政務服務中心的檔案管理研究

鄭偉

摘 要： 政務中心檔案管理作為政務服務中心的重要內容，是提升政務中心工作和服務的關鍵所在。檔案管理既是政務中心實現科學化、合理化管理的基礎條件，也是對政務中心管理的效果和質量的檢驗標準之一。本文主要針對政務服務中心的檔案管理進行探究，并提出相應的策略。

關鍵詞： 政務服務;服務中心;檔案管理;信息資源

【中圖分類號】G271???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.283

引言：在信息快速發展的背景下，要積極開展政務信息中心檔案管理的信息化，加強對其的重視，通過科學、合理的方式推進信息化工作的進一步開展，提升政務服務中心檔案管理工作質量的提升，促進檔案管理工作的可持續發展。

1 檔案信息化管理工作存在的問題

1.1 缺乏對檔案信息化的認識

政務信息中心所構成的檔案信息內容具有涉及面廣、作用時間長的特點，其資料信息具有較高的保存價值，從而也是政府機關檔案的主要輸送地[1]。但是，在當前的政務信息中心檔案管理當中，存在著對檔案信息化認識不足的情況，從而使檔案信息化在管理工作中沒有得到有效的開展，與政務信息工作的進展也不無法實現同步。在目前的檔案管理工作當中，推進政務服務中心檔案的信息化是政務信息中心工作中的重點內容。

1.2 辦公系統與檔案管理系統不兼容

在當前政務服務中心的工作當中，所使用的都是自動化的辦公設備都是相應的高級主管部門集成開發的辦公軟件，而在檔案管理中所使用的軟件與辦公軟件是完全分開的。在辦公自動化系統和檔案管理系統不具有統一性的情況下，很難實現辦公系統的信息與檔案管理中的信息相互轉換，從而導致了不能將電子檔案中的信息內容進行存檔，這不僅阻礙了政府信息中心檔案信息工作的有效推進，也影響政務服務的有效開展，使檔案信息的價值沒有得到有效的發揮。

2 完善檔案信息化管理工作的策略

2.1 增強對檔案工作的管理

政務中心的檔案是記錄關于和政務沒有直接關系的活動和人群中，與政務有直接關聯、有保存價值的文字、圖片、視頻等相關的記錄內容。因此，政務中心要在工作當中加強對檔案工作的管理，將檔案工作放在政務服務工作中的重要位置，從而使其能夠不斷的推動政務服務工作的有效發展。要設置專門的檔案管理部門，將檔案進行有效的整合和匯總，采取其中管理的方式，完善管理的機制和體系，從而確保相關檔案數據的真實性和完整性，提高檔案信息的利用率，使檔案信息能夠在政務服務中發揮真正的作用。

2.2 加大對檔案基礎設施設備的建設

隨著信息技術在各行各業的廣泛應用，為人們的工作和生活帶來了諸多的便利。政務中心的工作中也同樣由于信息技術的運用，實現了工作效率的提升，大大節省了工作的時間。通過信息在計算機中的儲存，不僅提升了檔案信息的利用率，還實現了對檔案信息的快速、精準查找和檢索[2]。但是在信息設備不完善的情況下，很多的政務中心仍然采取傳統的方式來進行信息的記錄和搜集，在手動搜集、整理、利用檔案信息的過程中，不僅增大了工作量，還無法確保信息的準確性，對檔案管理工作的發展非常不利，在實際工作當中，辦公自動化的水平已經得到了明顯的提升，但是檔案信息化的管理卻一直沒有得到有效的推進。由于沒有嚴格按照國內的標準來對檔案信息進行管理和搜集，導致了很多的檔案管理中都存在著功能單一、標準化水平較低、信息內容不完整等情況，從而影響了對檔案信息的檢索和共享，檔案管理的系統更加參差不齊。所以，政務中心必須加強對檔案基礎設施設備的建設，加大資金投入和政策支持，從而為檔案信息管理提供有利的基礎條件，促進檔案管理的進一步發展。

2.3 提升檔案干部隊伍的整體素質

檔案工作的質量是影響檔案工作發展的決定性因素。在當前的政務服務中心的檔案管理中，大部分都是采取較為單一化的管理模式，工作人員所具備的知識技能也具有一定的限制，工作人員中缺乏具有計算管理、經濟管理和檔案業務等方面知識的專業人才。在這種人員隊伍組成的背景下，普遍的檔案管理人員都存在知識薄弱、不了解現代化檔案知識的情況，從而極大的影響了檔案管理數字化工作的開展和推進，對檔案管理發展產生了不利的影響。在檔案管理中，不僅需要相關人員能夠掌握當前的檔案管理知識，還要不斷學習新的知識內容，掌握數據庫管理、計算機操作、網絡管理等方面的專業技能，從而使檔案信息能夠更好的為人們提供服務。

2.4 增強檔案信息資源的安全管理

隨著電子政務的逐漸轉變，工作中也面臨著新的挑戰，常常會出現病毒侵襲、系統故障和人為失誤以及載體損害等諸多的問題。所以，檔案管理部門要加強與信息技術部門的聯系，結合電子政務主管部門，共同制定檔案的安全管理規范，將數字簽名、物理隔離、防火墻設置、數據備份、CA認證、數字加密、日志管理權限控制和安全審計等相關的技術安全措施有效的落實到工作當中，同時要加強對已歸檔電子檔案的保護和保存工作，從而提升政務信息的安全管理，確保信息內容的安全性。

2.5 及時開發檔案信息資源

一直以來，政府中心檔案管理工作中都不具有等待訪問、我想確認的手動服務狀態，同時也缺乏一定的積極參與意識。因此，要針對此類情況進行有效的改善，在檔案工作當中，將開發和利用檔案信息作為工作的重點內容，挖掘檔案信息中的重要內容，發揮其真正的價值和作用，為政府中心的管理和決策提供重要的依據，將其有效的引入到入住的單位當中，使檔案信息能夠更好的提供服務[3]。在通過對日常材料內容進行存檔和提交的過程中，要結合政務中心的發展任務對材料中的信息進行分析和編輯，從而在大量的存檔資料當中篩選出具有利用價值的信息內容，使能夠更好地為決策者和入住單位提供服務。

3 總結

在大部分的政務信息中心都存在諸多的紙質檔案信息，需要將其進行有效的信息化并實現歸檔。而在檔案管理當中，要積極的探究相關的管理方式，從而做好政務信息中心檔案信息化的管理工作，使檔案的信息能夠實現全天候的服務，做到對信息內容的有效傳輸，從而為黨委和政府提供更好的服務。

參考文獻

[1] 周春蘭.以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究[J].辦公室業務，2020（17）：145-146.

[2] 柯萍.信息化是城建檔案管理轉型升級的必由之路[J].中華建設，2020（09）：35-37.

[3] 陳永生，王沐暉，蘇煥寧，楊茜茜.基于互聯網政務服務平臺的文件歸檔與管理：治理觀[J].檔案學研究，2019（06）：4-11.