新時期企業檔案管理優化策略探析

盧秀琳

（南平三江六岸投資開發有限公司，福建 南平 353000）

企業檔案作為企業信息存儲的主要方式，記錄了企業運營發展的全過程，能夠為企業決策提供具有可行性的數據分析，對企業的發展具有重要的推動作用。企業開展檔案管理工作的意義在于利用檔案為企業的發展提供服務。企業管理包含多個環節，其中重要的一環就是檔案管理。因此，提高企業檔案管理人員的素質，有助于推動企業實現可持續發展。

一、檔案管理人員基本素質的內涵

以人為本是科學發展觀的核心，為人民服務是黨的根本宗旨，這一觀點在新時期檔案管理工作中也同樣占有重要地位。企業檔案在整個企業運行進展及操作過程中有重要意義。因此，檔案管理工作人員分更應該要具備嚴格保守國家政治機密的素質。將提高思想與政治修為作為企業檔案管理工作中的重點內容，政治素養對企業的作用不僅表現在實際工作中，更多的是來自方針思想政策的制定與整體發展方向的管理。根據目前企業檔案管理工作的實際發展狀況來看，不僅需要對政治決策方向進行確定，還需要重視政治建設在檔案管理工作中的作用，將思想建設作為基準，以此促進企業檔案管理工作的可持續發展。

提升企業檔案管理工作人員的政治教育工作及思想意識是保障檔案管理人員基本素質提升的關鍵。馬克思主義原理與中國共產黨的思想政治建設理論有直接關系，所以，在提高檔案管理人員基本素質時，應該將馬克思主義理論中的精髓內容融入其中，以此加深檔案管理工作者對思政內容的了解。在檔案管理工作中融入思政內容時，企業檔案管理工作人員應該端正學習態度，并對所學內容認真整理與記憶，從而促進檔案管理人員基本素質的有效提升。

二、當前企業檔案管理過程中存在的主要問題

1.工作人員意識較為落后

企業檔案管理工作相對來講比較枯燥，工作內容比較單一，檔案管理部門工作人員每天重復著進行檔案整理、收集、歸納、擺放、記錄等工作。長此以往，工作人員會產生疲憊心理和煩躁情緒，認為檔案管理工作在企業管理中并不重要，逐漸對工作出現懈怠情緒，導致企業檔案資料缺頁、缺字現象頻發。除了基本的文化素質，檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外，信息技術快速發展推動了檔案信息化建設，為檔案管理質量提升提供了契機，同時，也對檔案管理人員提出了更高要求。

2.檔案管理制度存在缺失

因為檔案管理人員的意識和思想出現了偏差，對檔案管理的相關規定不以為意，不完善的檔案管理制度會導致大部分企業資料及信息沒能及時收集和整理，整理好的檔案也會出現缺少關鍵信息等問題，規章條款與企業實際運行狀況也沒有系統整理。實踐證明，企業檔案管理制度一旦出現漏洞，企業檔案欠缺完整性，就不能給企業未來發展與規劃提供有效數據[1]。

3.檔案存放環境較差

對企業檔案管理環境進行檢測時，國內大多數企業檔案管理部門都不合格，例如，沒有陳列擺放檔案的柜子，檔案多是單頁沒有經過裝訂，容易混淆，無形中為查找檔案的工作人員增添了工作壓力，這不僅浪費時間，也影響效率。在炎熱的夏季，受天氣因素所影響，會聚集害蟲，雖然破壞力不大，但也需要采取殺蟲措施進行預防，避免出現檔案被害蟲蛀咬的現象。

三、企業檔案管理出現問題的原因分析

1.部門領導忽視了檔案的重要性

不論是何種行業，領導的意識與行為會直接影響下屬員工的工作執行情況。同理，企業檔案管理工作人員對檔案管理意識相對薄弱，是因為直屬領導在這方面也沒有過多在意，或是領導在檔案管理方面所投入的經費有限，使得相關設備老化，沒能及時更新，這也會直接影響到檔案管理員工的工作狀態和工作積極性。

2.工作人員的綜合素質參差不齊

通過檢測與分析檔案管理部門的工作狀態，結果令人失望，調查報告顯示，大部分檔案管理部門的工作人員在工作前，并沒有經過專業的學習與訓練，專業知識及專業素養都有所欠缺。所以，檔案管理部門的工作人員思想落后、對知識的掌握和了解匱乏，文化程度參差不齊，在工作過程中缺乏溝通，使得檔案管理工作效率低下[2]。

四、加強企業檔案管理的有效策略

1.增強工作人員對檔案的重視度

要想有效加強管理人員對檔案管理的重視程度，應該先要改變領導的觀念與認知，以此轉變工作人員的工作態度。領導需要對檔案管理工作的具體內容和詳細情況進行系統地掌握與了解，清楚檔案管理工作在企業管理與運行中的重要作用。如果發生工作文件丟失或者過期現象，通過查找檔案信息就能夠找到原文件，減少了一定工作壓力，也提高了工作效率。所以，領導應該認識到檔案管理的重要性，并向工作人員明確傳達，使得檔案管理工作人員增強工作態度和工作意識。檔案管理部門領導應該要制定詳細的工作規范守則，并對工作人員進行定期考核與培訓，使得檔案管理工作人員在端正工作態度的基礎上，明確工作內容，進而提升檔案管理工作效率。此外，工作人員需要提升自身的綜合素養與專業能力，明確檔案管理工作的主要任務，對工作進行妥善安排，確定工作目標。在保障檔案管理工作順利運行的基礎上，兼顧企業實際運行狀況，以此保證檔案管理工作的創新發展。

2.加大硬件設備的投入力度

企業檔案管理工作不論是工作內容還是工作模式都比較單一，工作人員缺乏工作熱情。為改變檔案管理員工的工作狀態，提升工作積極性，檔案管理部門應該引進硬件設施，并對其不斷優化與更新，通過改善檔案管理工作人員的工作條件，進而激發員工認真工作的態度，檔案管理工作也能順利開展。

3.完善基礎設施、保證科學發展

企業檔案管理工作關乎于勞動者的切身利益，可以說是一個龐大而有復雜的系統工程，所涉及的范圍比較廣泛，影響較為深遠。故檔案管理工作不能單單只靠一個部門處理和完成，需要各部門、各級管理層人員共同合作參與。檔案管理部門作為企業運行管理的核心，應該有責任和義務承擔起相應的社會職責。對檔案管理工作進行嚴格的規范和監管，對檔案管理工作人員實施定期考核與培訓，以提高檔案管理工作人員的職業素養和工作能力。檔案管理工作人員的素質優劣程度，能夠直接反映企業檔案管理工作質量。企業還需要建立完善的檔案管理設備設施，以滿足社會發展的實際需求，提升檔案管理工作人員的工作能力與服務意識，以適應公共社會對檔案的需求，且始終遵守檔案管理工作的基本準則[3]。

影響與制約企業檔案管理工作正常運轉的根本原因在于，檔案管理工作人員的綜合素質及工作能力的不足與缺失。所以，需要檔案管理部門領導加以重視并及時規范，增強對檔案管理工作人員的培訓力度，加快培訓速度，培養一支優秀的檔案管理隊伍。企業還需要定期對工作人員的業務熟練程度進行抽查及考核，并設置獎罰機制。始終堅持以科學發展觀為基本原則，引入檔案基礎管理的設備設施，檔案管理工作需要投入大量優秀管理人才與硬件設施，才能夠更好地服務社會、實現社會監管。企業檔案管理工作堅持全心全意為人民服務的宗旨，其自身價值難以使用經濟數額來進行衡量。

企業檔案管理部門想要正常運轉，就需要社會各界的力量支持，完善基礎設施建設，還需要保證檔案管理工作人員的工作積極性與工作態度，才能實現檔案管理工作的進一步發展，檔案部門提供優質高效的檔案信息服務，很大程度上為實現社會和諧與民生富足創造了便利。現階段，檔案管理工作還需要不斷地摸索、不斷的實踐，同樣需要檔案管理工作人員付出艱苦的努力。由于檔案管理工作在傳統模式下管理方法較為單一，所以在檔案管理體系中融入現代化信息技術，能夠有效提升企業檔案管理工作的效率，并遵循科學發展的原則，實現檔案管理工作服務社會的根本目的。

五、結語

新時期，企業檔案管理工愈發重要，企業要不斷增強檔案管理工作人員的責任心與職業素養、建立健全獎罰機制、引進和優化硬件設備設施，維護企業的正常運轉，促進企業進一步發展。檔案管理工作人員，應該熱愛本職工作，緊跟時代步伐，全面提升自身的素質，以適應新時期檔案工作的要求，為社會發展做出貢獻。