新時期高職檔案管理信息化建設方法分析

襄陽汽車職業技術學院 王 婷

高職院校的檔案資料能夠真實地反映出高職院校在日常管理經營方面的各種狀況，在高職院校未來教育策略以及發展戰略制定上發揮著非常重要的作用。新時期，隨著移動互聯網的飛速發展，高職院校需要緊跟時代潮流，充分利用互聯網帶來的各種信息技術優勢，進一步推動高職院校檔案管理信息化建設，充分發揮檔案資料作用價值，推動高職院校實現更進一步的發展。

一、加強高職院校檔案管理信息化建設的必要性

高職檔案管理是一項典型的技術性工作，新時期，在大數據技術、云計算技術等先進信息技術廣泛應用普及的背景下，必將會對高職檔案管理信息化建設帶來全面的發展機遇，通過應用上述先進的信息技術，將會對高職院校檔案工作的開展，比如檔案編目、檢索等帶來全新的影響。對于高職院校檔案管理部門而言，看似只負責簡單的“信息收集與存儲”，但是實際工作開展卻非常的復雜，如包含各種學術研究、編史修志、個人取證等內容，因此在高職院校運營發展方面起到了非常重要的推動作用。在傳統高職檔案管理工作模式下，檔案編目、檢索加工主要依靠人力進行，實際工作效率低下，還很容易受到人為失誤因素的影響，已經無法適應當下信息社會對檔案管理的要求。因此，必須進一步推動高職院校檔案管理信息化建設，從而提升檔案信息檢索編目效率，還能夠根據用戶個性化信息需求提供針對性的檔案信息，甚至還能夠從海量的檔案信息處挖掘出最具有價值的信息，全面滿足用戶對檔案信息快、精、準的要求，提高高職檔案管理質量。

二、新時期高職檔案管理信息化建設存在的問題

（一）基礎設備設施有待進一步完善

從高職檔案管理信息化建設發展現狀來看，相應的信息化基礎設施仍有待進一步完善，很多高職院校在進行檔案管理的過程中，多是采用一些最為基礎的信息軟硬件設施，比如計算機、打印機等，因此實際檔案信息化管理水平非常的有限，在實際管理時，仍以人力為主，由此說明高職院校未來在檔案管理信息化建設方面依然任重而道遠。此外，盡管一些高職院校認識到了檔案管理信息化建設的重要性，通過加大資金支持力度引入了一些比較先進的軟硬件設施，有效提升了檔案數字化管理水平，但這種檔案管理信息化建設僅局限于院校內部，無法與校外進行互聯，難以實現資源信息共享，限制了檔案信息化管理質量的提升，相應地，先進信息軟硬件設施也沒有得到充分的運用，實際應用效率比較差，最終對于高職院校檔案管理信息化建設帶來了非常嚴重的影響。

（二）人才與建設需求不匹配

如今，隨著互聯網絡的飛速發展，各種信息技術層出不窮，比如大數據技術、物聯網技術、云計算技術等，再加上各種智能信息設備的不斷涌現、5G 技術正式投入商用，人們迎來了一個“萬物互聯”的信息化時代。這必然會對當前高職檔案管理信息化建設帶來一場全新的發展機遇，各種先進的信息技術以及設備將會應用于高職檔案管理信息化建設中。在這一背景下，高職檔案管理工作人員的信息化能力與水平也面臨更高的要求。相應的檔案管理人員不僅需要具備過硬的檔案管理學知識，熟悉檔案管理流程與方法，同時其本身還應有著良好的信息化素養，能夠很好地學習掌握最新的檔案管理信息化技術，在短時間內就能掌握先進的檔案管理信息系統操作技巧。但從當下高職檔案管理人員分布來看，很多人文化程度相對較低，信息化素養低下，難以充分適應當前高職檔案管理信息化建設環境，最終阻礙了高職檔案管理信息化建設前進的步伐，難以發揮出信息化建設在高職檔案管理中的價值。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

規范的制度是推動相應工作順利開展的保障，當前高職院校在實際開展檔案管理信息化建設過程中，依然缺乏完善的管理制度，導致檔案管理工作開展隨意性大，檔案管理流于形式，相關電子檔案缺乏統一格式，難以發揮檔案管理中信息化技術的重要作用。此外，檔案管理缺乏完善的工作考核機制，考評體系已經不再適用于當前的檔案信息化管理，最終嚴重限制了高職院校檔案管理作用價值的發揮。因此，高職院校在檔案管理建設中應注重制度化體系建設，才能從根本上推動高職院校檔案管理信息化建設實現更好的發展。

（四）信息技術應用不足

盡管當下高職院校在檔案管理方面已經引入了很多信息技術，但尚未形成一個完整的信息化技術應用體系，缺乏一個公共的檔案信息化管理平臺，難以實現信息化共享。對大數據技術、云計算等當前最為先進的信息技術應用不足，最終阻礙了高職院校檔案管理信息化建設。此外，當前高職院校安全信息技術應用也比較薄弱，沒有做好安全防火墻的應用，安全系統病毒庫長時間不更新，沒有后臺備案技術，一旦數據丟失將難以找回。

三、新時期高職檔案管理信息化建設方法

（一）從基礎設施建設入手，完善高職檔案信息化基礎設備設施建設

高職檔案管理信息化建設離不開完善的基礎硬件設備設施的支持，并且檔案管理本身內容眾多，因此實際信息化建設也不僅包含一些基本的機房計算機、打印機等硬件設施設備，同時還應有完善的通信網絡，需要專門的服務器、防火墻等軟件設備設施，從而才能夠更好地推動高職院校檔案信息化建設工作的開展。因此，高職院校需要加大投資建設力度，增添檔案信息化建設軟硬件設備設施。如果實際條件允許，還可以開發一個專門的高職檔案管理信息系統，實現高職院校檔案的統一管理，不斷提高檔案信息的利用效率，促使檔案信息化管理水平得到顯著提升。除此之外，檔案信息化管理還離不開高速的網絡支撐，因此在實際建設過程中，高職院校還應建立起完善的檔案管理網絡，在校園內部設置專門的局域網，既能滿足高職檔案實現信息化管理，實現檔案信息的資源共享，又能有效保護檔案信息安全，提升高職院校檔案信息化管理水平。

（二）從人員培訓入手，構建優秀的檔案信息化管理人才隊伍

隨著高職院校檔案管理信息化建設的不斷推進，其對于檔案管理工作人員的信息化操作能力也提出了更高的要求。因此，高職院校需要注重做好優秀的檔案信息化管理人才隊伍建設。首先，通過從外部引進專業的檔案信息化管理人才，提高人才準入門檻，保證人才能夠更好地勝任檔案信息化管理工作。其次，從內部入手，做好在職工作人員的檔案管理信息化技術能力培訓工作，在具體培訓過程中，注重理論結合實踐，開展有針對性的操作技能培訓，從而確保工作人員能夠熟練操作各種信息化設備，有效提升工作人員的檔案信息化管理能力。最后，為有效激發檔案管理相關人員的工作積極性，還可以結合檔案管理規范和高職院校行政管理要求，建立完善的績效考核制度，考核內容重點關注檔案管理信息化建設的開展進度，量化考核結果，并將考核成績作為晉升和職稱評定的依據，針對相關人員做好全面的評估考察，確保高職檔案信息管理建設工作能夠有條不紊地開展。

（三）從管理制度入手，構建適應高職檔案信息化建設的科學管理體系

沒有規矩，不成方圓。在高職檔案管理信息化建設過程中，還應通過建立完善的檔案信息化建設管理規章制度，從而為相應建設工作提供良好的指導。高職院校需要對相關檔案信息化管理制度及方法進行充分的了解，并以此為依據，提升建設目標設置的規范性，統一電子文件和信息的傳遞方式，促進校園網與相關檔案系統之間實現互聯互通，提升信息傳遞效率，實現檔案資源共享，提升檔案資源利用率。與此同時，還應構建高職院校檔案信息采集、利用及安全防護的相關制度，不斷增強檔案管理人員的檔案信息管理安全意識，注重保護隱私權，有效防止信息泄露，確保高職院校檔案信息化管理能夠規范安全地開展。

（四）從信息技術應用入手，加強高職檔案信息化建設信息技術的應用

互聯網時代衍生出了多種先進的信息技術，比如云計算技術、大數據技術等，因此高職院校需要在推動檔案管理信息化建設的過程中，抓住機遇，加強先進信息技術的應用。例如通過應用大數據技術，建立檔案信息中心核心數據庫，為檔案信息化管理提供良好的平臺支持，在此基礎上，建立大數據服務分析系統，通過實現檔案數據云服務、檔案數據綜合查詢等功能，從根本上提升高職檔案管理信息化水平。在實際應用大數據技術時，還應充分借助大數據收集、存儲等方面的優勢，比如充分利用基于大數據的Hadoop、HDFS功能，確保檔案數據信息收集的全面性。通過SQL 等技術，實現對檔案數據信息的壓縮、抽取，提高檔案信息化管理效率，推動高職檔案管理信息化建設實現更好的發展。

此外，在保險檔案信息安全方面，可以引入“下一代防火墻（Next Generation Firewall）”技術，該技術對于病毒防范性能更強，還能夠更好地應對來自應用層的病毒的惡意攻擊，更好地保護高職院校檔案信息數據安全。

綜上所述，高職院校檔案管理信息化建設是一項系統復雜的工作，在實際建設過程中，需要從多方面著手，比如人員培訓方面、基礎設施建設方面、規則制度完善方面等，從而更好地推動高職院校檔案管理信息化建設水平不斷提升，有效提升檔案資源利用率，為高職院校運營提供更好的指導。