新形勢下做好機關檔案管理工作的思考探究

陳朝清

摘 要： 檔案工作的根本目的是為了利用。檔案利用是檔案管理工作人員通過檔案工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程，是檔案為社會發展、國家建設和人民群眾的根本利益服務的有效途徑。因此，開發現有檔案信息資源，切實實現檔案管理信息化，使之更好地服務于國家、地方經濟建設和社會發展，已成為檔案管理部門工作的重中之重。

關鍵詞： 機關事業單位;檔案管理;策略建議

【中圖分類號】G271???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.285

引言：在機關檔案管理工作中，由于檔案數量龐大，管理工作非常復雜，傳統的人工管理方式難以滿足現代化的機關檔案管理要求，加強管理方式信息化建設，實現更高效率的網絡信息化管理模式，是現代社會經濟發展對機關檔案管理提出的必然要求。

1 業務檔案管理存在的重要意義

機關事業單位是為人民服務的公共事業單位，秉承著為人民服務的基本原則。機關事業單位的業務檔案管理工作是機關事業單位最重要的內務工作之一。在機關事業單位的日常工作中會接觸很多人、很多事，同時也會解決許多問題，這便會產生大量的信息內容，而機關事業單位需要對這些信息進行整合、合理記錄、妥善保管，一旦這些業務檔案丟失或損壞，將給社會帶來非常大的影響。

2 檔案管理面臨的困境

2.1 傳統檔案管理方式無法滿足信息化時代的發展要求

現代社會科學技術快速發展，而且在社會各個領域中得到廣泛應用，科學技術已成為推動社會經濟發展的關鍵因素，對生產和生活都產生了極為深遠的影響。當今社會已進入信息時代，辦公實現了自動化和網絡化發展。在新辦公環境下，傳統的機關檔案管理方式已無法滿足現代辦公要求。因此，加強檔案管理信息化建設，成為辦公自動化管理的必然要求，同時也是實現辦公自動化建設的重要組成部分。隨著辦公自動化管理模式在各個機關中的廣泛應用，借助計算機等信息化手段實施檔案管理已成為發展的必然趨勢。

2.2 缺乏復合型人才

檔案信息化建設人才缺乏，檔案工作人員綜合素質有待提升，檔案部門缺少既具備專業檔案管理知識又能熟練使用計算機的工作人員，而且檔案工作普遍待遇不高，導致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對檔案信息化建設工作的開展造成很大影響。

2.3 重視程度不夠、效率低下

一是在當今時代，紙質檔案管理向電子檔案管理轉變是時代所趨，檔案信息化建設過程中，很多檔案部門沒有意識到檔案信息化建設的重要性，或者對檔案信息化建設存在誤區，認為整理和存儲檔案就是檔案信息化建設，對檔案信息化建設認識不足。檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和后代留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富，但現在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數職的問題，配備人員少，工作任務重，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案工作只是對資料的保存，只要保證其完好即可，工作態度不認真不主動不積極，這是造成檔案信息化建設進程緩慢的根本原因。二是傳統檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對之后才能調取相關檔案，并復印相關內容，借閱流程時間長，工作效率低，多次借閱也造成了紙質檔案的磨損，工作效率大大降低。

3 檔案管理的改革創新

3.1 提高業務檔案管理人員的素質

機關單位業務檔案的信息都是非常重要的業務檔案資料，有公開的也有保密的，為保證國家公共信息的安全，要求在建立網絡系統的同時，還要建立防火墻，以防信息資料的外漏情況。機關事業單位在業務檔案管理工作中，要特別注意業務檔案信息的安全性問題，這就要求要提高業務檔案管理人員的專業能力和素質，以確保檔案資料的安全性。

3.2 完善業務檔案信息化管理制度

機關事業單位歸根到底都是為人民服務的公共事業單位，屬于國家的公共部門，掌握著公民的生活資料和詳細的信息。為保證機關事業單位業務檔案信息管理的有序進行，要結合時代的發展，應建立完善的業務檔案管理制度，設立相應的查詢軟件、政務網點以及微信網絡平臺等。

3.3 強化檔案信息安全管控

近年來，檔案安全事故頻發，檔案損毀、數據泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進一步加強檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，加強安全教育，從技術方面進行全方位全程監管，降低廉政風險，確保信息安全，多方面加強信息安全長效機制建設。

3.4 加大資金投入

檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴重影響了檔案管理信息化進程，各級政府要進一步完善檔案工作投入機制，將檔案事業信息化工作發展所需經費納入制度化軌道，提供專項資金，做到投入長效化，確保檔案工作順利開展。相關部門需要加強重視，加大經費投入，加大對檔案管理的軟硬件設施建設，及時對數字化設備更新換代，合理引入軟件，加強安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲和檢索模式，不斷提高機關事業單位檔案管理信息化建設水平。

結語：在信息化時代背景下，機關單位在進行檔案管理工作的過程中，針對檔案管理遇到的各種困境，應積極基于信息化管理角度，加強信息化管理模式的應用建設，從而有效突破檔案管理困境，提高機關單位在信息化時代背景下對檔案管理的工作質量，通過應用科學的管理方法，充分發揮檔案的重要作用，為機關單位的發展進步，發揮積極的促進作用。

參考文獻

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