶住宅將不能享受免契稅，其中高層住宅每戶不能享受免契稅近萬元，別墅每戶不能享受免契稅2 萬元。為了群眾的切身利益,該館工作人員不辭辛苦，一份一份地查找，終于為他們申報辦理免契稅提供了全部依據，使環湖花園163 戶住戶免契稅共156 萬元。這一案例充分說明檔案資源不僅達到事半功倍的效果，還為163 戶住戶免契稅共156 萬元，保障了住戶的切身利益。

（三）檔案信息資源開發有利于加強精神文明建設的需要

開展精神文明建設，需要參考、借鑒豐富的檔案史料，這些史料不僅是重要的內容，也是最生動的素材，能為精神文明建設提供材料支撐，豐富和拓展精神文明建設的內涵。普洱檔案館珍藏著思普革命先烈各項社會活動和歷史的真實資料，記載著普洱早期革命斗爭波瀾壯闊的歷史, 它也是普洱各民族爭取解放、爭取幸福、爭取文明、爭取進步的階梯，是普洱經濟社會發展建設的寶貴財富，同時，加強對這些信息資源的研究，對于地方加強黨的建設和社會主義精神文明建設具有不可替代的作用。合理開發和利用上述檔案信息資源，是實現檔案自身價值的重要手段，也是加強兩個文明建設的有效途徑。尤其當前，普洱正緊鑼密鼓開展文明城市創建工作，以及“不忘初心 牢記使命”的主題教育，它的作用更是不可低估。所以，不斷開發和利用思普革命史、民族團結進步等方面的檔案信息資源，必將為普洱精神文明建設發展服務方面，取得良好的社會效益。

二、普洱當前檔案信息資源開發利用的現狀及存在的問題

（一）普洱當前檔案信息資源開發利用的現狀

普洱社會發育程度低，檔案信息管理起步晚，投入不夠，對檔案資源管理開發的重要性認識不足，很多部門、單位和機構對檔案的處理簡單化、邊緣化，導致各部門、各縣（區）檔案部門大量的民族歷史文化信息檔案，留存在庫房里，未發揮應有的作用，歸納起來，其原因：一是對檔案管理開發的重要性認識不到位。檔案意識偏低，思想觀念陳舊，還停留在“保管”這個層面上，對“利用”缺乏思考，導致產生只要有檔案這個管理機構就行了，對為何管、管什么、怎么管等基本的檔案管理問題，檔案部門和檔案從業人員在認識上存在差距，有的檔案館（室）缺“為”缺“位”，存在提起來重要、忙起來不要的現象，甚至被“邊緣化”，很難發揮應有的作用。二是檔案管理設施落后，投入資金嚴重不足。技術設備陳舊，檢索手段落后的現象普遍存在，從市級層面到縣（區）到單位部門館（室），至今還未建立檔案網站，缺乏更新、交流、利用的工作體制與機制，信息寶庫被“鎖在深閨人未識”，更談不上發揮檔案信息資源的作用。三是檔案管理粗放，手段單一。檔案信息資源像保管在倉庫里的“東西”。只要不丟失、找得著就行，檔案館（室）成了名副其實的“保管室。四是檔案管理人才奇缺，學習、培訓、深造、研究措施跟進不到位。全市檔案部門管理人員隊伍建設從規劃到實施力度不夠、方法不多、成效不明顯。缺少對檔案信息資源研判、分析、研究、開發利用的領軍人才。

（二）普洱檔案信息資源開發利用中存在的主要問題

一是對檔案信息資源開發利用的認識不到位，甚至有偏差，存在重硬件建設，輕軟件建設，“重建輕管輕用”的問題。二是信息基礎設施建設投入不足，檔案網站尚未建立，存在檔案信息網絡管理系統、數據庫、信息安全防護設備缺失或不盡完善，致使檔案信息資源開發利用受到多重限制。三是檔案信息開發利用的體系還未全面建立。目前，普洱檔案系統還沒有建立開發利用的標準體系，甚至沒有系統實施開發利用，在互聯、互通、共享方面存在明顯問題，直接影響信息資源作用的發揮。四是急需培養和造就一支檔案信息資源研究、開發、創新、利用為一體的人才隊伍。此外，信息安全防護也不到位，存在安全隱患。

三、普洱開發利用檔案信息資源的對策

加強檔案信息化建設，積極推進檔案信息資源的開發利用，不僅是檔案信息管理部門自己的職責所在，也是提升檔案治理能力和服務水平的客觀需要。

（一）更新觀念，強化認識

當前，普洱在推進檔案信息資源開發利用中，要主動適應信息化發展要求，切實轉變觀念，改變慣性思維定性思維模式，在提升質量、強化檔案管理服務、加強與其他有關部門的合作，合力推動檔案信息資源的開發與利用等方面下功夫，實現深入結合、良性發展。一是樹立“信息就是生產力”的理念，把檔案信息資源開發利用作為促進地方經濟社會建設發展的高度，抓好工作的落實。二是樹立“信息共享”理念，探索建立信息交換協調工作機制，整合檔案信息資源，發揮信息整體優勢，推進檔案信息資源開發利用向縱深發展，實現工作效益最大化。三是樹立“以需求為導向”的理念，緊緊圍繞信息需求、建設需求和服務需求加強檔案信息化建設，使信息內容完整、格式規范、存儲方式合理、傳輸流程通暢便捷。

（二）加強力度，完善體系

檔案管理部門要加強信息管理和使用的力度，及時跟上檔案信息化發展步伐，強化開發利用措施，投入與之相適應的人力、物力、財力，保證檔案信息資源開發利用運行有支撐、推進有活力。重點建設好三個機制：一是數據更新機制；二是數據共享機制；三是日常應用機制，使檔案信息資源開發利用工作步入良性發展軌道。

（三）高位謀劃，分步實施

推進有活力開發利用檔案信息資源是一個系統而龐大的工程，必須搞好頂層設計，認真謀劃、精心組織、形成合力、促進發展。同時，注重檔案信息資源開發利用的標準化、規范化、系統化、科學化。

（四）保證安全，增進效益

信息安全是檔案信息資源開發利用的第一要素或重要保證。如果信息安全存在隱患，那么，檔案信息資源不僅不能發揮效益，甚至產生負面影響。首先，檔案信息化建設必須一體化推進，正確處理共享與安全保密這一對矛盾，在信息共享的同時強化信息安全保護意識，做到系統互連、互通、互維護，保證檔案信息資源在安全的條件下發揮效益。其次，要加強檔案信息資源安全的監督和管理，采取嚴格的安全保密措施，實行嚴格的管理制度，把信息安全隱患消滅在襁褓之中，避免由此造成嚴重后果，做到防患于未然。

（五）暢通渠道，傳承創新

建立健全檔案官網站，依托互聯網，樹立“互聯網+檔案”的理念，優化檔案管理部門與用戶交流渠道。堅持以檔案管理平臺為核心，輔以微博、微信和APP 等社交媒體，擴大信息傳播，開展在線服務，增強用戶體驗。建立健全集實體、平臺和移動新媒體于一體的檔案信息服務平臺群，以更加快速、立體、互動的形式，拉近檔案與利用者之間的距離，為利用者提供多途徑和獨特性的人本服務。探索公眾參與的檔案開發利用新模式，提高檔案信息化水平。一是提高認識，增強自覺。充分認識檔案信息資源的重要性和檔案工作的重要性，弄清檔案信息開發利用與社會發展的關系。二是轉變思路，突出重點。要科學管理檔案，注重應用和用好檔案信息資源。三是注重建設，形成特色。豐富館藏資源，健全檔案管理系統和管理機制，打造屬于地方的檔案信息資源開發特色和品牌。四是做好宣傳，擴大影響。抓住時間節點，適時編纂出版檔案史料等，與時俱進，加大檔案信息資源的開發力度，以一流的服務滿足對檔案利用的需求。

四、結語

面對這個科學技術飛速發展的信息時代，龐大的信息資源浩如煙海，如何讓信息能夠更好地開發利用，推動普洱經濟社會發展，值得深思、值得研究、值得探討，迎刃解決普洱檔案信息資源的開發與利用中存在的問題，將大有裨益。只要找準定位、堅持標準、強化管理、提升服務、檔案信息管理一定會有新的突破。