實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的方法研究

嚴(yán)金平

摘 要： 目前，國(guó)內(nèi)企業(yè)相對(duì)更注重經(jīng)營(yíng)，對(duì)檔案管理相關(guān)工作還不夠重視，導(dǎo)致檔案管理成為企業(yè)發(fā)展壯大的一大短板。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)要加強(qiáng)信息化管理，完善各項(xiàng)目工程資料的存檔流程，保證信息的可視化，延長(zhǎng)信息的保存期限。

關(guān)鍵詞： 企業(yè);檔案管理;問題及對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G27???? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.284

1 企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 沒有健全的管理制度和保管設(shè)施

目前，企業(yè)檔案管理部門人員基本處于“兼職”狀態(tài)，是其他崗位的人員進(jìn)行兼管，缺少完善的檔案管理制度。首先，在檔案的收集管理工作上，沒有健全的工作流程，導(dǎo)致部分應(yīng)當(dāng)收集的資料缺失，檔案記錄不夠完善，這會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案資料失去原本的利用價(jià)值。檔案資料在整個(gè)管理過程中是流動(dòng)性的，特別是部分工作有關(guān)的資料存在借閱的現(xiàn)象，但企業(yè)并沒有完整的流程進(jìn)行監(jiān)督，導(dǎo)致資料內(nèi)容泄露或遺失。其次，檔案管理需要有固定的檔案室，并且完善相應(yīng)的保管制度，若檔案的存放設(shè)施有問題，檔案在保管過程中必然出現(xiàn)一定的損毀和遺失現(xiàn)象，這是檔案管理中最容易出現(xiàn)的漏洞。最后，在檔案管理的流程制度方面也沒有關(guān)于檔案使用的完善流程，部分檔案收集后沒有得到恰當(dāng)?shù)睦茫瑢?dǎo)致整個(gè)檔案管理體系作用低下。

1.2 檔案管理方式不夠科技化和信息化

在技術(shù)進(jìn)步中，“無(wú)紙化”辦公是各級(jí)管理層都在推進(jìn)的管理模式。而在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷滲透下，檔案的載體不再是單一的紙質(zhì)版，也逐步開始使用電子版的存檔模式。但部分企業(yè)并沒有重視電子檔案的發(fā)展和利用，沒有專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作。目前，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)信息化的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的阻力。此外，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之前，檔案搜索和尋找主要靠工作人員的手動(dòng)操作，大大降低了檔案的使用效率。

1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

人是各項(xiàng)工作的主要執(zhí)行者，各崗位需要有執(zhí)行力和基本工作能力的員工，才能切實(shí)推動(dòng)各項(xiàng)工作的有效開展。目前，許多企業(yè)的檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，沒有先進(jìn)的管理思路，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需求。首先，前文提到，現(xiàn)今企業(yè)的檔案管理人員并不是專業(yè)出身，是其他崗位的“兼職”，也就不能保證整個(gè)管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。其次，檔案管理人員對(duì)企業(yè)的檔案沒有正確的認(rèn)識(shí)。當(dāng)工作人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性時(shí)，也就無(wú)法認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作，完善檔案管理工作的流程也就無(wú)從說起，而個(gè)人思想的懈怠，勢(shì)必會(huì)影響到工作積極性和工作效率，在收集相關(guān)檔案和資料的過程中，出現(xiàn)遺漏和損壞的情況，導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)檔案信息的準(zhǔn)確性受到極大的影響。

2 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的策略研究

2.1 保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達(dá)標(biāo)

建立專屬檔案室，配套專業(yè)設(shè)備，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。其中，在建設(shè)檔案室的過程中需要以科學(xué)合理規(guī)劃為基礎(chǔ)，優(yōu)化結(jié)構(gòu)布局，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求進(jìn)行功能區(qū)劃分，最大限度提升檔案室的安全性與便捷性。同時(shí)，不斷完善內(nèi)部檔案管理制度，通過提升借閱管理質(zhì)量、強(qiáng)化安全管理來提升檔案室運(yùn)行效率。要時(shí)刻保持室內(nèi)舒適、整潔與安全，并定期做好保潔衛(wèi)生和安全管理工作。隨著檔案管理工作的不斷深入，需要合理引進(jìn)存儲(chǔ)媒介、刻盤光盤、掃描設(shè)備和電腦等基礎(chǔ)設(shè)備，全面提升企業(yè)檔案管理工作效率。

2.2 加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

在優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的過程中，要強(qiáng)化全員檔案意識(shí)，培訓(xùn)對(duì)象不僅包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還需要包含所有員工。通過系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，企業(yè)檔案管理工作才能夠有序進(jìn)行，并逐步形成良好的學(xué)習(xí)氛圍。就學(xué)習(xí)內(nèi)容而言，檔案管理人員要著重提升檔案管理方法與技能，其他員工需要學(xué)習(xí)檔案制度，以便明確自身的權(quán)責(zé)，為優(yōu)化檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。只有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，企業(yè)全員逐漸增強(qiáng)檔案意識(shí)，才能為創(chuàng)新檔案管理模式、優(yōu)化管理效率奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)引入新技術(shù)

技術(shù)革新、機(jī)制創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作中又一重要環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，檔案管理工作對(duì)于新技術(shù)的需求不斷提升，合理引進(jìn)人才和技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的重中之重。只有適時(shí)引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，全面提升檔案工作信息化程度，才能在最短時(shí)間高效完成檔案管理工作，切實(shí)提升工作質(zhì)量。檔案管理人員同樣需要提升自身的認(rèn)知水平，真正掌握信息技術(shù)，真心認(rèn)可信息化建設(shè)，并立足企業(yè)實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新性的檢索與收錄，全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

2.4 健全檔案管理制度

任何制度的制定都是為了保證工作的有效開展。制度制定期間，要從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度出發(fā)，符合國(guó)家的相關(guān)要求，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)制度。首先，需要依據(jù)國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合各項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)立完善的管理制度，保證檔案的收集、存檔、保管、保密、使用等流程的完善。其次，為了提高檔案管理人員的工作意識(shí)，鼓勵(lì)各級(jí)各部門將各項(xiàng)工作資料移交給檔案管理部門，可采用物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、精神獎(jiǎng)勵(lì)等激勵(lì)方式，提高各部門員工的意識(shí)。企業(yè)的檔案資料繁多，為了保證檢索和使用的便捷性，需要做好檔案資料分類管理的工作流程，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，讓各級(jí)檔案管理人員在實(shí)際操作過程中，有統(tǒng)一的規(guī)范制度。

結(jié)束語(yǔ)：檔案管理工作是推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展的重要?jiǎng)恿Γ哂袠O強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義與實(shí)踐意義。為全面提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，需要以充分重視為前提，通過不斷健全與完善管理制度，明確管理責(zé)任，強(qiáng)化學(xué)習(xí)與培訓(xùn)來提高企業(yè)檔案管理工作運(yùn)行效率。與此同時(shí)，需要全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好的履行自身工作職責(zé)。

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