基于互聯網時代下高校檔案信息化管理思路研究

摘要：互聯網時代，豐富的數字化信息技術成為高校革新檔案管理模式、內容和方法的有力抓手，檔案管理也由紙質化管理向信息化管理轉變。在這種背景下，必須要創新檔案管理的模式，提升檔案管理實效，發揮檔案資源的各種價值。文章就互聯網時代下高校檔案信息化管理的必要性進行分析，闡述當下信息化管理中常見的不足，提出自己的思路，旨在進一步發揮數字化信息技術在檔案管理中的作用。

關鍵詞：信息化管理;檔案;高校;互聯網;思路

一、互聯網時代下高校檔案信息化管理的必要性

（一）節約高校檔案管理成本的必然要求

一方面，高校對檔案進行信息化處理，將其儲存于硬盤、云儲存終端或者其他數字終端，有利于減少紙質檔案對物理空間的占用，解決實踐中檔案室空間與高校檔案數量之間的矛盾問題，進而減少空間成本[1]。另一方面，互聯網時代，高校許多文件形式均以數字化的形式呈現出來。推動高校檔案信息化管理工作，可以縮減管理、利用環節，實現線上一站式管理與一站式服務目標，節約人力資源成本。

（二）加快高校檔案利用的內在要求

檔案資源作為一種重要的信息資源，對于高校具有重要的參考決策價值以及憑證價值。但是，隨著高校檔案資源不斷增多，檔案管理人員檢索壓力和查閱難度也隨之增加。為此，必須要加快高校檔案信息化建設，改進與完善高校檔案管理機制，確保檔案管理人員能夠對檔案進行線上檢索，能夠更好地服務于檔案需求主體。除此之外，通過信息化技術對檔案進行管理，能夠實現檔案長期保存，避免檔案遭受物理、化學破壞，為后期的檔案利用工作創造條件。

二、互聯網時代下高校檔案信息化管理存在的不足

（一）信息基礎設施匱乏，導致信息化進程緩慢

檔案信息化設施是檔案信息化建設的基礎，是快速推進檔案管理工作的有力抓手。當下，部分高校檔案信息化設施匱乏，軟硬件環境有待優化[2]。從硬件設施角度來看，部分高校尚未配備大型光端設備、路由器、高速交換機、高性能計算機、高速掃描儀、微縮相機等硬件設備，既無法有效處理電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像，也無法對紙質檔案進行數據化處理，阻礙了高校檔案數據庫建設的進程。從軟件設施角度來看，部分高校檔案管理系統的功能不完善，在檔案資源檢索、資源合并、格式轉化、數據關聯、數據共享等領域仍然存在不足，難以滿足新時期檔案信息化管理的要求。

（二）新型信息化技術利用率不高，檔案信息化管理實效性不足

當前，部分高校對于大數據技術、云儲存技術、智能算法、新媒體技術的利用率不高，檔案管理模式缺乏創新。一是對大數據技術的應用不足，檔案檢索效率緩慢;二是對云儲存技術的應用不足，檔案資源仍然保存在硬盤中，保存期限、保存安全度都有待提升。三是對智能算法的應用不足，無法對電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像進行自動識別，檔案智能化建設緩慢。四是對新媒體技術的應用不足，檔案查詢平臺尚未同步至微信公眾號、高校官方網站。

（三）高校檔案安全管理難度大，缺乏安全管理意識

實踐中，部分高校雖然加快了檔案信息化建設的步伐，但缺乏安全管理意識，對信息化環境下的檔案威脅缺乏正確認識[3]。一是對勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法插件、非法程序的防治、查殺力度不足，網絡安全問題突出，存在檔案泄密、被篡改、被非法加密的風險。二是尚未將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用到高校檔案管理的各個環節，安全管理能力有待提升，難以適應互聯網時代檔案安全管理的新要求。

三、互聯網時代下高校檔案信息化管理思路

（一）引進并更新信息化設施，創造信息化管理條件

事實證明，只有優化檔案管理環境，引進并更新檔案管理軟硬件設施，才能為信息化建設創造良好的條件。為此，一是要結合高校信息化建設的要求與目標，配備大型光端設備、路由器、高速交換機、高性能計算機、高速掃描儀、微縮相機等硬件設備，對現有的紙質檔案以及電子類數據進行綜合處理，并進行立卷歸檔，形成高校檔案數據庫。二是要完善檔案管理系統的功能，提升檔案資源檢索效率，加快電子資源合并，做好電子文件格式轉化。同時，要打通高校檔案管理系統與人事管理系統、財務系統、OA辦公系統、合同管理系統等數據系統的數據壁壘，實現數據關聯與數據共享，避免數據重復上傳、重復處理，真正實現一站式管理的目標。

（二）應用新型信息技術，提升檔案信息化管理實效

一是要對大數據技術進行應用。要進一步優化深度檢索的條件，實現對檔案內部字節、圖文的深度檢索，挖掘大數據技術在數據檢索中的優勢。二是要充分應用云儲存技術對檔案資源進行存儲，形成“云儲存終端—檔案管理系統—檔案應用平臺”為體系的檔案管理利用體系。同時，也要應用云儲存技術做好檔案備份工作。三是要加快智能算法應用，通過強大的算法能力來對電子文件、電子圖文、電子影像、電子聲像進行自動識別，準確將不同種類的檔案資源進行分類。四是要應用新媒體技術，依托于微信公眾號、高校官方網站，延伸檔案服務領域和服務內容，滿足檔案借閱主體與查閱主體的需求。

（三）注重高校檔案安全管理，樹立安全管理意識

高校既要堅持改革先行，充分革新檔案管理模式，也需要重視檔案安全管理，保障檔案資源的真實性、完整性以及原始性。一是要通過防火墻、病毒查殺來有效抵制各種病毒程序，并以部門為單位配備專門的加密U盤，更安全地對檔案資源進行復制、傳輸、管理與利用。二是要探索將區塊鏈、數字加密、數字簽名、云加密技術應用至檔案管理領域，對檔案資源本身進行加密，明確檔案管理系統的訪問權限，留存訪問記錄，及時發現和整改安全問題。

四、結束語

互聯網時代，檔案管理模式、管理內容發生變化，學界對于檔案信息化的研究也逐步推進。為此，高校緊跟時代發展趨勢，充分將信息技術應用至檔案管理工作中，推動形成系統化、規范化、體系化的檔案管理模式，建立具有特色的檔案數據庫。具體而言，一是要引進并更新信息化設施，創造信息化管理條件;二是要應用新型信息技術，提升檔案信息化管理實效;三是要注重高校檔案安全管理，樹立安全管理意識。只有不斷與時俱進，才能真正避免高校檔案管理工作邊緣化，充分挖掘并發揮檔案資源價值。

參考文獻

[1]高小麗.新時期在高校檔案信息化建設中的問題探討[J].云南檔案，2020（08）：57-58.

[2]周楊慧.高校檔案信息化管理創新發展[J].蘭臺內外，2020（25）：10-12.

[3]閆麗俠.數字化時代構建高校檔案管理的信息化[J].黑龍江科學，2020，11（15）：110-111.

作者簡介：

陳麗娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州職業技術學院圖文信息中心館員，研究方向檔案學。