當前學校檔案管理工作存在的問題與對策探討

張惜靜

摘 要： 學校檔案是用于記錄學校各個方面的過往事件，在學校的管理與發展過程中占據著十分重要的地位，它不僅是學校財富的一個組成部分，對國家與社會而言，也是一份十分珍貴的歷史遺產。在學校整體工作的開展過程中，檔案管理往往能夠成為衡量一個學校的辦學特色、管理水平、文化積淀及發展軌跡的最有效依據。因此，只有對學校檔案管理工作引起高度重視，才能在促進學校建設、推動學校科學發展、加快教學改革進程、開展科學研究和提高教學水平等方面取得豐碩的成果。

關鍵詞： 學校檔案管理;存在問題;對策探討

【中圖分類號】G272???? 【文獻標識碼】A???? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.39.280

引言：教育是保證我國社會發展的根本源泉，在教育工作的開展過程當中，檔案管理作為其中最主要的構成部分，做好相關的檔案管理工作可以有效的提高學校的教學水平，幫助教學的穩定性。此外學校的檔案管理在一定程度上也決定了學校的實際管理水平，在日常的工作和教育過程當中學校需要不斷完善自身的檔案管理模式，利用檔案管理資源幫助學校發展。

1 當前學校檔案管理工作存在的問題

近段時間以來，雖然學校檔案工作的受關注程度正在不斷提高，但同期凸顯出的問題還是比較多的，具體包括以下幾個方面：

1.1 檔案管理有待加強

從當前學校檔案管理的情況來看，在教育事業的發展過程中學校領導對檔案管理起到促進性的作用，檔案管理建設完全化仍需努力，檔案意識也有待進一步提高。

1.2 檔案基礎建設嚴重滯后

隨著我國經濟水平的不斷提高，國家對教育的投入明顯比過去增加了不少，為學校辦學條件的改善提供了有力支撐，但由于區域經濟的發展嚴重失衡，部分地區的學校在檔案室建設方面仍就顯得十分乏力。

1.3 管理制度沒有的得到貫徹落實

一些學校在檔案管理“軟件”建設方面跟不上社會發展的步伐，檔案工作發展計劃仍是一片空白，檔案管理工作缺乏有效規范，檔案工作人員在其位卻不謀其職的現象比較嚴重，關于文書處理，檔案收集、保管到利用等制度也是如此，部分學校確實在建立與之相關的制度，但基本也都是形式主義、應付檢查罷了，沒有對應的監督機制進行看管，即便是執行起來也無法有效根治此類現象。

1.4 檔案人員的整體素質較低

學校檔案管理人員以其他部門人員兼職居多，專職人員的占比較少，且不談專業背景如何，在整體素質方面就很成問題。因為工作任務重，大部分時間都花在了主業上，導致他們鉆研業務的時間少之又少，專業技能水平也提不起來。在這個隊伍當中，又是年齡大、缺乏創新意識、學歷不高且知識層面較淺的成員居多，對檔案工作難以處理到位。因為檔案管理人員專業基礎和專業知識不足，而且相應機關對于員工培訓力度不足，培訓重視程度不足，并沒有制定相應的方案和制度，導致方案管理出現問題，對于檔案的管理只是局限于檔案的儲存，對于檔案的歸類和使用存在較大的問題，而且很多學校檔案管理培訓，缺乏專業的檔案培訓，僅僅按照自己的方法去管理和培訓，使用老一套的模式，這樣非但不能提高員工的學校檔案管理能力，而且會導致檔案室沒有正確歸類的檔案較多，導致無法正確快速查詢出檔案的出處，出現積累了太多的檔案資料。使檔案資料歸集出現問題，這樣制約著我國的學校檔案管理的發展，導致查閱檔案資料的時候較為困難，并不能快速查出檔案放置的位置所在。俗話說“無規矩不成方圓”，管理檔案部門應該制定一個全面的制度，用于部門內部人員參考傳閱和遵守。

2 加強學校檔案管理工作的對策

2.1 加強意識，建立機構

在檔案工作方面，首先要獲得學校領導的重視和支持，在學校工作日程中新增檔案管理這一項內容，并組織教職工隊伍學習《檔案法》，加大宣傳力度。根據學校的實際情況，讓領導起好帶頭作用，在貫徹落實《檔案法》過程中為廣大教職工樹立起榜樣。

2.2 健全制度，規范管理

建立健全檔案管理工作制度，實行規范化管理，是檔案工作得以順利開展的基礎所在。各科室要做到職責明確，堅持歸檔有范圍、庫房管理有依據、借閱按規定進行、立卷有標準等，同時要有目的性的進行開發和利用，只有處理好每一個細節問題，檔案管理工作的開展才能起到實際作用。傳統的學校檔案管理都是使用紙質的檔案管理方式，這樣不但容易導致檔案出現老化破損，甚至丟失，很難實現永久長期保存。而且紙質模式的檔案管理方式，在使用和查找的時候較為困難。提高檔案的管理工作，使用互聯網的模式，各部門完善檔案的資料管理，不但可以保留現有檔案的保存機制，還可以更加快速，準確的提高檢索效率，從而提高學校檔案的管理效率，讓檔案管理工作更加的快捷。

2.3 強化業務，增強能力

檔案工作人員的素質是決定檔案管理工作質量與工作水平的首要因素。除了要加強職業道德與政治思想教育以外，讓檔案工作人員樹立起“愛檔如珍、服務現實”的思想觀念也十分重要。加強檔案人員的業務建設，不能僅限于業務培訓和專業知識理論學習這兩個方面，在建立檔案工作網絡，選拔優秀人才擔任檔案管理人員上也要多加重視。

2.4 穩定隊伍，改善條件

通過一系列措施的實行，打造一支素質水平高、業務能力強的檔案工作隊伍，同時要注重加強隊伍的穩定性，盡可能減少人員的變動次數。專職檔案干部是專業人員的一個組成部分，應當享有與教學人員、科研人員以及圖書管理人員的同等待遇，不允許輕易易人的情況發生。檔案部門的開銷，由學校統一分配，要及時把相應的資金發放下來。

3 總結

本文以學校為對象，探討加強學校檔案管理工作，完善學校資料和信息的完善程度可以有效的提高我國的學校管理水平，完善和提升學校檔案管理的相應措施和方式，制定科學化，全面化的學校檔案管理方式和制度。我國目前信息產業高速發展，信息科學技術高速發展，建設好學校檔案管理工作不但提高我國建筑文化的完整性，提高我國學校檔案管理的發展進程，還能推動我國建筑文化產業的發展，具有非常重大的現實意義，因此，本文就從我國學校檔案管理的現狀進行了全面的分析，對于出現的問題提出了相應的解決措施和解決方案。

參考文獻

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