大型鋼鐵企業(yè)辦公用品信息化管理模式探析
——以首鋼京唐公司為例

崔文娟

（首鋼京唐鋼鐵聯(lián)合有限責(zé)任公司，河北 唐山市 063200）

一、辦公用品手工管理模式的現(xiàn)狀和存在的問題

1.現(xiàn)狀

首鋼京唐公司占地約30平方公里，正式職工約1萬人，各部門之間相距較遠，但業(yè)務(wù)上卻具有緊密的聯(lián)系。公司辦公用品主要包括：辦公家具、辦公設(shè)備、辦公耗材和文具等。原有的管理模式為費用總額管控、實物三級管理及手工登記臺賬的粗放型管理模式。費用總額管控即費用實行總額控制，具體指辦公室根據(jù)計財部下發(fā)的年度費用指標，并結(jié)合各單位人數(shù)及實際需求分配費用，通過對各部門按年度費用總額進行控制，保證費用不超標。實物三級管理指辦公室作為歸口管理部門及一級管理機構(gòu)，依據(jù)《辦公用品管理辦法》相關(guān)規(guī)定，組織各單位二級管理機構(gòu)——綜合辦公室按需提報計劃、采購、驗收入庫、發(fā)放、使用、維修、報廢等；各單位綜合辦公室再組織三級管理機構(gòu)——各作業(yè)區(qū)按需提報計劃、發(fā)放領(lǐng)用等。

2.存在的問題

原有的手工管理模式在滿足專業(yè)管理基本需要的同時，還存在著一定的問題。

（1）耗人耗時耗力

辦公室在按照各單位計劃手工分揀以及為各單位分發(fā)辦公耗材和文具時，分發(fā)數(shù)量容易出錯；有時還需二次核對，且各單位須找人找車到指定地點進行裝卸及二次分發(fā)。

（2）賬物不符

各單位根據(jù)采購報告或需求計劃手工登記臺賬，對品種、數(shù)量、狀態(tài)、使用部門等缺少詳細的記錄；職工的入離調(diào)轉(zhuǎn)易導(dǎo)致手工臺賬更新不及時，記錄不準確。

（3）庫存積壓，資源浪費

因各部門存檔的都是紙質(zhì)臺賬，既不方便保存，又不方便查詢，且容易丟失，不利于辦公室掌握各部門的實際庫存情況；難以有效協(xié)調(diào)各部門辦公用品，部分辦公用品長期在庫房堆積，形成無效庫存，導(dǎo)致資源嚴重浪費。

二、辦公用品管理模式分析與選擇

為了解決辦公用品手工管理模式的弊端，進一步促進辦公用品標準化、精細化管理，首鋼京唐公司在對管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析的基礎(chǔ)上，通過頭腦風(fēng)暴初步確立了以下幾種辦公用品管理模式。

1.現(xiàn)金模式

根據(jù)制度規(guī)定及辦公用品實際使用情況確定每個人的辦公用品費用標準，隨工資一并發(fā)放。

2.超市自選模式

首先，確定職工個人費用標準并充值虛擬貨幣。辦公室根據(jù)年度費用指標及各部門人數(shù)確定職工個人辦公用品費用標準，為職工配發(fā)的一卡通充值固定的虛擬貨幣。其次，確定超市作為采購和銷售辦公用品的主體單位。由廠內(nèi)各超市將辦公用品納入經(jīng)營范圍，負責(zé)自采及出售。此外，確定職工超市自選及刷卡結(jié)算的領(lǐng)用方式。各單位職工需要辦公用品時，可派代表持卡前往超市挑選辦公用品，以刷卡方式領(lǐng)用，扣除一卡通內(nèi)的虛擬貨幣。最后，辦公室定期根據(jù)后臺刷卡金額進行監(jiān)督及結(jié)算。

3.自動售貨機自選模式

首先，將所有的辦公用品按自用和公用性質(zhì)進行分類，將體積較小、價格較低、自用的辦公用品通過自動售貨機售賣，體積較大、價格較高、公用的辦公用品依然采取原來的二級庫存管理模式由專人發(fā)放。其次，由供應(yīng)商根據(jù)辦公用品形狀各異、大小不一的特點免費設(shè)計專門的自動售貨機，擺放在各作業(yè)部、餐廳等人員比較集中的地方，進行售賣和定期補貨和維修。最后，由辦公室根據(jù)后臺售賣數(shù)據(jù)進行結(jié)賬。

4.信息化管理模式

開發(fā)辦公用品管理系統(tǒng)，與現(xiàn)有的采購供應(yīng)鏈系統(tǒng)對接，實現(xiàn)線上提報需求計劃、采購、供應(yīng)商直送各部門、收貨入庫、庫存管理、領(lǐng)用發(fā)放、辦公用品查詢和報表等功能，真正做到賬物相符，以節(jié)約人力、物力及合理利用資源。

經(jīng)分析，前三種管理模式存在以下難點：（1）個人費用標準不好制定。由于崗位性質(zhì)不同，使用辦公用品種類和費用不同，如果一刀切則會增加費用和成本。（2）職工自用和公用的辦公用品無法完全區(qū)分開，公用性質(zhì)的辦公用品無人承擔(dān)和提供。（3）前三種管理模式只適合辦公耗材和文具，辦公家具和辦公設(shè)備管理模式不適用，依然存在一定的問題。

相反，信息化管理模式具有其他管理模式不具備的優(yōu)勢：（1）成熟的開發(fā)團隊和開發(fā)經(jīng)驗。前期有專業(yè)團隊新開發(fā)一套勞保系統(tǒng)，運行良好。（2）完整的線上采購渠道和專門的采購機構(gòu)。辦公用品一律通過采購供應(yīng)鏈系統(tǒng)提報計劃，經(jīng)線上逐級審批后，由采購中心集中招投標及采購。通過信息化手段，可以嚴格管控辦公用品各環(huán)節(jié)，做到公開、透明，避免浪費；可以合理調(diào)配及管理辦公資源，進一步提高辦公用品使用率和職工工作效率[1]；可以更全面地對所有的辦公用品實現(xiàn)精細化管理。

三、辦公用品信息化管理系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策確定信息化管理模式后，牽頭部門第一時間召開辦公用品信息化管理項目啟動會，確定項目領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組成員，明確分工職責(zé)和完成時限，布置項目相關(guān)工作。項目推進過程詳見下圖。

下面就系統(tǒng)開發(fā)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行詳細的闡述。

1.需求調(diào)研及流程優(yōu)化

需求調(diào)研[2]作為系統(tǒng)開發(fā)的第一步至關(guān)重要。在項目小組調(diào)研會上，首先由辦公室描述辦公用品專業(yè)管理現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)流程，大家在了解業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上再結(jié)合公司實際集中討論，逐步改進并最終確定辦公用品管理業(yè)務(wù)流程圖，如下所示。

2.功能模塊開發(fā)與設(shè)計

根據(jù)需求清單和業(yè)務(wù)流程最終形成辦公用品管理系統(tǒng)各功能模塊[3]，系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖[4]如下：

3.系統(tǒng)設(shè)計亮點

系統(tǒng)設(shè)計有以下亮點：（1）將辦公樓和辦公用房納入系統(tǒng)管理。辦公家具具有體積較大、安裝不便、不易挪動的特點，因此，在專業(yè)管理中，辦公家具以房間為載體進行管理，實現(xiàn)房變家具變。只有將辦公樓和辦公房間納入系統(tǒng)管理，才能做到辦公家具專業(yè)化管理。（2）辦公設(shè)備以人為載體進行管理，實現(xiàn)設(shè)備隨人走的管理要求，真正做到人物對應(yīng)、賬物相符。（3）辦公耗材按照“總額管控，二級庫存，按需領(lǐng)用”原則進行管理，取消作業(yè)區(qū)級庫存，真正地為基層減負。（4）通過系統(tǒng)自動生成需求計劃，代替手工層層提報及匯總整理。首先，由各需求部門對系統(tǒng)中所有物料設(shè)置一個標準庫存；然后，通過系統(tǒng)提報計劃時，系統(tǒng)會根據(jù)公式“計劃量=標準庫存-實時庫存+調(diào)整量”自動生成計劃量。若有特殊調(diào)整，可直接通過修改調(diào)整量來改變計劃量。

四、結(jié)語

辦公用品專業(yè)管理是一項涉及范圍廣、工作內(nèi)容繁瑣且復(fù)雜的工作。國有企業(yè)和行政單位對辦公用品的管理將會越來越嚴格，越來越重視，將傳統(tǒng)的手工管理模式升級為信息化管理模式[5]是大勢所趨，以實現(xiàn)辦公用品科學(xué)化、精細化專業(yè)管理。辦公用品管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了很多問題，但是，若執(zhí)行不力，依然達不到系統(tǒng)設(shè)計的初衷。

首鋼京唐公司從以下幾方面入手，以保障系統(tǒng)功能的真正實現(xiàn)。（1）加強培訓(xùn)，提高認識，轉(zhuǎn)變意識。通過專業(yè)培訓(xùn)，使職工從根本上認識到辦公用品管理系統(tǒng)的重要性，轉(zhuǎn)變粗放式管理的思維方式和工作模式，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。（2）重新修訂制度，保證制度與系統(tǒng)的一致。自系統(tǒng)上線后，各單位具體職責(zé)發(fā)生了較大的改變，必須結(jié)合系統(tǒng)功能，及時修訂《辦公用品管理辦法》，為后續(xù)業(yè)務(wù)的有序開展提供制度保障。（3）預(yù)留接口，不斷改進和完善系統(tǒng)。為了適應(yīng)辦公用品專業(yè)管理的發(fā)展需要，系統(tǒng)設(shè)計中預(yù)留了多個接口，具備了一定的可擴展性，以保障業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的一致性。