定制展示架項(xiàng)目供應(yīng)商風(fēng)險管理研究

陳佳

作為一家定位于服務(wù)品牌零售商，為他們提供個性化的、與品牌氣質(zhì)相符的商品陳列展示架的貿(mào)易型公司，相對于商超貨架，我們的產(chǎn)品屬于精品定制，我們提供的是個性化的商品陳列展示架和專業(yè)的服務(wù)。新項(xiàng)目的開發(fā)和生產(chǎn)項(xiàng)目的供應(yīng)商管理是項(xiàng)目經(jīng)理日常工作的主要內(nèi)容。與公司內(nèi)部多部門的配合，與外部客戶、供應(yīng)商的溝通、生產(chǎn)進(jìn)度監(jiān)督等都是日常工作的一部分。工作環(huán)節(jié)越多越復(fù)雜，發(fā)生風(fēng)險的概率也就越大。項(xiàng)目風(fēng)險管理能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理樹立風(fēng)險意識，通過辨識、評測、規(guī)劃和監(jiān)管項(xiàng)目中已知或未知的風(fēng)險，將項(xiàng)目風(fēng)險中的消極影響最小化，比如防止項(xiàng)目中額外的人力、物力、財力的產(chǎn)生;將項(xiàng)目風(fēng)險中的積極效果最大化，比如交期提前、設(shè)計優(yōu)化后的成本降低，從而達(dá)成項(xiàng)目利潤目標(biāo)并保障項(xiàng)目順利完成。

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理在開發(fā)一個新項(xiàng)目時，首先需要明確客戶的需求，包括外觀設(shè)計的要求、成本預(yù)算的投入、要求使用的時間等等。然后由工程部門給出設(shè)計方案，明確使用材料的規(guī)格。最后尋找合適的供應(yīng)商詢價，提供給客戶報價單，這些只是基于雙方假設(shè)合作的開始。當(dāng)客戶接受了報價，真正下達(dá)了訂單，簽署了合同，我們才進(jìn)入了打樣或者批量生產(chǎn)的環(huán)節(jié)，接下來將面對的是質(zhì)量和交期的生產(chǎn)管理。作為貿(mào)易型公司，其短板是沒有自已的實(shí)體工廠，嚴(yán)重依賴于外部供應(yīng)商的支持與合作，因此尋找好的產(chǎn)品，穩(wěn)定的供應(yīng)商是十分重要的。不過好處是輕資產(chǎn)模式經(jīng)營，主要提供產(chǎn)品設(shè)計和市場開發(fā)，生產(chǎn)外購可以轉(zhuǎn)移一部分生產(chǎn)經(jīng)營的風(fēng)險。因?yàn)槲覀兒凸?yīng)商簽訂了合同，將質(zhì)量要求和交貨時間要求給廠家，如果風(fēng)險發(fā)生時，可以共同承擔(dān)或共同解決。

本研究主要采用案例研究法。在項(xiàng)目風(fēng)險管理學(xué)科相關(guān)理論指導(dǎo)下，以定制展示架項(xiàng)目的生產(chǎn)為例，對該項(xiàng)目供應(yīng)商風(fēng)險進(jìn)行全面而系統(tǒng)的研究。

風(fēng)險是任何可能發(fā)生的，影響項(xiàng)目向好或壞的方向發(fā)展的不確定的事件和因素。風(fēng)險可以按能否管理加以劃分：不可管理的風(fēng)險，是指難以預(yù)測，無法采取措施控制的風(fēng)險;可管理風(fēng)險，一方面與我們的認(rèn)知程度有關(guān)，另一方面，還與我們的態(tài)度、能力及精力有關(guān)，因此我們有必要著手對那些可預(yù)見的和意料外的不確定事件進(jìn)行行之有效的管理。

風(fēng)險識別是風(fēng)險管理的第一步，也是風(fēng)險管理的基礎(chǔ)。評定風(fēng)險，測算風(fēng)險產(chǎn)生的后果，測算風(fēng)險發(fā)生的概率，利用數(shù)據(jù)支撐，做到心中有數(shù)，是一個項(xiàng)目管理者需要掌握的能力。風(fēng)險可以劃分為低、中、高三檔，若再考慮緊迫性，則應(yīng)依據(jù)“輕重緩急”來確定風(fēng)險的“嚴(yán)重性級別”，完善風(fēng)險登記冊，形成項(xiàng)目風(fēng)險優(yōu)先級清單。

風(fēng)險的特性之一是發(fā)生的隨機(jī)性。除了要考慮風(fēng)險的影響，也要考慮風(fēng)險發(fā)生的概率。決策樹，是就事論事的解決方法。這是一種便于決策者理解，用來說明不同決策之間和相關(guān)偶發(fā)事件之間相互作用的圖表，可分成一次性決策和序列化決策兩種情況。

成本、質(zhì)量、交期，永遠(yuǎn)是與生產(chǎn)息息相關(guān)的三要素，也是考核項(xiàng)目經(jīng)理工作的幾個重要的指標(biāo)。因?yàn)槭琴Q(mào)易型公司，與工廠有相對的獨(dú)立性，但是又是緊密聯(lián)系在一起的。項(xiàng)目經(jīng)理要對產(chǎn)品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，要對產(chǎn)品的交期負(fù)責(zé)，甚至有時也要對成本負(fù)責(zé)。在報價給客戶的時候采購成本是確定的，但是在生產(chǎn)過程中，如果發(fā)生這樣那樣的意外，比如因?yàn)椴少彿降脑O(shè)計圖紙的缺陷而造成的返工，報廢，后期就會增加項(xiàng)目的成本，并有可能影響到原定交期。或者是報價時包裝設(shè)計未考慮周全導(dǎo)致后期不得不增加的包裝成本，這些都會影響到利潤空間。供應(yīng)商因我們圖紙缺陷的返工而導(dǎo)致的交期延誤，影響客戶的交期，產(chǎn)生了額外的空運(yùn)費(fèi)用以及索賠，都會導(dǎo)致利潤空間的縮小，嚴(yán)重的甚至?xí)斐身?xiàng)目的直接虧損。所以風(fēng)險控制的重要性是不言而喻的。

在一次新開發(fā)項(xiàng)目的溝通中，客戶告知有打樣的意向，隨之項(xiàng)目經(jīng)理將之前與各供應(yīng)商詢價時確認(rèn)的價格和交期再次提交給客戶，不久客戶就確認(rèn)并簽發(fā)了打樣生產(chǎn)訂單。項(xiàng)目經(jīng)理開始分解該訂單給對應(yīng)的多位供應(yīng)商，但是其中一重要配件的供應(yīng)商突然告訴我們無法提供該配件。之前我們確認(rèn)過他們提供的小樣，非常滿意，現(xiàn)在該供應(yīng)商解釋說模具已損壞，是銷售人員不知情的情況下給我們報價了，故詢問我們是否可以更換為他們公司的另外一款功能一致但外觀差異比較大的產(chǎn)品。這個突然的變化，讓我們有點(diǎn)措手不及。如果外觀變化大，不僅需要征得客人的同意，還需要修改生產(chǎn)的圖紙。這個確認(rèn)過程因?yàn)闀r差及工作量，保守估計至少要一周的時間，而且因?yàn)閳D紙的待定，其他部件的生產(chǎn)還需要等待。當(dāng)時也是非常的難做決定，最后因?yàn)閭溥x配件外形差異太大，嚴(yán)重影響整個產(chǎn)品的外觀，我們放棄了和該供應(yīng)商繼續(xù)合作。但是當(dāng)時的痛點(diǎn)是這個配件前期花費(fèi)了很多的時間和精力去尋找，只此一家供應(yīng)商有這個款式，現(xiàn)在發(fā)生這樣的事情，再更換一家供應(yīng)商的可能性幾乎為零。如果沒有這個配件，整個項(xiàng)目就無法進(jìn)行，客人有嚴(yán)格的開店計劃，如果現(xiàn)在把這個情況告訴客人，也就意味著客人之前和我們共同付出的精力都付諸東流，難免引起客人的反感和不高興。公司一直以來都把客戶放在第一位，既然客戶信任我們，給我們下訂單了，我們必須要想方設(shè)法去解決這個困難，哪怕是增加我們的采購成本。經(jīng)過商量，我們決定再努力一下，暫時不告訴客人這個情況，我們公司想辦法解決，讓生產(chǎn)順利進(jìn)行下去。當(dāng)時發(fā)生這樣的事情，項(xiàng)目經(jīng)理才意識到了前期報價的時候疏忽了一個隱藏的風(fēng)險，為后期的生產(chǎn)埋下了隱患。整個訂單的重要配件，有且只有一家供應(yīng)商，還是一家沒有合作過的新供應(yīng)商。現(xiàn)在如此被動的局面，就是因?yàn)闆]有備選供應(yīng)商可以救場。項(xiàng)目經(jīng)理借助工程師的專業(yè)知識，打算在當(dāng)?shù)卣乙患夷苌a(chǎn)這個配件的工廠直接開模定制，選擇當(dāng)?shù)氐墓?yīng)商能有效便捷面對面溝通，節(jié)約溝通時間以及驗(yàn)貨時間，從而降低風(fēng)險。同時我們還面臨一個不確定性就是新開模具加上產(chǎn)品價格合計起來會不會超過原來供應(yīng)商的報價。好在功夫不負(fù)有心人，最后在工程師的頭腦風(fēng)暴下，在不改變配件組裝后的整體外觀效果和功能的前提下，我們進(jìn)行了創(chuàng)新設(shè)計，不但把成本降得比原供應(yīng)商報價還要低，而且沒有耽誤原定交期，也沒影響其他部件的生產(chǎn)時間。辦法是將一個大尺寸配件，分解成兩個小尺寸拼接，不但單價便宜，方便生產(chǎn)，還解決了大尺寸配件的模具造價高容易壞的問題。組裝后客戶完全沒有發(fā)現(xiàn)也沒有在意這個變動，可稱之為是一個細(xì)節(jié)上的改進(jìn)。在這個意外事件發(fā)生后，我們不但沒有的丟失客戶訂單，反而還收獲了一副模具，為后續(xù)客戶的批量生產(chǎn)作好了更充分的準(zhǔn)備。而且這副模具是由我司出資開發(fā)，不存在某客戶專有，市場上可以說根本找不到相同產(chǎn)品，我們還可以用到別的項(xiàng)目上，節(jié)約了開發(fā)成本，這樣想想反倒是因禍得福了。

項(xiàng)目的風(fēng)險，即不確定性，常常是人，而不是事。所以在項(xiàng)目管理上，需要避免天災(zāi)人禍，努力創(chuàng)造天人合一。當(dāng)項(xiàng)目風(fēng)險發(fā)生的時候，有時候結(jié)果是壞事，有時候結(jié)果也可能是好事，就看我們?nèi)绾蚊鎸吞幚盹L(fēng)險。當(dāng)然我們一定要事前防范，而不能事后再諸葛亮。像上面那個案例就是相當(dāng)?shù)谋粍樱吘梗覀儾粫r時都能碰上好運(yùn)氣。管理風(fēng)險，一方面與我們的認(rèn)知程度有關(guān)，另一方面，還與我們的態(tài)度、能力及精力有關(guān)，因此我們有必要著手對那些可預(yù)見的和意料外的不確定事件進(jìn)行行之有效的管理。

及時的辨識到風(fēng)險，并積極預(yù)防，是我們在工作中需要建立的風(fēng)險意識。假如報價的時候項(xiàng)目經(jīng)理就注意到這個風(fēng)險，并作好一個plan B的方案，以防萬一，那么等下單的時候即使重要配件的唯一供應(yīng)商無法提供產(chǎn)品，我們也不至于手忙腳亂驚慌失措，可以立刻拿出B方案來化解此事件。或者在項(xiàng)目報價時期就給予客戶全面的信息分享，提示風(fēng)險的可能性，萬一發(fā)生了唯一供應(yīng)商不能提供產(chǎn)品的風(fēng)險，那么客戶要接受另一種設(shè)計的方案，讓客戶心理有一個準(zhǔn)備，而不至于影響與客戶的關(guān)系或讓公司承受損失。

在項(xiàng)目開始之前，投入風(fēng)險應(yīng)對的努力越多，就越有可能使之后的代價越小，這不僅僅指的是風(fēng)險發(fā)生時的不確定性越小，而且風(fēng)險發(fā)生時的心理壓力也越小。

經(jīng)過這次事件，我們意識到對于市場上不常見非標(biāo)產(chǎn)品，只有一個供應(yīng)商參與報價，是存在不確定風(fēng)險的。需要正視這種風(fēng)險的存在，最好能收集三個及以上的供應(yīng)商的報價和交期，從供應(yīng)商提供的網(wǎng)站信息，溝通服務(wù)，產(chǎn)品小樣等挑選出一個相對可靠的供應(yīng)商進(jìn)入我們最終的報價，再加上一定的風(fēng)險系數(shù)，以防止后期價格因?yàn)樵牧系茸儎佣蠞q。如果產(chǎn)品非常特殊，不容易采購，我們最好同時做一套開發(fā)方案的核價，再綜合比較之后報價給客人，確保我們始終有一個備選方案。

有時候交期緊張，碰上A供應(yīng)商也剛好產(chǎn)能滿負(fù)荷，就會有來不及交貨的風(fēng)險，所以B供應(yīng)商就會是一個很好的候補(bǔ)選擇。

并且我們的產(chǎn)品都是定制，沒有合作過的供應(yīng)商也許會在后期出現(xiàn)質(zhì)量不穩(wěn)定、交期不穩(wěn)定、價格不穩(wěn)定等風(fēng)險，所以在打樣初期，如果成本允許，我們可以在A和B供應(yīng)商那里同時制作樣品，用于對比分析質(zhì)量為大貨作準(zhǔn)備，盡量減少后期的不確定性。

平時我們需要建立風(fēng)險儲備，通過小組分享例會以及培訓(xùn)，將小組成員間的知識、經(jīng)驗(yàn)、資源分享，可避免同樣的風(fēng)險在不同的小組發(fā)生。完善崗位說明指導(dǎo)書，細(xì)化流程，確保新員工上崗初期可以避免走彎路，重大決定需要管理層的確認(rèn)，監(jiān)督。日常要給員工開展理念教育培訓(xùn)和月例會，要有憂患意識，技能培訓(xùn)，定期演練。建立監(jiān)管系統(tǒng)，風(fēng)險響應(yīng)預(yù)警，完善風(fēng)險記錄冊，避免供應(yīng)商缺陷、供應(yīng)問題、欺詐行為的風(fēng)險以及供應(yīng)商合同的條款遺漏、模糊，價格變動、交貨期拖延等風(fēng)險。

我們僅對風(fēng)險作出響應(yīng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，風(fēng)險管理的關(guān)鍵是人。盡管所有項(xiàng)目，差不多都有風(fēng)險識別，評估，應(yīng)對等的標(biāo)準(zhǔn)方法，但不論是從態(tài)度上，還是識別，評估與應(yīng)對等，都有賴于人的主觀判斷及相關(guān)水平，因此，總是需要加以完善的。我們應(yīng)該把第一次風(fēng)險作為一次機(jī)會，將注意力轉(zhuǎn)向深層原因，治標(biāo)之后要治本。通過不斷的循環(huán)往復(fù)，持續(xù)完善。