淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑

摘 要：檔案作為一種獨特信息資源，是對各種各類活動進行真實記錄的基礎(chǔ)性工作。進入新世紀以來，檔案管理受到各行各業(yè)的高度重視，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)給檔案管理提出了新的更高要求。為進一步提高檔案管理科學化水平，本文結(jié)合檔案管理面臨的新形勢新任務(wù)新要求，結(jié)合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點，針對目前存在的問題提出了優(yōu)化改進檔案管理工作的幾點建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學化;優(yōu)化途經(jīng)

進入新世紀以來，國內(nèi)科學技術(shù)發(fā)展推動國家社會經(jīng)濟發(fā)展進入到新時期。檔案管理作為記錄社會發(fā)展、技術(shù)進步、科學研究和經(jīng)營活動的重要社會信息資源，已經(jīng)成為各行各業(yè)開展工作的重要依據(jù)。科學高效的檔案管理工作，能為社會發(fā)展進步做出獨特貢獻。本文結(jié)合檔案管理工作面臨的新形勢新任務(wù)新要求，結(jié)合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點，針對目前存在的問題提出了優(yōu)化改進檔案管理工作的對策建議。

1 檔案管理概述

1.1檔案管理

為對社會日常生產(chǎn)、生活方方面面的基礎(chǔ)信息進行記錄，形成了檔案管理這門學科，其主要是利用文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖片等重要信息對生活生產(chǎn)中需要記錄的基礎(chǔ)信息進行存儲保管和使用。在國內(nèi)進入轉(zhuǎn)型發(fā)展的新發(fā)展時代，社會各界都對檔案管理工作有了更為深刻重要的認識。檔案管理工作不僅為具體、局部的單位及機構(gòu)管理提供有力的支持，也是國家和社會共同擁有的無形資產(chǎn)，是構(gòu)建現(xiàn)代化信息社會的重要基礎(chǔ)。強化檔案管理工作不僅具有現(xiàn)實的重要意義，也具有長遠發(fā)展的重要歷史價值。檔案管理工作是國家工作的重要組成部分，主要特點是專業(yè)性、政策性和保密性。建設(shè)高質(zhì)高效的檔案管理工作，提高管理科學化水平，對推進我國社會主義和諧社會建設(shè)有著積極作用。

1.2提高檔案管理科學化水平的價值體現(xiàn)

一是適應(yīng)時代發(fā)展進步的重要舉措。檔案管理的科學化。要利用先進的科學理論、科學思維和科學手段對檔案進行管理，讓檔案管理工作與時俱進，符合時代發(fā)展進步的需要。在目前進入網(wǎng)絡(luò)時代、數(shù)字時代的背景下，檔案和數(shù)據(jù)庫技術(shù)相結(jié)合，成為重要信息資源的有力支撐，對進行決策、開展調(diào)整、實施優(yōu)化等各項工作具有很強的指導作用。在大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長，提高檔案管理科學化水平勢在必行，非常迫切。二是推動檔案發(fā)展的重要舉措。我國檔案管理工作自從建國以來就受到高度重視，并隨著國家的發(fā)展、技術(shù)的進步不斷完善，檔案管理的范圍、類別和技術(shù)都取得了很大的改善。但是相比當今大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展速度，檔案管理工作還有很多需要優(yōu)化改進的方面，檔案管理的科學化水平和國家快速發(fā)展的實際還不是很匹配。

2 目前檔案管理存在的問題分析

2.1管理機制不夠完善

現(xiàn)在很多單位和機構(gòu)對檔案管理不是非常重視，相比單位的經(jīng)濟效益、科研生產(chǎn)等工作，檔案管理被邊緣化。這導致檔案管理工作體制機制建設(shè)上存在很多薄弱環(huán)節(jié)。比如現(xiàn)有檔案管理制度還在沿用十幾年前的制度，沒有及時結(jié)合檔案管理形式的變化進行修訂完善;檔案管理的范圍還比較局限，沒有配合工作內(nèi)容的豐富進行拓展。檔案的使用管理制度執(zhí)行不嚴格，日常監(jiān)督管理比較松散，檔案更新不及時，導致檔案管理的重要決策作用發(fā)揮不充分。

2.2檔案保密問題頻繁

目前很多單位和機構(gòu)的檔案保密制度內(nèi)容比較簡單，特備是對泄密的問責追責部分的措施比較籠統(tǒng)，無法發(fā)揮應(yīng)有的震懾作用。只對檔案管理提出了保密的要求，卻沒有制定相應(yīng)的保密措施，對保密內(nèi)容的界定不是很清晰，讓管理人員因為個人理解的不同造成了檔案內(nèi)容的泄密問題。在發(fā)生檔案泄密事件后，對泄密人員的責任認定不嚴肅，處罰力度較輕，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的警示作用，導致檔案管理工作人員的責任心和主人翁意識日益減弱，檔案保密問題經(jīng)常發(fā)生。

2.3管理方式方法比較落后

檔案管理工作因為不受重視，導致高水平的專業(yè)檔案管理人員比較缺乏，現(xiàn)有檔案管理人員的整體專業(yè)能力、知識水平處于較低狀態(tài)，檔案管理工作的方式方法比較陳舊。還是在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料文件作為檔案存儲的載體，未能利用現(xiàn)代技術(shù)采用掃描等手段對保密等級高、價值高、多媒體資料進行有效存儲，大大增加了檔案資料保存的風險，降低了檔案的使用壽命。

2.4檔案管理硬件更新速度慢

現(xiàn)有檔案管理硬件的更新速度、資金投入力度都難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。很多單位的檔案管理室功能不健全，沒有及時更新空調(diào)、除濕機、掃描儀等檔案管理專業(yè)設(shè)備。現(xiàn)有檔案采用收取各部門、單位上交的資料進行分類存檔，存在管理分化態(tài)勢。有的單位檔案管理沒有建立信息化管理臺賬和手段，調(diào)用檔案制度執(zhí)行不嚴格，對檔案的使用難以實現(xiàn)追根溯源。檔案管理人才的缺乏，導致檔案管理始終處于較低管理水平。

3 提高檔案管理科學化水平的幾點建議

3.1不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機制

以提高檔案管理工作科學化、系統(tǒng)化為目標，不斷優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理的工作理念和工作機制。結(jié)合時代發(fā)展、檔案內(nèi)容范圍的拓展和檔案管理方式方法的變化，對檔案的歸檔、存檔、調(diào)用、借用、保密等多種制度及時進行更新升級。由單位主要負責人擔任檔案管理工作領(lǐng)導小組組長，采用分管領(lǐng)導負責、層層落實責任的管理模式，建立完善分層建檔、集中管理的檔案管理機制，以完善的體制機制為檔案管理提供保障。

3.2加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，是提高科學化管理水平的基礎(chǔ)。要更新檔案記載的載體，在原有文檔記錄存儲的基礎(chǔ)上，引入計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案文件的數(shù)字存儲、查詢和調(diào)用。借助大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，加快現(xiàn)有檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，延長檔案的使用壽命，利用數(shù)據(jù)庫強大的計算、搜索功能，讓檔案管理發(fā)揮出更為有效的決策輔助作用。為檔案管理室及時更新空調(diào)、除濕機等先進的硬件設(shè)備，為提高檔案管理水平提供有力的環(huán)境支持。

3.3培養(yǎng)保密意識強、素質(zhì)高的檔案管理人才

檔案保密工作是檔案管理的首要任務(wù)，要與時俱進更新檔案管理人員的保密意識，在日常檔案管理中落實保密制度的各項要求。現(xiàn)代檔案管理的技術(shù)更加先進、覆蓋范圍內(nèi)容更加廣泛，專業(yè)知識能力需求更高。檔案管理人員要選用具有專業(yè)檔案管理知識的人員，能熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)備，以高素質(zhì)檔案管理人才來更好發(fā)揮檔案管理重要的決策參謀作用。

檔案管理工作要以提高科學水平為目標，打牢管理工作規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化基礎(chǔ)，通過不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機制，加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，培養(yǎng)保密意識強、素質(zhì)高的檔案管理人才等措施，推動檔案管理適應(yīng)時代發(fā)展進步的需要。

參考文獻

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作者簡介：楊穎，出生年月—：1990. 4.24，性別：女，民族：漢，籍貫：陜西，職務(wù)/職稱：無，學歷：本科，研究方向：檔案學。