高等學校學生檔案管理工作路徑探究

趙海燕 孫宇辰 向紅

摘 要：高校學生檔案主要包括學生在校期間的：學籍卡、各種考評需要的材料、獲獎證明、黨團材料及畢業生登記表等，尤其是第一學歷檔案，這些都是非常珍貴的，不可復制的原始資料。在每個人的職業發展過程中，不論是就業、考研、公招、公考、出國留學政審、還是職稱評審、社會保險、入黨入團、工作調動、退休手續的辦理以及各種證明的出具等手續，都將把個人檔案材料作為審核的重要依據。高校的學生檔案對學生今后的就業和發展有著很重要的作用，而現今高校對于學生檔案的管理工作仍然存在著一些問題。本文從問題出發，首先從具體所指相關性、管理目的、管理規則等方面，基于高校學生檔案管理視角的可行性，然后提出了從學生檔案管理、檔案利用、檔案服務、檔案宣傳和教育等方面入手的解決方案，并對于如何提升高校學生檔案管理工作的路徑給予探究，為日常檔案管理工作提供新的思路和幫助，最終實現創新高校學生檔案管理的目標。

關鍵詞：高等學校;學生檔案;檔案管理

高等學校重要的基礎性工作之一就包括高校檔案工作，而學生檔案管理工作又是高校檔案工作的重要組成部分。從檔案的基本含義來看，檔案是具有社會性、歷史性、確定性和原始記錄性。高校的學生檔案主要記錄著學生從高中時期到大學期間的學習、生活、錄取、成績、思想品德等方面的情況，是組成高校檔案群的重要部分。學生檔案包括：高中時期的檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團員組織檔案等，部分檔案在學生畢業后，會轉變成跟隨其一起流動的人事檔案。

學生檔案關系著個人在未來，是走向社會的就業和發展的基礎，信息化時代的不斷加速，高校學生檔案的流轉速度、使用頻率也會越來越高，高校學生檔案管理工作中依然存在很多問題亟待改進。只有不斷提升并改善管理的路徑，才能實現高校學生檔案管理的高效化，在檔案查詢中為高校師生提供高質量的服務，并為企事業單位提供真實的準確的人才信息。

一、高校學生檔案管理工作現狀和存在的問題

1.高校對學生檔案工作的重視度有所欠缺。目前，很多高校不夠重視學生檔案的管理工作，只是把學生檔案管理工作當做普通工作融入到日常工作中，體現出對待學生檔案管理的保管意識淡薄。造成這種意識淡薄的原因主要來自兩方面：一方面是高校管理層不夠重視，認為學生檔案的使用頻率較低，所以在人力、物力和經費方面的投入較為欠缺;另一方面學生的檔案管理工作，對于學校的教學教研、專業課評估和學位評審沒有直接的影響，不能夠及時向社會展示出成績，無法突出學校的工作水平。

2.高校的學生檔案工作缺乏專業的管理團隊。國內的高校學生檔案管理部門一般可以分為三類：一類是由學院和系進行保管，一類是通過學生工作處分類保存，還有一類是專門的檔案館和檔案室統一管理。按照現在高校實際的工作情況，大部分會采取放在各個院系的措施，但不會另行再配備專業的檔案管理工作者。一般的檔案工作，主要靠學院的輔導員群體負責兼任，或者還可以通過任命辦公室行政人員、教學秘書等兼職擔任檔案工作。高校行政工作者，除去本身承擔的其他教學工作，對于學生的檔案工作花費的精力和時間十分有限。學校沒有組織這些行政工作者對檔案管理進行專業的培訓，平時這些工作者很難接觸檔案歸檔保存的相關專業知識。在實際工作中，面對數量眾多的高校學生檔案，也給檔案工作人員保質保量的完成歸檔整理工作帶來了困境。同時管理人員對學生檔案工作的重視度有所欠缺，也很少切實的去檢查有關檔案的相關工作。平時工作人員的流動，工作調離后沒有及時完成交接。高校對于檔案工作者的考核不到位，使得學生檔案管理工作很大程度上受到兼職檔案員的工作責任心和工作能力的影響。

3.高校學生檔案管理制度不夠規范。高校學生檔案管理制度，在各個高校間沒有形成統一的標準。哪些檔案是必不可少，哪些檔案是沒必要保存的，哪些檔案是需要轉化的，完全沒有相應的規章制度來規范。這樣也會導致學生檔案在以后的管理中，會出現一些參差不齊的問題。高校學生畢業后的就業去向多樣化，畢業生檔案有存在學校代為保存，也有跟隨畢業生流轉到當地人才市場和就業單位，也會造成后期學生在查詢使用檔案時，找不到相關的檔案，甚至會遇到檔案丟失的困境。

4.高校學生檔案管理的方式缺乏創新。互聯網和大數據技術還沒有得到充分利用，并使用這些技術對學生檔案進行系統科學的管理。還有些高校的檔案管理系統，不僅沒能實現數字化，甚至高校學生檔案管理工作水平，還依然停留在收集紙質檔案的老舊模式水平。從檔案的保管角度而言，紙質化的學生檔案不容易保存，容易丟失或缺頁，泛黃和脆化。而且紙質化的記錄容易被更改信息，對高校學生檔案的真實性和時效性造成影響，不利于高校學生檔案管理工作開展。

二、提升高校學生檔案管理工作的策略思路

1.高校轉變傳統觀念，使學生檔案管理工作的重要性得到充分認識。學生檔案管理工作對于大學生本人的重要程度也與日俱增，作為學校日常工作重要部分必不可少。企事業等單位招聘員工、選拔考試等都對個人檔案的審查極為嚴格;辦理工作調動和異地搬遷時也需要查驗檔案;出國政審和公證時也離不開檔案;辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明都離不開個人檔案。所以高校學生檔案管理工作要做好，也是社會發展的趨勢，高校應當順應社會發展的潮流，重視并努力提升學生檔案管理的工作水平。

2.高校培養專業的檔案管理人才隊伍，促進業務能力提升。檔案管理工作和任何行業都一樣，高質量的發展離不開專業的人才。培養一支專業的檔案管理工作隊伍，是每個高校的“必修課”，只有如此，才能夠專業的管理和保存學生檔案。為了保持檔案管理隊伍的穩定狀態，高校也應當設置一定的待遇和獎勵給予負責兼職的檔案員。高校也要及時更新和添置計算機、掃描儀、電子密集架等先進的數字化設備，采用先進的系統軟件進行學生檔案的儲存和使用，為確保檔案資料的完整性和安全性提供硬件保障，為學生檔案管理工作方面進行必不可少的資金投入和扶持。

與此同時，高校學生檔案信息管理系統，也可以參照黨員信息管理系統的經驗，從初建逐步發展到完善。黨員信息管理系統相對于其他系統比較成熟，從黨員個人的信息錄入，到后期黨員的流動情況登記，在系統中都能進行科學明確的記錄和管理。這個系統也是從無到有，從初始階段到成熟運行。

3.讓檔案管理工作有章可循，完善高校的學生檔案管理制度。學生在高校不同階段所產生的材料，都需要在檔案中記錄，高校學生檔案管理的工作內容需要在管理制度被明確。對于檔案中需要歸檔的材料，材料的種類、標準、格式、內容、紙張等進行統一規范要求。檔案的使用方法要明確規定，學生檔案中的各項內容必須通過嚴格審查，日常查詢和使用檔案的人群也要有相應規定，并及時做好查閱檔案的人員登記。建立健全高校學生的檔案管理制度，不僅要從檔案的本身工作抓起，負責學生檔案的管理人員也要從考核做起。

4.高校創新檔案管理方法路徑，充分利用信息化技術提高效率 。高校學生檔案的信息化管理，還可以借助新媒體，能夠及時反映學生的學籍變動情況、成績優良信息、在校的學習生活等情況，實時準確的對學生進行管理。現今很多高校的學生的數量群體非常龐大，學生的檔案管理的工作，任務很繁重，學生升學和就業的流動也較快，檔案的保存期限相對較短，隨著科技的不斷發展，電子化檔案作為必不可少的技術路徑，會被全面的引入高校學生檔案管理工作中。

與此同時，建立起高校學生檔案信息管理系統，讓學生群體可以自己及時查閱個人的檔案，并對于個人高校期間的學習及生活提出好的規劃和建議，對高校學生的職業規劃和學習生涯是一種正向的積極促進。學生檔案管理信息化，還能提高效率，降低人力資源成本，促進檔案管理隊伍建設的專業化。對學生建立在校情況的預警機制。并且補充了傳統紙質檔案的缺點，優化檔案的管理模式，實現網上查詢與實體檔案的有效結合，真正發揮出學生檔案的作用。

三、改善高校學生檔案管理工作的方法路徑

1.設置專門歸檔機構，完善學生檔案管理的規范性。《高等學校檔案管理辦法》規定高校應設立檔案館或綜合檔案室，配備專職檔案工作人員管理檔案，在實際操作層面，考慮到學生畢業后檔案隨人流動，每年轉出、轉入的數量巨大，而且檔案材料更新頻繁，如果像其他檔案一樣入庫管理，將對人財物和庫房其他檔案的安全造成影響。所以目前很多高校的學生檔案普遍實行院系二級管理，院系一般交由輔導員負責，到學生畢業時上交給學生管理部門進行傳遞。二級管理缺乏過程管控和專業的指導，隨意性和隨機性較大，也是造成高校學生檔案管理混亂的主要原因之一。要從根源上改變這一困境，高校可以通過設置專門的部門科室，配備專業檔案人員按照人事檔案的規定來收集、整理、歸檔、更新并傳遞學生檔案，體現出以學生為本的檔案服務理念。

2.建立學生檔案數據庫，提高學生個人檔案的使用效率。近幾年高校檔案館普遍實現了信息化管理，檔案信息化也已經成為整個業界的熱點和共識，通過計算機、掃描儀、互聯網等電子設備技術將紙質版檔案轉化為數字檔案，給館藏資源的利用率帶來了極大的提高。學生檔案室的工作人員對檔案材料進行分類整理、密封歸檔后，會對所有的紙質檔案材料進行數字化處理。

因此，建立學生檔案數字化系統，也是提高學生查詢檔案和使用檔案效率提高的重要路徑之一。通過參考人事檔案管理系統和黨員檔案管理系統，建立以“學號和班級”關鍵字的學生基本信息表，作為檢索和查閱的目錄，并在此基礎之上逐步建立：高中檔案、入學登記表、體檢情況表、黨團組織材料、學籍材料和獎懲記錄等，同時建立起各種表之間的關聯，形成統一的關系型數據庫，最終以報表的形式綜合展示檔案查詢的結果。

3.緊跟“互聯網+”時代要求，實現學生檔案智慧服務目標。進入網絡化、信息化高度發展的“互聯網+”時代，檔案工作領域也緊跟時代步伐，上海市松江區檔案館秉承“讓檔案信息多跑路，讓群眾少跑腿”的理念，率先實現長三角地區“異地查檔，便民服務”。相對而言，高校檔案館目前在智能服務方面還有些許薄弱。以各大高校目前的技術平臺來看，高校學生檔案的管理路徑提升，可以結合大數據、云存儲技術，將孤立片面和靜止的數字化檔案信息整合成整體，并建成智能化檔案信息庫。通過接口技術，實現與學生工作部門、教務管理系統和安全保衛系統等，相關部門之間的互聯。

還可以開辟校外用戶查詢功能，為已經走向社會的高校畢業生提供政治審查服務，以及就業審核、考試證明、戶口遷徙等審核材料。此外學生檔案涉及到個人隱私，為了實現對于檔案的有效保護，應當設立不同用戶群體的查詢權限。通過實現學生檔案的智慧服務，讓高校管理者和教育教學工作者全面充分的了解學生的各方面情況，分析預判可能發生的問題，為因材施教并制定學生管理政策，開展合理有效的管理工作提供可靠的信息數據依據。也為企事業單位應聘、考核、篩選人才，簡化了審核流程，節約了人力資源的成本開支。

4.加強學生檔案重要性的宣傳路徑，樹立“大檔案”理念。將學生檔案納入高校檔案館的整體管理系統，形成“大檔案”的管理格局，有利于建立人事檔案、學生檔案和綜合檔案的協同管理模式。但在高校的日常管理工作中，相對于傳統檔案的認知，大多數管理者和工作者對于學生檔案的內容和重要性還缺乏深入的了解。尤其是大學生群體對于個人檔案的認知意識較為模糊，對于檔案的概念，內容構成，用途去向都知之甚少，也缺乏基本的檔案常識和關注。

高校也應當重視檔案意識的教育工作，可以通過學生工作部門帶頭通過教育教學的各個環節，例如：新生入學、實習實訓、職業規劃和就業指導課程，學校宣傳部門通過校報、廣播、官方微博、學校班級微信群等途徑，對于學生加強宣傳：檔案知識與法規、內容構成、使用途徑和相關作用等重要因素。加強大學生群體的檔案教育，明確向學生傳遞哪些情況會記錄在案，能從一定程度上在教育管理方面給予學生正向的引導。隨著學生對于檔案了解的增強，能夠認識到檔案關系著未來發展與自身職業規劃，是社會選拔優秀人才的重要依據，也是確認大學畢業生干部身份，以及計算工齡、進行獎懲的重要參考。可以促進大學生群體注重良好品德、品行的培養，不斷激勵自我提升學習能力、職業能力和創新能力。還會樹立起正確的檔案管理觀念，重視自身學生檔案畢業后的去向，從根本上有效的杜絕了“檔案丟失”、“檔案遺棄”等意外情況的發生。

四、提升高校學生檔案管理工作的思考與總結

在信息化和智慧校園的建設大趨勢下，想要實現校內信息共享，就得充分利用“互聯網+”技術，不斷加強高校學生檔案管理工作的創新。跟隨時代推進高校學生檔案管理的信息化管理，不僅能夠充分地利用和挖掘現代的檔案資源，還能有效的提升管理檔案的效果，方便學生群體更好的獲得高校管理層、輔導員和任課老師們的全面深入的了解，因材施教培養學生，促進大學生的全面發展。而且對于高校大學生的學習進步和職業規劃，對于高校的發展和工作改進，都起到巨大的決策作用和推動作用，也有利于大學面向社會的服務水平提升。所以就需要在高校在自身的建設過程中，主動采取創新和改革措施，對于高校學生檔案管理工作進行優化和升級，更好地推進高校學生檔案管理的現代化工作。

參考文獻：

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[2]楚玲菲.我國檔案文化范式變遷研究[D].哈爾濱 ： 黑龍江大學，2014

（作者單位：四川大學檔案館;徐州工程學院檔案館）