新時期企業檔案管理中存在的問題及優化策略探析

宋潔媛

（中鐵電氣化鐵路運營管理有限公司，北京 100036 ）

對企業來說，檔案承載著其發展的歷史，很多檔案因為其特殊性是無法復制的，對企業文化的宣傳和教育有著重要意義，因此，企業需要重視檔案管理工作的優化。隨著市場經濟的快速發展，檔案作為記錄企業發展的工具，能夠在大型決策上提供以往的數據分析，從而保障決策的有效性，推動企業的可持續發展。當前，部分企業的檔案管理工作流于形式，沒有進行深入的研究，使檔案管理工作無法跟上時代的發展需要，這一定程度上阻礙了企業的長遠發展。此外，還有部分企業在隨著社會的發展進步下，企業內部管理人員的思想和價值觀發生了偏差，沒有積極尋求創新，而且自身的工作態度和工作素質也阻礙著企業檔案管理的優化。

一、新時期下企業檔案管理工作的重要性

1.有利于企業進行科學化管理

通過相關調查顯示，目前，很多企業對于檔案管理工作并不重視，企業管理者認為檔案管理跟企業獲得經濟效益沒有太大關聯，沒有對檔案管理工作進行改善和優化，從而讓檔案管理工作得不到有效的發展，其工作水平也落后于時代發展的需要。企業管理者對檔案管理工作的忽視也使得相關管理工作人員的管理意識差，從而缺乏檔案管理的規范性，對檔案的查詢和更新工作不到位。因此，通過加強企業對于檔案管理工作的重視，可以使檔案管理工作得到優化和完善，進而促使企業在其他管理工作上吸取檔案管理的有效經驗，促進企業實施科學化管理，幫助企業實現可持續發展的目標。

2.有利于企業實現資源的核心管理

在企業整體管理中，檔案管理是不可或缺的重要組成部分，檔案管理水平的高低直接顯示著企業的管理水平。檔案管理的有效發展可以提供給企業很多參考信息，因此，在加強對檔案管理的重視并不斷完善后，可以幫助企業實現對內部資源的核心管理，這也是促進企業能夠進行綜合管理不可或缺的一步。

3.有利于企業歷史信息規范化管理

在信息時代的發展背景下，加強企業檔案管理工作的優化，可以幫助企業歷史信息得到有效保存和整理，對于企業發展和文化內涵建設都有著重要作用。只有加強對檔案的科學管理工作，才可以滿足企業發展中對各種歷史信息的需求。這就需要在檔案管理工作中構建科學完善的管理體系，促使檔案管理的工作符合時代發展的需求，在積極面對現代信息化的發展進程中，也給企業提供精準快速的檔案查詢服務和及時有效的檔案更新服務，實現企業檔案信息的規范化管理。

二、企業檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理的意識缺失

企業受到傳統發展觀念的影響，在實際發展經營中不夠重視檔案管理工作。企業領導對檔案管理的工作存在著錯誤認知，他們往往認為檔案管理工作就是單純的對企業發展資料進行收集和匯總，此外，還有相關資料的借閱和更新等，并不能直接促進企業經濟效益的提高。這樣的思想觀念由于長期存在于企業的檔案管理中，檔案的管理方式和管理方法都有著較大的缺陷，無法跟上時代發展的步伐，企業僅重視檔案的收集和數量，忽略了檔案的應用和創新，因而無法發揮出檔案管理的作用。由于對檔案管理工作的不重視，企業檔案缺失，使得很多數據無法通過檔案來核實，從而造成了企業決策的不科學和不到位，一定程度上阻礙了企業的發展。

2.檔案管理設施落后

目前來看，大部分企業在檔案管理的硬件設施上做得并不到位。俗話說：巧婦難為無米之炊，在檔案管理缺少相應的硬件設施下，將難以提高檔案管理的工作效率，不利于檔案管理工作的優化和完善。企業的具體檔案硬件情況如下；部分企業檔案多，但是存放檔案的空間有限，無法滿足檔案管理的需求；有些企業“六防”設備不完善，很多檔案遭受到潮濕和蟲害的影響。檔案管理硬件設施的不到位將會影響檔案的安全儲存和檔案的完整美觀，不利于企業進行相關檔案的查詢。

3.檔案管理體系落后

隨著社會經濟的不斷發展，各行各業都取得了較好的發展，在此期間企業為了在激烈的市場競爭中保持良好的競爭力，就需要對企業各個部門進行有效改革，從而不斷適應時代的發展要求，使企業能夠在復雜多變的市場競爭中提高競爭力。企業的檔案管理也不例外，需要進行改革發展，只有做好檔案管理工作的優化和創新，才可以為企業的發展提供前進的動力。不過在現實中，企業的檔案管理部門并沒有及時隨著市場經濟體制的改革而進行相應的改變，這使得檔案管理體系落后，具體表現為檔案的利用形式、利用周期、利用效率等。因為檔案管理體系的落后，致使檔案管理的創新和服務并不能滿足企業的需要。

三、優化企業檔案管理工作的策略

1.增強工作人員對檔案管理工作的重視

只有先提高企業對檔案管理工作的重視，才可以有效促進檔案管理工作的改善和優化。在提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度時，需要先加強企業領導對檔案管理工作的重視，通過改變領導對檔案管理工作的傳統觀念和認識，將會直接影響到檔案管理員工對自身工作的重視，有助于防范一些低級錯誤的出現，造成不必要的損失。

檔案管理部門的領導需要認真制定管理員工的工作規范，促使員工能夠遵守規則，增強責任心。此外，企業還需要對相關員工進行崗位培訓，通過定期的工作技能培訓和綜合能力考試，使檔案管理人員無論是在綜合素質上還是工作技能上都有較大的改善，滿足企業的發展需要，促進企業健康穩定的發展。

2.優化檔案保管環境

為了確保檔案管理工作可以有效進行，就必須建立專門的檔案室，從而可以根據氣候和天氣的變化及時調整室內的溫度和濕度，確保紙質檔案不會因為潮濕而發霉和蟲蛀。此外，隨著信息化時代的到來，檔案管理也應該逐漸由紙質版向著音頻、照片、視頻等方式轉變。一些重要的資料需要考慮好保管方式，特別是一些涉及企業發展利益的資料，如果一旦被人盜取，將給企業造成損失。通過信息技術將檔案資料進行數據轉換，還可以在保證網絡安全管理的前提下實現網絡云儲存。另外，電子檔案也提升了管理人員對查閱和更新檔案管理工作的效率，通過信息技術提高了檔案的整理和分析能力，為企業的決策提供必要的信息依據支持。

3.完善檔案管理規章制度

企業在發展過程中會產生相當大數量的信息數據，單純靠檔案管理部門中的幾個管理人員是無法滿足檔案的有效收集和整理更新的，所以為了保證檔案的有效收集，需要在各個基層部門都設立檔案收集員的崗位，從而保障每個部門的檔案信息可以做到及時有效的收集，保證檔案的記錄整理符合檔案儲存管理的要求，實現檔案管理工作的有效性。

此外，企業需要完善檔案管理的制度。檔案管理工作的有序高效進行離不開科學有效的管理制度和嚴格規范的操作程序。為了確保檔案儲存的有效性，需要對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管等環節進行嚴格把控，從而保證檔案管理人員各項工作的正確無誤。最后，為了保障檔案管理人員有著較高的工作積極性，需要企業制定一些獎勵方案，通過對他們的考核觀察，給予一定的獎勵。

4.提升檔案管理人員的綜合素養

為了更好地促進檔案管理工作能夠實現現代化和規范化，需要檔案管理部門不斷提高管理人員的綜合素養，從而保障檔案管理優化工作的進行。首先，檔案管理人員需要樹立起良好的職業道德，要保障檔案信息的完好性、正確性、有效性，全面提高檔案管理工作的質量和效率。此外，檔案工作人員也需要具有一定的專業技術和操作電子設備的經驗，一些企業會將臨近退休的員工安排到檔案的管理中，這樣便會減緩檔案管理優化的步伐，影響先進設備的有效使用，一定程度上阻礙了檔案現代化管理手段的提升。所以，企業要注重對檔案管理人員的選擇，使具有專業技能和綜合素質的人才從事檔案管理工作，保證企業的健康持續發展。

四、結語

綜上所述，新時期企業檔案管理工作對企業的發展來說愈發重要，企業要想在激烈的市場競爭中保持良好的競爭力，就需要重視企業檔案管理的優化，通過增強工作人員對檔案管理工作的重視度、優化檔案保管環境、提升檔案管理人員的綜合素養、優化檔案管理規章制度等工作的進行，促進企業獲得良好發展。此外，檔案管理人員要結合時代的發展，積極提高自身的素質和專業水平，滿足企業對于檔案管理工作的需求，為企業的健康可持續發展保駕護航。