淺談內部審計在醫院零星采購中的應用

雷英

摘要：如今改革進入深水區，政府職能改革不斷深入推進，簡政放權就是其中之一，醫療機構作為事業單位，其采購自主權不斷擴大，尤其是在小額零星采購領域，如何加強監管，在小額零星采購業務中營造一個更加公開、公平的良好采購環境，是我們審計部門重點關注和焏需規范的領域，本文主要對我院小額零星采購工作中的審計監管進行回顧性分析，探索內部審計在小額零星采購中的重點關注點和審計應用策略。

關鍵詞：采購自主權；零星采購；內部審計

引言

不同于帶量集中采購，醫院的零星采購業務主要表現為采購物資品系繁雜、數量小、價值低、訂貨批次頻繁、應急采購等特點，這些都不可避免增加了采購過程的監管難度。同時，受制于倉庫存儲能力的限制，采購方時常需要在配送服務成本與采購成本間平衡、取舍乃至于與供貨方進行博弈等。如何在保障采購物資質量的前提下，保證零星采購的批次頻度適當、價格實惠、渠道合理、兼顧效率、風險可控，需要院內審計部門不斷探索和深入研究監管手段，規范內部審計監管流程。

一、研究背景

在目前國家改革不斷深入的時代背景下，醫院的物資采購行為必須嚴格遵循國家的法律法規，在采購量、價均相對較低的零星采購上，國家行政管理機關不斷減政放權，倡導建立公開公平、自主、協商議價、采購平臺化等良性市場環境。在當前采購新形勢下，我院審計科以采購風險防控、加強采購流程監管、降成本增效益為抓手，積極探索有效的審計監管措施，不斷拓展監管新思路，推動我院醫療采購審計監管工作與時俱進，降成本增效益上臺階。

與時俱進，學習和踐行地方政府采購政策，推動區域經濟發展。為支持本地區企業發展，2019年3月韶關市商務局出臺政策——《關于發布我市限上商貿、規上其他盈利性服務企業名單的通知》，鼓勵70%采購地區化[3]……醫院不僅需要考慮經濟成本，而且需要支持醫院地區經濟環境發展，采購渠道范圍需要適宜。近年來，隨著國家品牌計劃的不斷推進，為充分發揮國產品牌優勢和規模效應，醫院自主采購在品牌產品選擇上應積極響應國家和政府號召，不僅有利于保護地區企業、促進品牌成長，也有利于支持區域產業做大做強。

二、零星采購業務的特點和監管重點環節

第一，多數零星采購單品價值低、種類規格龐雜、采購渠道選擇余地較大。如單品長尾夾有2#、3#……等多種規格，價格各異，有百來個品牌，不計其數供應商，既可以到商場、書城、小賣部等零售購買，也可以到批發城、淘寶、電商去適量海淘。但因為采購金額不大，不會投入較多詢價、議價、外采精力，所以出于采購效率的考慮，往往價格談判熱情不高，有的采購人員在與供應商談判時，不愿意就價格與之多費口舌，基本上是由供應商說了算。在這種情況下審計監管重點是采取措施打破成規，按屬性歸類，引入競爭供貨機制，使醫院獲得主動權的同時，有利于降低進貨成本。

第二，零星采購物資領購頻繁，倉庫物資周轉快。倉庫為保持穩定的較低庫存量，采購員往往需要根據庫存變化和實際需求計劃不斷組織進貨，這就要求供應商具有較強的配送服務能力，因為一旦供應商配送服務能力不足，供貨不及時，日常采購容易變成急采，這樣就會大幅增加采購的人力和時間成本。頻繁增加訂貨批次、應急采購，同樣也會增加供應商供貨成本。如何在保障配送服務與降低采購成本之間取得平衡，審計監管的重點是遵循當地物價、就近采購原則，既有利于扶持地區經濟發展，又保證了相對穩定的供貨渠道。

第三，零星采購要兼顧滿足常規計劃采購和特殊需求。零采的有效管理一方面需要領耗定額控制，另一方面要與特殊需求、特殊審批相結合，做到專科專用、兼顧特殊情況和合理定額控制。重點是定額控制要適當，即既不會造成定額過大，科室無成本控制或多領物資造成浪費，又不會因為定額過小，造成合理的采購需求抑制。此外，零星采購訂貨量不宜過大，否則，一旦科室提出變更需求，容易造成庫存積壓、資源浪費。例如，A4大小的文件袋不能滿足財務科資料裝存，而需要A3甚至更大的文件袋；硬質塑料文件袋容易磨損，可能需更換為軟質網格公文袋等，這些物資都需要及時換貨、退貨、補貨處理。審計監管的重點是不但采購批次要適當，而且要求供應商服務響應要快，需要有一定的應急服務應變能力。

第四，需求科室缺乏對采購品規的深入認知，這一劣勢極易被采購員或供應商利用。在實際的市場交易過程中，同一品系的不同規格、型號之間的價格存在著巨大差別。同一品系的不同生產廠商之間其價格也存在巨大差異。若采購員、倉管員、經辦人監管不到位，容易讓供應商鉆科室不精通品規的空子，容易出現貨品規格填報失真，例如，利用低價品系來冒充高價品系物資，以賺取中間差價，甚至出現相關采購、倉管人員與供應商勾結，弄虛作假，偷龍轉鳳，極易滋生腐敗行為。審計監管的重點是理順采購流程，加強流程各環節監管，增強監管意識，嚴格履責，防范風險。

三、零星采購內部審計策略

因為零星采購物資單價低，總金額不大，所以常常被忽視，如果不加防范、疏于監管，也容易造成管理漏洞，滋生腐敗行為。所以內部審計人員需要定期對零星采購業務進行審查和監管。內部審計部門開展采購審計工作的主要目的是保障采購物資質量，提高效率，減低采購成本，同時保證采購程序的合規合法。因此，內部審計不僅僅是審查制度、流程等的執行情況，而且要重點加強對采購人員、實物、資金、供應商的內控管理。

第一，在零星采購的流程設計上，包括對計劃、訂貨、供應、倉儲、驗收、領用、盤點、付款等環節，各環節在制度中均需明確其職責分工、工作任務、執行要求等，使流程之間環環相扣、相互制約。內部審計的重點是審查制度和流程的制定、審查執行中可能存在的缺陷和漏洞，降低舞弊風險。

首先，透過制度審查各環節崗位職責履行情況。在計劃環節，科室計劃需要科室主管和編制人員雙重簽字，作為采購訂貨和領用物資的依據。在訂貨環節，采購員按審批后的計劃，倉庫提交批次采購量，采購員組織采購，并保證采購的批次和量準確無誤、價格合理。在供應商環節，要依據法律法規和醫院管理制度的相關規定，選擇供應商，并選擇是否采取直接采購、詢價采購、協議采購或是自主招標采購、委托招標等采購方式。在供應環節，對供應商的供貨服務需登記其到貨、換貨、退貨記錄，對到貨不及時、量質不符等情形可依據采購合同進行考核、扣款處理。在驗收環節，倉庫管理員和采購員需雙重核對采購物資的型號、規格、價格，清點數量，核對質量。在入庫倉儲環節，倉庫保管員應做到采購物資擺放整齊、分類清晰、便于拿取和核對。在領用環節，科室需指定專人按需求計劃領用，同時需核對領用物資型號、規格、數量無誤。財務科材料會計需按月度對超定額消耗的科室進行考核。在付款環節，財務科對付款申請、審批計劃、供貨發票、入庫清單逐一勾對，保證資金支付辦理手續完備、銜接緊密、支付無誤。在盤點環節，每月需匯總定期盤點數據，查實無長期積壓物資，倉庫賬卡物一致，等等。通過內部審計發現相關環節職責履行過程中的錯和弊，及時發現制度缺陷和流程疏漏，并予及時改進流程和完善制度，使得管理行為更加規范、制度化、流程化，監管更富成效。

其次，審查采購流程執行情況。采購分為計劃內、計劃外采購兩類，對計劃內采購按常規流程審批，從計劃、采購、驗收、入庫保管，到出庫領用、物資配送各物流環節相扣，履行職責，落實簽批簽字手續。對計劃外、?？茖Ｓ?、特殊領用等需求，審計需按特定審批流程處理，不僅須經采購部門主管審批，對于超出一定金額的物資采購還需主管院長審批。審查超定額領用的原因和其審批手續，對于沒有按規定程序審批者，直接在科室成本考核中減分并追究使用科室責任。倉儲管理物資分為儲備類物資、非儲備類物資，對于辦公、日用等入庫儲備物資必須按照制度實物驗收入庫管理。對于碳粉、硒鼓等非儲備物資應按照供應商外包服務有關規定，科室下單，采購員派單通知上門服務，科室經辦人和科主任驗收簽單，單據返回采購員辦理出入庫，醫院內部水電維修采取同類流程處理。對于實行?？茖Ｓ谩⒘銕齑婀芾淼奈镔Y，采購員按倉庫的采購計劃和批次，通知供應商直供需求科室，經科室經辦人和科主任驗收簽單，單據返回倉庫保管員辦理出入庫。審計人員可以會同采購部門不定期抽查實物到貨情況和單據傳遞情況等，驗證各環節信息傳遞是否及時、對稱。

第二，從較長時間周期來看，零星采購是個動態監管過程，其在人員、實物、資金、供應商、價格管理上均處于波動狀態，這種波動性表現在人員定期輪崗、實物進出有序、資金銀行轉賬、2—3個月周期性滾動付款、供應商每2—3年重新競價、價格隨詢價及競價結果而變動等。加強小額零星采購的管理，將小額零星采購納入內部控制體系，審計圍繞內部控制管理需要，開展對關鍵監控點的審查、監督，保障內部監控的目標實現、持續有效、循序改進、不斷完善。

首先，審查采購員輪崗制度和輪崗情況。采購崗位是醫院內部監控的關鍵崗位之一，其要求人員定期輪崗，以防范采購員腐敗行為的發生，防范采購管理風險。醫院采購員可每1—2年有計劃地輪換一次，由醫院人事部門統一安排。審查采購部門有無對采購員定期進行有關采購法律法規、醫院規章制度的培訓和學習，提高人員素質，適應崗位要求。

其次，審查采購是否存在無計劃、超計劃采購現象。對特批應急采購、維保服務、基建維修等范圍內采購，除需按特殊審批程序補報計劃外，一般采購原則上須按計劃采購，否則無法辦理出入庫和付款。抽查倉庫物資規格、品系實物和數據系統是否相符。防止供應商弄虛作假，套用高價的貨品品規謀取額外獲利。審查倉庫對單品價格較高的物資、維修或設備耗用類物資是否執行了以舊換新、憑舊出庫的領用制度，即在辦理新品出庫時應收回舊件，例如：維修更換下來的舊配件必須依規辦理回收處理。

其三，審查是否存在科室經辦人直接聯系供應商的供貨現象。內部審計人員可直接以科室名義電話供應商，查看供應商反映，如存在未經采購員下單直接送貨，則將供應商直接納入失信供應商名單或終止其供貨資格，并追究相關科室經辦人責任。

其四，審查采購合同和內部采購招（投）標管理制度的執行情況。按照采購內部監控制度，審查是否存在未按規范簽訂合同、未納入合同管理、不需簽訂合同[10]等情況，有針對性提出物資采購組織方式需要改進地方，并根據需要完善合同管理，包括審查大宗物資采購是否履行了必要的采購招標程序，是否公平競價，是否每1—2年組織物價部門對詢價采購的物資進行一次市場詢價，以便對價格高出當地市場價格的物資及時進行調價處理。此外，審計重點還包括對比采購信息系統，核查價格波動的原因和合理性，并提出整改要求。

其五，定期或不定期抽查科室對供應商所供貨品的質量評價，排除是否存在因單價低而忽視貨物質量問題、信息不能及時回饋等問題，并對采購部門處理情況進行跟進，必要時問責。

其六，審查是否存在直接現金采購現象。針對現金支付，其采購貨款必須經過嚴格審批手續。

四、結語

零星采購單筆金額小，易忽視，如若弱化零星采購的申請、審批、購買、監管等環節，必然會造成成本增高、資源浪費，甚至滋生腐敗。內部審計加強了對采購、倉管人員的教育，強化了對供應商的管理，只有打破長期、單一的供應商體系，打造一個公開、公正、公平的采購環境，加強采購各環節的審計監管，才能在保障醫療物資采購量足質優的同時，杜絕供應商價格套利，防范經辦人員腐敗風險，保證醫院的采購活動健康有序發展。■

參考文獻：

[1]廣東省財政廳.關于調整《廣東省政府采購限額標準的通知》[Z].粵財采購〔2017〕7號，2017-08-16.

[2]廣東省財政廳.關于印發《廣東省省級2019年集中采購機構采購項目實施方案》的通知[Z].粵財采購〔2018〕7號，2018-12-09.

[3]韶關市商務局.關于發布我市限上商貿、規上其他盈利性服務企業名單的通知[Z].2019，3.