淺析如何有效提高企業費用報銷效

率寧園

摘 要：企業在費用報銷中需要應對來自上級、審計、稅務等各個方面的檢查，如何有效防范費用報銷中存在的風險，并提高費用報銷效率，是當下多數企業普遍面臨的問題。針對這個問題，本文通過對目前企業在費用報銷中面臨的問題進行了分析，分析企業在費用報銷過程中存在的諸多問題和成因，并且提供一些能夠提高費用報銷效率和降低報銷風險的切實可行的方法。

關鍵詞：費用報銷;效率;合規;風險

一、引言

費用是企業經營管理的基礎，是反映企業經濟行為的重要過程，企業的任何經營活動都無法離開費用的流動，在費用發生及報銷過程中，一套完善的費用報銷管理系統可以大大提高企業費用報銷的效率，節約企業管理成本。

企業在經營過程中，隨時會面對來自內外部監管機構的各種檢查，而且隨著監管力度的不斷深入，費用報銷工作面臨前所未有的挑戰。費用報銷工作作為企業費用管理的前沿部門，一方面要符合企業業務發展的需要，助力企業發展;另一方面，還要能經受住來自上級主管部門、內部審計、稅務等部門的監督檢查。在此大背景下，當前企業對費用報銷提出更高的要求，本文作者從費用報銷工作的實踐角度出發，梳理了多數企業在費用報銷中存在的普遍問題，并提出了一些解決對策。

二、企業在費用報銷方面存在的問題

1.報銷流程設計不合理，審批效率不高

企業目前比較常規的報銷模式為報銷人員根據企業業務性質及企業領導的審核權限逐級進行審批，費用報銷涉及報銷經辦人、經辦部門負責人、業務歸口部門負責人、分管業務領導、財務部門負責人、財務總監、企業總經理等多級審核;在報銷的各個環節中，財務報銷校對人員往往處在報銷流程的最末端，財務報銷校對人員可以看到報銷單時，報銷已經基本走完各個審批簽字流程，但是在前段審批流程、資料提交中一般會出現諸多不合規情況，導致財務報銷校對人員需要花費大量精力逐一指出不合規點，進而駁回并要求報銷人員按校對意見補充完善報銷資料，而申請報銷人員則需要重新提交一次的審批流程，此過程導致費用報銷效率不高。

另外，企業在對費用報銷雖然設立了比較嚴格的審批流程，但由于審批流程較長，且各個審批環節很可能并未盡到該環節應當承擔的審查職責，審批多流于形式，不僅使得費用報銷整體效率不高，還導致業務風險主體責任主要轉嫁在財務報銷校對人員身上，財務部門審核風險較高。

2.業務部門報銷人員不熟悉報銷流程、制度

在實際工作中，企業報銷制度需要隨著內外部情況的變化不斷進行完善，但是報銷人員對于費用報銷制度學習的主動性、積極性不強，且在部門內部報銷人員經常不固定，對于費用報銷流程、制度無法及時掌握，往往是在費用報銷中邊報邊學，有的甚至取得票據時已經不符合規定，導致在整個費用報銷過程中存在較多不規范、不符合規定的情況發生;對于財務部門在報銷駁回意見中反饋的意見，報銷申請人員往往沒有仔細查看反饋意見，便又重新發起報銷流程，導致報銷被反復駁回，不但浪費了財務報銷人員的大量精力，還造成是財務人員故意刁難的“假象”，財務部門壓力較大。

3.票據不合規，容易產生內控風險

企業在日常經營過程中，大致存在以下幾種不合規發票的情形：未填開付款方全稱的發票、變更品名的發票、虛開發票、假發票、過渡期后開具的發票、大頭小尾發票、發票專用章不合規發票、票面信息不全或者不清晰發票、涂改票面信息發票、機打發票采用手工開具的、應當備注而未備注的、自行打印專票銷貨清單、重復打印的電子發票等等。未填開付款方全稱的發票主要包括未填寫、填寫錯誤或者填寫簡稱等情形，其中填寫簡稱的情形尤為突出;在報銷中還時常會有開票人在蓋章時沒有蓋清楚，然后在旁邊重新加蓋一次印章，根據稅法規定這種情況是不允許的;在電子發票推行后，重復報銷的情況也是時有發生;有的報銷經辦人不注重票據驗真環節;以上各種情況導致財務報銷人員在票據審核環節的工作繁重，如未能及時發現，將會給企業造成經濟損失，容易產生內控風險。

4.費用報銷管理制度不完善

企業在制定各類管理制度中，往往未從企業實際的情況出發，而是照搬國家或上級下達的制度，導致制度在實際執行中面臨無法執行或執行困難的窘境，對一些需要細化、分類管理的內容沒有根據企業實際情況進行完善，報銷制度實操性較弱，指導性較差。首先，上級部門有一項新的制度下發時，制度修訂部門人員未根據企業實際情況因地制宜進行補充完善，而是直接采用謄抄，導致制度在執行中遇到較多不符合企業實際的問題;其次，在申請報銷時，出差人員經常會面臨不知如何申請報銷的情況，如制度中僅對各個部門的責任進行劃分，但是具體責任內容并不明確，導致報銷經辦人員在向歸口部門人員進行咨詢時，業務歸口部門很可能推諉至財務部門，形成無依據不敢報、有依據不相符的情況，“踢皮球”現象頻出。

5.費用報銷預算管理不嚴格

企業在每年年初都會編制費用預算，但在實際預算執行中，缺乏有效的事中管控，預算與實際執行情況脫節，很可能在年底進行費用考核時，出現有些部門費用超支嚴重、管理失控的現象;業務部門在發現費用超支時大概率會責怪財務部門提示不及時，甚至有的業務部門在費用超支后，靠關系找領導要指標，申請特批，以免于被考核，最終導致費用預算變成形式主義。

6.部分財務報銷崗位人員缺乏責任心、學習能力較弱

部分財務報銷崗位人員責任意識不強，在審核單據時，對單據審核不嚴格，導致出現發票不合規、超標申請補助、超住宿、接待標準報銷、提交不屬于報銷范圍的發票等等的情況出現，在上級部門、審計、稅務檢查中，這些問題才會暴露出來，給公司造成不利影響。

部分財務報銷崗位人員對新的財務知識、稅務知識等關注較少，無法及時更新自身知識，導致在報銷過程中仍沿用舊的政策，導致報銷中不符合新的財經、稅務政策的情況時有發生。

7.部分領導對財務報銷崗位工作不重視

財務費用報銷崗位由于從事的是比較基礎、常規的業務，因其規范性強、高重復度、技術含量小，財務部門其他崗位人員、財務部門領導普遍的認知中，只不過就是一些簡單的票據審核，給別人付款的這個工作崗位沒有什么含金量，導致財務部門領導對此工作重視程度遠遠不夠;其次，財務報銷人員每天還需要和各個業務部門進行溝通，經常會發生沖突，當財務報銷人員向領導反映問題時，領導基本會把板子打在自己部門人員身上，責怪沒有做好溝通工作，殊不知但凡能夠解決的問題怎么會反映到領導那里。基于財務部門領導和業務部門的不理解，給財務費用報銷人員產生了較大的心理壓力。

8.缺乏信息化的報銷手段

目前，整個經濟社會已經全面進入信息化社會，但是大多數企業在信息化的建設方面還不是很完善。有的企業雖然上了信息化報銷系統，但是依然采用線上審核、線下提交資料的模式，并未真正實現信息化費用報銷管理。主要表現在：系統無糾錯功能，對不符合報銷要求的事項，無法在提交時進行自動甄別，仍需財務人員仔細逐項審核，導致報銷耗時耗力;系統僅可以提供報銷內容，無附件上傳功能，導致審核環節無法審核票據的合規性，返工率高;信息渠道不暢，報銷人無法及時查詢報銷進度等等。

三、費用報銷產生上述情況的原因分析

1.流程設計過程中財務人員參與度低

企業在費用報銷流程的設計中，主要從業務部門的角度出發，如何從管控角度來設計流程，財務部門對流程設計環節的參與度較低，且實際做報銷的財務人員更是無法參與到流程設計過程中，無法對流程設計提供合理化建議;其次，流程設計是比較復雜的過程，涉及面較廣，很難一次性完善，但是在實際使用中，一旦投入使用，要對流程進行改進一般要經歷較長的周期，且需要協調各方面的資源，導致在流程改進方面推進緩慢。

2.制度及政策變化較快，無法及時更新

俗話說“沒有規矩不成方圓”，在企業的日常經營管理中，如果沒有制度管理就沒有約束，企業要想長遠發展就是要靠制度管理，只有制度完善才可以更好地約束員工的行為，企業才能規范管理。隨著社會經濟生活日新月異，國家的各種管理政策也在不斷進行完善，企業要不斷適應經濟社會的變化與發展，必須對管理制度技術進行更新，才不至于在管理中出現大的內控風險。但實際情況是，企業在制度的修訂及完善方面，往往是比較滯后的，修訂完善工作有時需要持續半年以上才能完成，使得制度更新無法滿足日常管理的需求，容易產生內控風險。

3.報銷人員存在僥幸心理

費用報銷涉及企業經營的方方面面，涉及較多的部門，在日常工作中，經常會出現由于制度不完善、執行不嚴格或者其他原因，部分報銷人員心存僥幸心理，覺得多報一點財務反正也查不出來，使得報銷人員在費用報銷中利用這一點鉆制度的漏洞，在報銷環節動手腳，如在差旅費報銷中時常會出現報銷人員超標準報銷、虛開發票、多領取補助等等情況;財務人員在報銷中，由于缺乏較為有效的手段，有時無法發現報銷人員的違規行為。

四、企業費用報銷效率提升主要應對措施

1.優化費用報銷流程

根據企業實際情況，重新梳理費用報銷審批流程，實現快速、有效的流程審批，并落實各個審批環節職責，提高業務運轉效率。第一，梳理優化報銷流程，明晰各審批環節在費用報銷中職責劃分;第二，通過總結費用報銷控制報銷風險點，制作一套相對完善的報銷表格，便于報銷人員使用及熟悉報銷內容及注意事項;第三，根據稅務政策的變化，通過費用報銷單設計落實到每筆報銷業務中，使經辦人明晰知曉最新報銷稅務政策并落地實施，強化稅控風險意識;第四，通過嚴格的資金支付流程審批及附件審核，做到事前有請示、事中強管理、事后跟蹤及改進，避免內控風險;第五，組織業務部門人員進行費用報銷業務培訓，傳達最新制度執行和中央八項規定等要求，宣傳規范性報銷重要性;第六，通過報銷審核，監控前端業務人員制度的學習力、執行力。

2.加強業務部門報銷人員制度學習

財務審核校對人員要將報銷中易錯點、通錯點總結歸納，可通過組建費用報銷微信群、遠程視頻直播等媒介方式，通過積極反饋群里人員咨詢的各類問題、常規性易錯業務分享等方式，以文字和圖片示例，進行生動化對比解析。同時，總結常規性同類業務必要性內容，做到流程化操作，比如：制作費用報銷流程文字解析、報銷票據粘貼順序、合同款項支付必備資料等模板內容，盡可能提前對報銷人員業務進行提示、指導和最新稅務知識的應用進行分享，大大減少后續報銷單據混亂、附件不全、票據不對應的情況，做到費用管控從嚴、服務全面、細致。

3.做好費用報銷發票監督“守門員”

財務費用報銷崗職責不僅體現在付款成功、票據合規上，更重要的是涉及前端業務的監控，確保會計信息源頭的時效性，報銷中通過細節審核，及時發現報銷業務中制度未執行到位、虛假發票等異常情況，及時上報并對應采取管控措施，減少企業經濟損失和制度執行風險。如在取得發票時，主要檢查以下內容：第一，發票的基本內容如單位名稱、年月日、貨物名稱、規格數量、金額大小寫等應當填寫齊全，商品或服務名稱必須使用中文;第二，內容必須真實，字跡應當清楚;復寫填開的發票，全部聯次應一次復寫（或打印），各聯次內容應完全一致;第三，發票（含稅務局代開）須加蓋發票專用章;第四，定額發票報銷人必須注明內容和時間;第五，限額發票不得超額填寫;第六，發票提供方應和收款單位、提供商品或服務所在地一致;第七，未注明具體內容的商品或服務發票，應附商品或服務明細、并加蓋出票單位財務印章或者發票專用章的清單;第八，防止取得假發票、舊版發票或者作廢發票;第九，運用掃碼槍等重復發票（含電子發票）掃描軟件，防止重復發票的取得。第十，防止取得不規范、缺欄少項、票物不符、超范圍、違反規定跨區域、涂改發票等不符合規定的發票等等。

報銷人要對取得發票的真實性、合法性負責，為了保證取得發票的真實性，應在報銷時提供從相關國家認可的權威網站進行發票真偽驗證的憑證。如通過內部、外部檢查查到假發票或問題發票（如虛開發票），如尚未報銷的財務部門將不予報銷，已報銷的責令報銷人員交回報賬款，并報業務部門及財務部門領導，按企業員工獎懲有關制度進行處罰，情節嚴重的可追究其相關法律責任。

財務人員及業務人員嚴格按照內部管理流程開展各項工作，就不至于在上級部門、內部審計、稅務檢查時才發現企業內部管理存在的問題，真正當好費用報銷的“守門員”。

4.細化費用報銷管理制度

通過總結報銷重點、難點、易錯點，對企業費用報銷中存在的缺陷進行有效彌補，梳理費用報銷中常見的管控難點，完善相關費用管理制度，將相關業務流程的細節規定補充列入管理制度，并嚴格遵照執行;發現企業制度建設與執行過程中存在的偏差和問題，通過費用報銷工作，對其問題和偏差提出解決方案，全面提高企業費用報銷制度建設的完善性和實操性。如在收到上級部門的規章制度時，應結合企業的實際情況進行補充完善，并經業務部門、歸口部門、財務部門等進行充分討論，提高制度執行的可行性;在細化制度中，要明確各個部門在費用報銷中的職責權限，做到權責清晰，歸口部門要做好制度的解釋工作，財務部門要對制度的合規性進行審核。

5.嚴格費用預算考核

企業在預算編制過程中要全面準確、科學合理地對費用進行預算，綜合考慮業務部門的工作實際情況，對費用進行分類管理;建立預算外支出的特殊審查機制，并進行嚴格控制;預算執行中應當做到實時監督，出現偏差的，及時分析產生的原因，進而協助相關部門發現問題、改進流程、規范業務，更加精準地把握預算執行效果。如可以通過使用費用報銷系統，制定各個部門的費用預算，將預算數據導入系統后臺，報銷人員在提交報銷單時，可以自動關聯所在部門的實時預算數據，同時也便于部門領導隨時查看部門費用的預算剩余額度，一旦出現費用預算超標，系統會進行預警提示并禁止提交報銷，真正做到事前有預算、事中有控制、事后有分析的管控模式。

6.提高財務部門報銷人員責任意識及自學能力

作為財務崗位重要的一環，費用報銷人員需要有較強的責任心和自學能力。首先，在責任心方面，要做到細致嚴謹，應該具備風險預估能力，對自己經手的每筆業務要抱有保護自己和保護他人的態度，把控好報銷中可能存在的風險，并采取措施予以規避;其次，在自學能力方面，費用報銷人員不僅需要隨時熟練掌握企業內部各項管理的制度，還要了解國家最新的財稅政策，及時更新知識，以便按最新的制度進行報銷，減少不合規產生的風險。

7.企業要提高對財務報銷崗位工作的重視

首先，作為財務部門領導要加強對費用報銷工作給予更多的重視，加大支持力度，認識到費用報銷是財務部門的窗口，做得好不但可以給部門形象提分，還可以改善與業務部門的關系;其次，財務部門也要加強和業務部門的溝通，讓業務部門真正了解財務部門的工作，并對工作給予理解和支持;最后，財務報銷崗位人員也需要做好和部門領導、業務部門的溝通工作，建立良好的溝通機制，遇到問題及時進行反饋。

8.開發信息化費用報銷系統，提高報銷效率

在移動互聯網飛速發展的當下，企業可以充分利用移動互聯網帶來的優勢，通過外購或內部開發的方式上線基于移動互聯網的費用報銷系統，實現費用報銷的線上全流程管理，在幫助企業快速解決內部報銷事務的情況下，還可以提高工作效率。第一，報銷人根據不同業務內容在線上填寫費用報銷單，在報銷單提交的過程中，對主要事項進行系統校對，不符合要求的，無法遞交申請;第二，可以在報銷的前端就將費用原始票據及資料作為附件上傳到信息化費用報銷系統，便于在審批環節，審批人對附件進行審核，這樣不符合規定的報銷將不會被審核通過，規避由于發票、資料不合規導致報銷被駁回的風險;第三，提交申請后，報銷流程會自動進入下一環節，并實現在線逐級審批，企業領導的審批不再受時間、空間的限制，可以隨時在客戶端進行審批，同時也避免了報銷人員要對領導蹲點守候等待報銷，大大提高了企業的運營管理效率;第四，報銷人員可以通過客戶端隨時查看報銷進度，督促相關審批人員及時進行審批，從而有效提高整個費用報銷環節的效率;第五，財務人員可以通過系統報銷系統進一步提高工作效率，從繁瑣的費用報銷單據審核工作中解放出來，將工作重心轉向預算控制、成本控制等管理工作中，積極發揮財務管理功效。

五、結語

費用報銷就如同企業管理的一面鏡子，可以看見企業經營管理的方方面面，企業應該把費用報銷管理作為一個長期的、動態的過程，一方面要不斷優化報銷流程，對制度進行完善，同時還要通過加強預算管理、運用信息化管理手段、強化對報銷人員的培訓等舉措;另一方面要不斷提升內部管理水平，提高費用報銷效率，有效降低企業的內部控制風險，為企業的長遠發展助力。

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作者簡介：寧園（1984.09- ），女，漢族，山西省新絳人，本科，研究方向：財務會計