淺談煤礦企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)接待

郝麗娟

摘要：企業(yè)的不斷發(fā)展離不開(kāi)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，然而經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展離不開(kāi)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的接待，所以企業(yè)辦公室的接待工作就顯的越發(fā)的細(xì)致重要，接待工作的質(zhì)量不僅直接決定業(yè)務(wù)的成敗，而且接待的質(zhì)量更代表了企業(yè)的重要形象，作為煤礦企業(yè)的辦公室部門(mén)，更要認(rèn)識(shí)到業(yè)務(wù)接待的重要性和必要性，所以想對(duì)于如何做好煤礦企業(yè)辦公室接待工作談?wù)剛€(gè)人的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè);業(yè)務(wù)接待;辦公室部門(mén)

一、煤礦辦公室的業(yè)務(wù)接待工作具體要求

1.煤礦辦公室的業(yè)務(wù)接待工作要做到有理有序，遵循杜絕鋪張浪費(fèi)，反對(duì)大吃大喝，減少非正常的接待應(yīng)酬的同時(shí)還要保證接待工作的體面和招待的熱情。努力提高業(yè)務(wù)接待工作的水平，維護(hù)良好的企業(yè)形象，展示煤礦企業(yè)辦公室接待人員的能力素養(yǎng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)的開(kāi)展并推動(dòng)業(yè)務(wù)水平的不斷提高。在企業(yè)深化改革的大背景下，要想適應(yīng)煤礦企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)后的發(fā)展的需求，辦公室部門(mén)的業(yè)務(wù)接待質(zhì)量就必須提高，作為接待人員必須要做到服務(wù)到位、細(xì)致耐心、待人熱情、規(guī)范有序、對(duì)方滿(mǎn)意，如此才能更好地體現(xiàn)業(yè)務(wù)接待的必要性和辦公室職能部門(mén)的作用，以滿(mǎn)足改革當(dāng)下對(duì)接待工作的需求，給煤礦機(jī)關(guān)單位樹(shù)立好一個(gè)優(yōu)秀的新形象。

2.作為煤礦企業(yè)辦公室接待人員除了要做到以上基本要求，在接待過(guò)程中還要體現(xiàn)煤礦企業(yè)的特點(diǎn)以及煤礦企業(yè)的管理文化，接待之前要把基礎(chǔ)性工作做好，保證接待工作質(zhì)量，詳盡接待前的準(zhǔn)備，合理安排接待過(guò)程，規(guī)范落實(shí)接待步驟。比如在接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，一定要預(yù)先掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的主要目的，工作要求，合理安排車(chē)輛、餐飲、休息住所，以及參觀路線(xiàn)或會(huì)務(wù)類(lèi)型及會(huì)務(wù)地點(diǎn)等各項(xiàng)安排。接待工作要超前考慮，周密布置，悉心服務(wù)。在了解掌握情況后，接待人員之間的協(xié)調(diào)工作也要預(yù)先做好，具體工作具體做，會(huì)議地點(diǎn)的安排、會(huì)議材料的準(zhǔn)備、會(huì)后用餐的安排、接待工作結(jié)束后的送行及其他有關(guān)注意事項(xiàng)需要都需要負(fù)責(zé)接待相關(guān)人員協(xié)商到位。在接待工作準(zhǔn)備階段中，要注意區(qū)分上級(jí)機(jī)關(guān)與兄弟單位的不同，因人而異，因事而異，這里說(shuō)的不是指看人做事，而是說(shuō)對(duì)不同的來(lái)訪(fǎng)需求要做出對(duì)應(yīng)的接待安排，不可以千篇一律。根據(jù)對(duì)方不同的需要做到細(xì)致妥善的安排。

3.接待人員做出接待計(jì)劃并考慮成熟后，首先要及時(shí)向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后按照領(lǐng)導(dǎo)要求反復(fù)完善接待工作。在具體實(shí)施階段中，對(duì)接待工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)做盡可能詳細(xì)的安排和考慮，安排好工作細(xì)節(jié)，考慮好突發(fā)事件的可能性，讓每一個(gè)參與接待的人員都明確自己的任務(wù)和責(zé)任。每一個(gè)接待人員都要注重自己的形象，舉止到談吐都要體現(xiàn)自身素養(yǎng)，基本做到語(yǔ)言和藹，服裝整潔，以禮相待，周到熱情，微笑服務(wù)，尤其對(duì)開(kāi)會(huì)時(shí)所需用材料的撰寫(xiě)、排版、打印督促辦理，嚴(yán)格保證在會(huì)前整理出來(lái)，同時(shí)對(duì)開(kāi)會(huì)時(shí)所需用的會(huì)議用品和接待物品也要提前準(zhǔn)備，若有不足，及時(shí)上報(bào)采購(gòu)，保證會(huì)議的正常有序進(jìn)行[1]。

4.后勤生活部門(mén)做好就餐坐席的布置、菜譜和餐點(diǎn)的準(zhǔn)備工作。所有的工作都需要詳細(xì)的布置和落實(shí)到專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng)，確保接待工作萬(wàn)無(wú)一失。雖然接待工作比較繁瑣，一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤都會(huì)直接或間接地影響部門(mén)和企業(yè)的形象，接待人員一定要做到用心、耐心和小心，寧可備而不用，決不可用而無(wú)備，否則就會(huì)因小失大，面對(duì)突發(fā)狀況時(shí)變得手足無(wú)措。我相信這方面的體會(huì)給每一個(gè)接待人員的體會(huì)是深刻的。比如有時(shí)召開(kāi)會(huì)議時(shí)參會(huì)人員遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于通知時(shí)的人員數(shù)，臨時(shí)找人布置座椅弄得手忙腳亂，使得參會(huì)人員不能按時(shí)就座，或者有時(shí)參會(huì)人員變動(dòng)，臺(tái)簽的擺置不能及時(shí)更改，諸如此類(lèi)突發(fā)狀況都會(huì)延誤會(huì)議進(jìn)度。所以有時(shí)必須考慮突發(fā)情況，并且做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施以確保接待工作的高質(zhì)量的進(jìn)行。所以說(shuō)一次會(huì)議的順利進(jìn)行需要接待人員做好一切準(zhǔn)備的同時(shí)還需要有靈活的應(yīng)變能力。

二、煤礦辦公室的業(yè)務(wù)接待工作的具體安排

其一，接待禮儀一定要爛熟于胸，站位、握手、言辭、坐位主次，都必須做到規(guī)范禮貌。其二，會(huì)議過(guò)程中一定要遵循會(huì)議禮節(jié)，比如每隔15-20分鐘到會(huì)議室倒水一次，其余時(shí)間不變頻繁進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。步伐要輕、動(dòng)作要穩(wěn)，在會(huì)議期間，若發(fā)現(xiàn)哪位領(lǐng)導(dǎo)的水杯已空，要及時(shí)通知服務(wù)人員來(lái)倒水，規(guī)范化的同時(shí)也要靈活應(yīng)對(duì)。其三，餐飲要提前協(xié)商并及早安排，明確此次接待的就餐標(biāo)準(zhǔn)及就餐習(xí)慣。尤其是民族差異不確定的時(shí)候一定要向來(lái)訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)的隨身人員詢(xún)問(wèn)清楚，了解來(lái)訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)一行中的特殊飲食習(xí)慣以及其他注意事項(xiàng)，如此在安排餐飲時(shí)，才能得心應(yīng)手，使到訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)感覺(jué)考慮的周全和服務(wù)的到位[2]。最后，送行禮節(jié)，在領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪(fǎng)各項(xiàng)活動(dòng)、議程結(jié)束后，安排好送行的時(shí)間，不能太早也不能太晚，提前通知司機(jī)到位，并熄火等候。領(lǐng)導(dǎo)上車(chē)前的握手送行，上車(chē)后的揮手告別，祝愿來(lái)訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)以及同行人員一路順風(fēng)，目送來(lái)訪(fǎng)領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)之后才可離開(kāi)，以上禮儀缺一不可。

三、結(jié)論

接待工作的繁瑣及多變，作為接待的負(fù)責(zé)人在每次接待程序結(jié)束后，都應(yīng)該全面的詳盡地做好本次接待的總結(jié)。領(lǐng)導(dǎo)滿(mǎn)意的方面改進(jìn)并且延用，思考之后發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題之后要加以重視并且制定對(duì)策。在接待基本原則的前提下，揚(yáng)長(zhǎng)避短，不斷完善方可將這項(xiàng)工作越做越好，更進(jìn)一步的增強(qiáng)企業(yè)間的深化交流。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘭瑛.新形勢(shì)下企業(yè)辦公室管理效能的研究[J].中國(guó)管理信息化，2019，22（13）：88-89.

[2]趙祥琳.企業(yè)辦公室管理工作的創(chuàng)新途徑研究[J].通訊世界，2019，26（06）：313-314.