圖書館編目業務外包質量控制要點研究

賀丹丹

關鍵詞：編目業務外包;現狀;質量控制;要點

摘 要：編目情況直接影響了圖書館的使用效益，對圖書館運營具有至關重要的意義。文章主要從圖書館編目業務外包流程出發，分析外包過程中的各項內容，并結合某圖書館編目業務外包現狀，深入挖掘外包過程中的質量問題及影響因素，提出了系統化、層次化編目業務外包質量控制方案，以期為圖書館外包業務管控提供參考。

中圖分類號：G250文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2020）11-0119-03

編目業務內容較為復雜，工作量較大，很難全部由圖書館獨立完成，往往采用外包形式實現。但在實際外包過程中，受人員因素、技術因素、環境因素等影響，圖書館編目業務外包非常容易出現錯誤，外包質量參差不齊，嚴重影響了圖書的正常借閱和使用。如何對圖書館編目業務外包質量進行控制，做好外包工作的監督和管理，已經成為新時期圖書館關注的焦點。

1 圖書館編目業務外包模式分析

圖書館在運營過程中往往需要對圖書信息進行編目，以方便讀者查找和借閱。這類編目業務要對圖書信息進行詳細記錄，工作量非常大，單純依靠圖書館員很難完成。編目業務外包可依照具體開展情況被劃分為不同模式，具體情況見表1。

圖書館在開展外包業務時往往依照編目工作要求進行招投標，對外包商的業務能力、資質情況、業務案例等進行打分，形成規范的編目業務外包體系。外包商在中標后要依照合同要求進行相應的采編工作，包括訂單確認、編目審校、加工驗收等，形成相應的圖書編目信息，并交由圖書館進行典藏流通，具體情況見圖1。

2 圖書館編目業務外包現狀及問題

筆者主要以某圖書館為例，對其編目業務外包現狀進行分析，確定其業務開展中存在的問題及影響因素。

2.1 編目業務外包現狀

某圖書館是由深圳市政府投資的大型現代化文化設施，占地面積近50，000平方米，設置有讀者服務中心、資源中心、技術中心、管理中心，分別完成相應的圖書管理和借閱服務，功能設置非常齊全。隨著人們生活水平的逐步提升，某圖書館加大了圖書資源采購力度，依照讀者需求對圖書館典藏工作進行拓展，在傳統資源的基礎上增加了數字資源，從根本上提升了圖書館的資源存儲量。但在資源編目方面，由于該館專業采編人員不到10人，根本無法完成上述資源的全部編目工作。

為保證日常工作能夠順利開展，某圖書館開始采用編目業務外包形式完成各項資源典藏工作，通過招投標方式進行編目業務外包社會化嘗試。截止到目前，某圖書館形成了一體化編目業務體系，包括內部管理和外部加工兩部分。內部管理主要包括編目整理、驗收典藏、手工加工等，外包部分主要包括編目、條形碼粘貼、防盜磁條安裝、書標等。從2014年開始，為了提升編目業務的工作效益，某圖書館與外包商簽訂異地加工合同，由圖書供應商直接將采購的圖書編目、驗收入藏，加工完成后形成完整的典藏信息交由圖書館，減少了中間不必要的圖書信息二次核對環節，全面提升了圖書館文獻加工處理效率。

2.2 編目業務外包問題

編目業務外包雖然在一定程度上提升了圖書館的資源管理成效，但由于外包中的不可控因素較多，編目很容易出現信息不完整、信息錯誤等問題，造成實際圖書信息與外包加工數據不一致的問題，影響圖書資源的正常借閱。某圖書館編目業務外包也存在上述問題，具體包括：①書目信息錯誤。2018年，某圖書館編目環節共出現書目信息錯誤221起，其中書名不一致21起、信息不匹配39起、價格錯誤27起、信息錄入不全115起。信息錄入不全已經成為影響書目借閱的主要原因，導致圖書館使用效果大打折扣。②館藏信息錯誤。該問題在某圖書館編目業務外包中屢見不鮮，僅2018年就出現大量信息嚴重錯誤，不得不對在館圖書信息進行二次梳理，浪費了大量圖書館資源。筆者在梳理過程中發現，館內收藏實物與信息不匹配問題、多種圖書重號問題等較為嚴重，導致讀者在借閱過程中出現錯借或無法借閱問題。同時，部分圖書在收藏過程中無書號、編碼等，也會導致圖書借閱出現錯誤，業務重復情況嚴重。③外包加工不規范。某圖書館在編目業務外包過程中對編目進行了嚴格要求和規定，但部分外包商為了縮短工期和減少工作量，不注重加工質量，導致編目不規范問題頻發。如：2018年3月上交批次圖書中部分書脊磁條外露，讀者可以直接將磁條抽出帶走圖書;7月上交批次圖書中部分圖書未有蓋藏書章，內部條形碼、書標等漏貼，在實際借閱過程中需要進行二次加工;12月圖書編目檢查中發現部分圖書索書號與書標不一致、書標損壞等。這些錯誤在一定程度上影響了圖書館的正常運營，往往需要進行二次編目加工，造成嚴重的資源浪費。

3 圖書館編目業務外包質量控制的要點

從某圖書館編目業務外包過程可以發現，我國圖書館對編目業務外包不夠重視，缺乏對資源、人員、制度等的管理。尤其是在質量控制體系方面，圖書館需要結合實際情況形成有針對性的質量控制要點，構建系統化、層次化、高效化的管理架構。

3.1 “六位一體”質量控制架構

受外包商、合同、工作標準、交流溝通、內部管理、外包聯盟等因素的影響，某圖書館在編目外包過程中很容易出現由這些因素造成的編目混亂、數據錯誤、典藏信息不匹配等問題。為此，圖書館在實際工作中需要從上述六個方面著手，形成系統化的管理架構，構建以這些因素為核心的“六位一體”編目業務外包質量控制體系，具體情況見圖2。

圖書館要對人員要素、市場要素、管理要素等進行全面把握，從內外兩個方面出發對圖書館編目業務外包質量進行管控，掌握各項工作的核心要點，真正實現圖書館編目業務外包質量的全面優化。

3.2 “六位一體”質量控制的開展

3.2.1 外包商的選擇。圖書館要依照國際圖書館編目業務外包經驗及相關條例對外包商的資質、業務情況、行業信譽等開展調查，在確定能夠滿足本次編目業務需求后方可將其納入招標名錄。一般招標的硬性指標必須包括業務規模、服務能力、專業資質、企業信譽等內容。此外，圖書館還要結合編目業務中的特殊需求對外包商的能力進行考察，包括外包商編目人員技能水平、企業運營情況等，避免出現惡意競標、粗制濫造問題。在必要情況下，圖書館還可以形成外包商等級評價機制，對優質外包商進行評級，依照評級結果進行招標。

3.2.2 外包合同的制定。合同是對外包商編目業務進行約束、提升編目質量的關鍵。常規合同內容需要包括雙方的權利和義務、價格、工期、編目業務范圍、編目質量標準、違約責任等。鑒于當前圖書館編目業務外包問題較為嚴重，圖書館在制定合同時需要依照上述內容形成相應的條例，包括編目信息不匹配、編目錯誤等問題，明確具體責任及懲罰措施，確保外包商能夠嚴格依照合同規范圖書編目，從根本上提升編目業務外包的質量。

3.2.3 工作標準的制定。不同功能的圖書館對編目業務有不同的要求，圖書館在業務外包過程中需要結合自身資源、典藏等形成有針對性的工作標準。我國對圖書館編目工作制定了《中國文獻編目規則》《中國圖書館分類法》《中國機讀目錄格式使用手冊》等，明確了圖書編目中的各項標準，包括字段錄入、符號選擇、年限標注等。圖書館要嚴格依照上述指標對外包商業務進行約束，確保外包商能夠合理、規范地進行信息編錄，避免字段不規范、符號不匹配等問題的出現。

3.2.4 業務交流與溝通。內外溝通有助于提升圖書館編目業務外包中的各項信息交互，及時對出現的問題進行反饋，避免出現以次充好或惡意瞞報等問題，全面提升編目業務外包的成效。外包商編目人員往往在專業技能方面較為精通，但對書籍信息了解得并不全面，很容易出現由自身理解錯誤或理解不到位導致的信息不準確問題，造成校審受阻。為此，圖書館需要做好二者之間的溝通，確保圖書館與外包商之間能夠實時進行信息交流，就編目中出現的問題進行協商和處理。

3.2.5 圖書館內部管理。圖書館在編目完成后需要進行典藏，由館員進行審校，這是保證編目質量的重要環節。圖書館需要選擇專業編目人員對上述信息進行檢查，在現場對外包工作中的各個環節進行審校，確定外包商是否嚴格依照要求進行編目，是否存在編目錯誤、信息不匹配、加工不規范等問題，一旦發現上述問題要及時要求外包商進行整改。同時，圖書館還需要形成系統的管理機制，包括編目審校制度、數據標準審校制度等，對各項管理工作進行細化，確保相關人員能夠在工作中有章可循、有據可依。

3.2.6 形成外包聯盟。該聯盟可以通過CALIS構建，選擇優質外包商參與到平臺中，形成外包聯盟體系，由圖書館選取專業人員進行定期培訓和管理，加強外包商編目業務的交流與調整，實現共同進步。

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（編校：崔 萌）